QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NGOẠI VỤ

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 21/6/1994;

- Căn cứ Quyết định số: 24/2003/QĐ-TTg ngày 12/02/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị;

- Căn cứ Quyết định số 636/2003/QĐ-UB ngày 10/4/2003 của UBND tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị;

- Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ và Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tổ chức và hoạt động của Sở Ngoại vụ.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành liên quan và Giám đốc Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NGOẠI VỤ QUẢNG TRỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 3138/2003/QĐ-UB ngày 25 tháng 12 năm 2003 của UBND tỉnh Quảng Trị)

Chương I

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Điều 1: Chức năng:

Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác đối ngoại, công tác biên giới và biển đông, hải đảo trên địa bàn tỉnh. Sở Ngoại vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn và nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.

Sở Ngoại vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn:

1. Sở Ngoại vụ có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

2. Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo địa phương về chủ trương, kế hoạch và phối hợp tổ chức thực hiện công tác đối ngoại địa phưong cũng như các công việc đối ngoại của Nhà nước triển khai tại tỉnh Quảng Trị. Làm đầu mối phơi hợp giữa các ngành, các cấp ở địa phương với các cơ quan đối ngoại của Đảng và Nhà nước về công tác đối ngoại và nghiệp vụ ngoại giao.

3. Giúp UBND tỉnh phổ biến, hướng dẫn các chủ trương, chính sách đối ngoại và quản lý việc thực hiện các hoạt động của đối ngoại của các ngành, các tổ chức và địa phương trong tỉnh.

4. Giúp UBND tỉnh chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc và tổ chức đón tiếp các Đoàn khách Quốc tế đến thăm và làm việc tại địa phương; Quản lý, hướng dẫn và làm thủ tục cho các đoàn thuộc phạm vi quản lý của tỉnh đi tham quan, học tập và làm việc ở nước ngoài, các đoàn nước ngoài đến làm việc tại địa phương theo quy định của Chính phủ.

5. Tham gia ý kiến với các Sở, Ban, ngành, địa phương, đơn vị liên quan về phương hướng, hình thức, nội dung và đối tác trong quan hệ hữu nghị, hợp tác. Giúp lãnh đạo địa phương theo dõi, thúc đẩy những thoả thuận đã ký với nước ngoài.

6. Phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc quản lý hoạt động của các cơ quan, tổ chức nước ngoài đóng trên địa bàn và người nước ngoài đến làm việc tại địa phương.

7. Làm đầu mối giải quyết các vấn đề lãnh sự có liên quan đến yếu tố nước ngoài theo phân cấp và quy định của Nhà nước hiện hành.

8. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên trách của địa phương trong công tác về người Việt Nam định cư ở nước ngoài, góp phần thực hiện tốt chính sách về người Việt Nam định cư ở nước ngoài của Nhà nước trong giai đoạn mới.

9. Tham mưu cho lãnh đạo tỉnh về nội dung, hình thức tuyên truyền đối ngoại. Hướng dẫn và quản lý hoạt động của phóng viên báo chí nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương.

10. Phối hợp tuyển chọn, cung ứng, quản lý lao động Việt nam làm việc cho các Tổ chức nước ngoài theo quy định của Chính phủ.

11. Làm đầu mối quản lý hoạt động của các Tổ chức phi Chính phủ nước ngoài và viện trợ phi Chính phủ nước ngoài.

12. Phối hợp với các cơ quan có liên quan giúp UBND tỉnh quản lý về mặt Nhà nước đối với các hoạt động dịch vụ cho người nước ngoài và các cơ quan nước ngoài.

13. Làm đầu mối phối hợp với các ngành hữu quan giúp UBND tỉnh tổ chức triển khai thực hiện chính sách của Đảng và Pháp luật của Nhà nước về bảo vệ, quản lý biên giới, biển đông, hải đảo tại địa phưong.

14. Tham gia ý kiến với TW xây dựng các phương án giải quyết các vấn đề biên giới với nước có liên quan, chủ trì tổ chức khảo sát đơn phương, song phương và phân giới cắm mốc trên thực địa tại biên giới theo quy định của Chính phủ.

15. Cùng với các đơn vị, địa phương liên quan, giúp UBND tỉnh xây dựng mối quan hệ hợp tác hữu nghị với các tỉnh bạn Lào có chung đường biên giới nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác biên giới.

16. Xử lý hoặc đề xuất ý kiên xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác bảo vệ, quản lý biên giới và phối hợp tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các điều uớc Quốc tế về biên giới và các tranh chấp trên khu vực biên giới thuộc phạm vi tỉnh.

17. Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động đối ngoại và biên giới biển đông- Hải đảo ở địa phương để báo cáo định kỳ và đôt xuất với UBND tỉnh và các Bộ ngành liên quan; Đảm bảo công tác thông tin đối ngoại cho các Ban ngành và địa phương trong tỉnh.

18. Phối hợp tổ chức bối dưỡng, đào tạo cán bộ làm công tác đối ngoại và biên giới của địa phương.

19. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cơ sở vật chất được giao, quản lý các văn bản, tài liệu, bản đồ và hồ sơ về đường biên giới thuộc tỉnh quản lý.

20. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao.

Chương II

TỔ CHỨC BỘ MÁY

Điều 3: Cơ cấu tổ chức, biên chế

1. Cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ gồm:

1.1. Lãnh đạo Sở: Giám đốc và 01 đến 02 Phó Giám đốc.

1.2. Các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp và Lễ tân

+ Phòng Lãnh sự - Biên giới - Người Việt Nam định cư ở nước ngoài.

+ Phòng Hợp tác Quốc tế.

2. Biên chế của Sở Ngoại vụ do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ.

Điều 4: Nhiệm vụ quyền hạn của Giám đốc Sở:

Giám đốc Sở Ngoại vụ là công chức lãnh đạo đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và trước Pháp luật về quản lý, điều hành mọi hoạt động công tác của Sở. Giám đốc Sở có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

1. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Sở theo quy định tại Điều 2 của Quy chế này.

2. Chủ động đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh về biện pháp tổ chức thực hiện nhằm thực hiện có hiệu quả các công việc được giao.

3. Chỉ đạo, xây dựng kế hoạch công tác của Sở.

4. Phân công nhiệm vụ cụ thể, phối hợp hoạt động và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công chức thuộc quyền quản lý của Sở.

5. Bổ nhiệm và miễn nhiệm các công chức lãnh đạo cấp trưởng, Phó Phòng thuộc Sở. Xây dựng và thực hiện quy hoạch cán bộ thuộc quyền quản lý của Sở.

6. Duy trì, tổ chức kỷ luật công tác; Quản lý, đánh giá công chức thuộc phạm vi quản lý của Sở.

7. Đảm bảo quyền lợi của cán bộ, công chức thuộc Sở theo quy định của Pháp luật; Có những hình thức động viên, khuyến khích phù hợp đối với những cá nhân, đơn vị có đóng góp xuất sắc cho việc thực hiện nhiệm vụ của Sở.

8. Ký, giải quyết công việc và các công văn, giấy tờ theo quy định của chế dộ thủ trưởng.

9. Chỉ đạo việc sử dụng và quản lý kinh phí, tài sản của Sở theo quy định của Pháp luật.

10. Đảm bảo thực hiện dân chủ trong tổ chức hoạt động của Sở theo quy định của Quy chế thực hiện dân chủ trong cơ quan.

11. Giải quyết các khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.

12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Bộ trưởng Bộ Ngoại giao giao hoặc uỷ quyền.

Điều 5: Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Giám đốc Sở:

1. Phó Giám đốc là công chức lãnh đạo Sở, giúp Giám đốc quản lý, điều hành công việc chung của Sở; Tham gia quyết định những vấn đê thuộc trách nhiệm tập thể của lãnh đạo Sở; Trực tiếp quản lý một số đơn vị hoặc một số lĩnh vực công tác của Sở theo phân công của Giám đốc Sở và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, lãnh đạo cấp trên và Pháp luật về lĩnh vực công tác được giao.

2. Trong phạm vi được phân công, Phó Giám đốc Sở có quyền hạn và trách nhiệm:

2.1. Trực tiếp chỉ đạo việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch của đơn vị hoặc lĩnh vực công tác được giao phụ trách; Kiểm tra, đôn đốc và duy trì kỷ luật của đơn vị được phân công phụ trách.

2.2. Chủ động giải quyết vấn đề phát sinh và báo cáo, xin ý kiến Giám đốc về những công việc vượt quá thẩm quyền của mình.

2.3. Ký thay Giám đốc các công văn, giấy tờ trong phạm vị được giao hoặc được Giám đốc uỷ quyền.

2.4. Thông tin đến cán bộ, công chức thuộc Sở về các vấn đề chuyên môn có liên quan đến lĩnh vực công tác được giao.

2.5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc khi được Giám đốc uỷ quyền.

3. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Sở, UBND tỉnh giao.

Điều 6: Nhiệm vụ , quyền hạn của Trưởng Phòng, Phó trưởng phòng.

1. Trưởng phòng chịu trách nhiệm cá nhân trước lãnh đạo Sở và trước Pháp luật về quản lý, điều hành các hoạt động của Phòng. Trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

1.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác của Phòng, trình Giám đốc duyệt và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch được duyệt.

1.2. Đề xuất các biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả những công việc được lãnh đạo Sở giao.

1.3. Phân công cụ thể nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức trong đơn vị; Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thực hiện các nhiệm vụ được giao của các cán bộ, công chức của đơn vị.

1.4. Xem xét, chính lý và chịu trách nhiệm khi trình lãnh đạo Sở các dự thảo văn bản, dự án, đề án, kế hoạch được giao cho Phòng.

1.5. Tổ chức các sinh hoạt chuyên môn, nghiệp vụ trong Phòng nhằm hỗ trợ, phát huy tính độc lập, sáng tạo của từng công chức trong Phòng theo chế độ định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo Sở.

1.6. Duy trì kỷ luật lao động của Phòng.

1.7. Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Giám đốc giao.

2. Phó Trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, thực hiện một số công tác được giao và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả thực hiện những công việc đó.

Điều 7: Nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức:

1. Cán bộ, công chức của Sở Ngoại vụ có quyền và nghĩa vụ theo quy định của Pháp lệnh cán bộ công chức và Pháp luật hiện hành đối với cán bộ, công chức.

2. Ngoài việc tuân thủ các quy định tại khoản 1 của điều này, cán bộ, công chức của Sở còn có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

2.1. Tham gia vào việc xây dựng các định hướng kế hoạch hoạt động của Sở và của đơn vị; Thực hiện các nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp về kết quả thực hiện những nhiệm vụ đó.

2.2. Chủ động giải quyết công việc theo đúng thủ tục, trình tự, thời gian quy định; Tiếp nhận và kịp thời xử lý mọi thông tin về công việc được giao. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vướng mắc phát sinh phải báo cáo và đề xuất biện pháp giải quyết với lãnh đạo.

2.3. Được cung cấp thông tin, tài liệu và các điều kiện đảm bảo khác liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

2.4. Xây dựng, lưu trữ đầy đủ và khoa học các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới việc thực hiện các công việc được giao.

2.5. Phối hợp với các công chức khác thuộc Sở để giải quyết công việc được giao.

2.6. Chấp hành kỷ luật lao động, chế độ báo cáo, chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Chương III:

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

Điều 8: Nguyên tắc làm việc:

1. Sở Ngoại vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm kỷ luật của cá nhân, phát huy tính chủ động sáng tạo trong công tác của mọi cán bộ, công chức trong Sở. Căn cứ vào tính chất, yêu cầu của từng công việc và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Sở, Giám đốc Sở có thể áp dụng các hình thức điều hành, quản lý phù hợp, đảm bảo yêu cầu công việc theo chế độ quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Lãnh đạo Sở giao cho việc cho từng Phòng thông qua Trưởng phòng. Trong trường hợp cần thiết lãnh đạo Sở giao việc trực tiếp cho công chức.

Điều 9: Chế độ thông tin, báo cáo:

1. Việc báơ cáo công tác định kỳ và đột xuất của Sở thực hiện theo quy chế làm việc của UBND tỉnh.

2. Cán bộ, công chức trong Sở có trách nhiệm thường xuyên báo cáo công tác với lãnh đạo Sở về công việc được phân công, những vướng mắc trong quá trình giải quyết công việc và kết quả thực hiện.

3. Các kế hoạch và báo cáo công tác hàng tháng do các Phòng chuyên môn xây dựng và chuyển cho Phòng Hành chính - Tổng hợp trước ngày 25 hàng tháng để tổng hợp trình giám đốc Sở duyệt và báo cáo các cơ quan hữu quan.

4. Lãnh đạo Sở đảm bảo thông tin thường xuyên cho các cán bộ, công chức về những công việc chung của Sở và về lĩnh vực chuyên môn được giao phụ trách.

5. Việc cung cấp thông tin cho các đối tượng ngoài đơn vị phải được sự đống ý của Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở phụ trách trực tiếp.

Điều 10: Chế độ họp, hội nghị:

1. Sở duy trì chế độ họp toàn thể cán bộ, công chức mổi quý một lần để đánh giá và triển khai công tác. Trong trường hợp cần thiết, Giám đốc Sở có thể triệu tập họp đột xuất.

2. Lãnh đạo Sở hội ý mổi tuần một lần ; Lãnh đạo Sở họp với các Trưởng Phòng mổi tháng một lần.

3. Lãnh đạo Sở, Chi uỷ, Công đoàn, Chi đoàn thanh niên giao ban Liên tịch mổi quý một lần.

4. Việc tổ chức Hội nghị cán bộ công chức hàng năm được tổ chức vào tháng cuối năm.

Điều 11: Chế độ phối hợp công tác:

1. Các Phòng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhau để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

2. Trên cơ sở công việc được lãnh đạo Sở giao Trưởng các Phòng có trách nhiệm cùng thoả thuận kế hoạch phối hợp thực hiện công việc. Nếu có những điểm chưa thống nhất phải báo cáo với lãnh đạo để xử lý kịp thời.

3. Trong quá trình phối hợp công tác, nếu Phòng cần huy động công chức của các Phòng khác thì báo cáo lãnh đạo Sở quyết định.

Điều 12: Chế độ quản lý văn bản và hồ sơ tài liệu:

1. Cán bộ, công chức có trách nhiệm quản lý các loại công văn, hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác được giao theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác bảo mật và các quy định khác về lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu.

2. Tất cả công văn của Sở trước khi gửi đi phải được cấp có thẩm quyền ký, đánh số, đóng dấu, vào sổ công văn đi. Phòng được phân công soạn thảo công văn và Phòng Hành chính - Tổng hợp được lưu mổi nơi một bản. Công văn đến đều phải qua bộ phận Văn thư lưu trữ vào số, đóng dấu và chuyển đến Giám đốc hoặc Phó Giám đốc để xử lý theo phân công.

Chương IV:

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 13: Đối với Bộ Ngoại giao.

1. Sở Ngoại vụ chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao; Triển khai đầy đủ các hoạt động đối ngoại trên địa bàn theo hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ Ngoại giao.

2. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo với Bộ Ngoại giao theo quy chế làm việc của Bộ Ngoại giao.

Điều 14: Đối với UBND tỉnh:

1. Sở chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh. Chủ động đề xuất, tham mưu cho UBND tỉnh các kế hoạch, giải pháp, biện pháp nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại; Triển khai đầu đủ, kịp thời các chủ trương, chính sách đối ngoại địa phương.

2. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh về công tác đối ngoại ở địa phương.

3. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo với UBND tỉnh về các lĩnh vực công tác theo quy chế làm việc của UBND tỉnh.

Điều 15: Đối với các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã:

1. Sở Ngoại vụ có quan hệ phối hợp với các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể và UBND huyện, thị xã trong hoạt động triển khai thực hiện nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực đối ngoại theo sự phân công của UBND tỉnh.

2. Phối hợp với các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể và UBND các huyện, thị xã để triển khai công tác đối ngoại và các công tác có liên quan đến yếu tố nước ngoài khác trên địa bàn.

3. Kịp thời phổ biến, hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về đối ngoại. Phối hợp giải quyết, trả lời những vướng mắc từ hoạt động thực tiễn trên địa bàn.

4. Tổ chức, kiểm tra, phối hợp với Sở, Ban, Ngành và UBND các huyện, thị xã kiểm tra việc thực hiện công tác đối ngoại, các công tác liên quan đến yếu tố nước ngoài khác trên địa bàn.

Chương V:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16: Khen thưởng, kỷ luật:

1. Cán bộ, công chức, đơn vị thuộc Sở Ngoại vụ có thành tích trong việc thực hiện nhiệm vụ được khen thưởng theo chế độ của Nhà nước.

2. Cán bộ, công chức vi phạm quy chế, vi phạm quy định của Pháp luật, không hoàn thành nhiệm vụ được giao thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; Nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của Pháp luật.

Điều 17: Điều khoản thi hành

Bản quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề chưa phù hợp hoặc có vấn đề mới phát sinh, Giám đốc Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế và quy định của Pháp luật./