QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2017

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư được Sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Thực hiện Công văn số 1313/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 962/TTr-SNV ngày 22 tháng 12 năm 2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2017
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3080/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn La)

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ.

Tăng cường công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; đảm bảo thực hiện đúng theo Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp; góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính và chất lượng quản lý của các cơ quan Nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.

Là cơ sở để các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình.

2. Yêu cầu

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phải được tổ chức thực hiện thống nhất từ tỉnh đến cơ sở theo Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, chủ tịch UBND các huyện, thành phố tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành để triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị theo đúng kế hoạch của tỉnh.

II. NỘI DUNG

1. Nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị tiếp tục đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như:

Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn; Quyết định số 916/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2016 của Bộ Nội vụ về ban hành Quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp đối với viên chức ngành lưu trữ; Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2016 của UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La, giai đoạn 2016 - 2020; Quyết định số 2171/QĐ-UBND tỉnh ngày 09 tháng 9 năm 2016 phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Sơn La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tiếp tục tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức trong tỉnh ban hành mới hoặc rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ hàng năm; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp văn thư, lưu trữ

Trong tổng biên chế được giao, các cơ quan, tổ chức cần tuyển dụng, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp đối với các trường hợp đã bố trí nhưng chưa đúng chuyên ngành để đáp ứng yêu cầu ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức phối hợp với Sở Nội vụ tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã. Nội dung tập trung vào việc Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến và bước đầu lập hồ sơ trong môi trường mạng; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

d) Về chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với công chức, viên chức; Thông tư số 25/2013/TT-BLĐTBXH ngày 18 tháng 10 năm 2013 của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội về hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ; Công văn số 369/SNV-CCVTLT ngày 11 tháng 4 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

đ) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và thực hiện việc thanh tra, kiểm tra; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, UBND các huyện, thành phố trong tỉnh.

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện tăng cường kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, các hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc. Nội dung kiểm tra tập trung vào các nội dung sau:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

+ Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;

+ Quản lý và sử dụng con dấu.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình về kho lưu trữ, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu lưu trữ);

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ).

e) Thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1.2. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉnh lý tài liệu, hồ sơ, giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ.

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng, tích đống tại các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố (giai đoạn 2017 - 2020).

- Nghiên cứu xây dựng dự thảo Đề án tu bổ tài liệu kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

1.3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo Quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày 07 tháng 3 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn La về ban hành Quy chế quản lý, vận hành sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Sơn La; Quyết định số 704/QĐ-UBND ngày 25 tháng 3 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn La ban hành danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử sử dụng trong phần mềm quản lý văn bản liên thông.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

1.4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức quan tâm bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ năm 2011; trước mắt tập trung cân đối kinh phí để giải quyết việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại cơ quan, đơn vị và xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Nhiệm vụ trọng tâm năm 2017

2.1. Xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Sơn La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án quản lý văn bản và tạo lập hồ sơ trong môi trường mạng tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng, tích đống tại các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố (giai đoạn 2017 - 2020).

2.2. Chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh; Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2016 về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La, giai đoạn 2016 - 2020. Chấn chỉnh và khắc phục tình trạng không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2.3. Tập trung nguồn lực để chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức (phấn đấu 5 sở, ngành và 3 huyện trở lên hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu tích đống từ trước đến năm 2016).

2.4. Triển khai thực hiện Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng; chỉ đạo các cơ quan, tổ chức tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ.

2.5. Chỉ đạo thực hiện việc công bố, niêm yết thủ tục hành chính về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

2.6. Các cơ quan, tổ chức bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ.

- Đối với các cơ quan, tổ chức; UBND các huyện, thành phố cần chọn phòng (kho) bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Đối với cấp xã, phường, thị trấn bố trí một phòng độc lập trong trụ sở UBND với diện tích tối thiểu 20m²; trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn; các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.

2.7. Sở Nội vụ tiếp tục tham mưu, đôn đốc, đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị mình; gửi về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 01 tháng 02 năm 2017; chỉ đạo các cơ quan đơn vị trực thuộc thực hiện Kế hoạch này và Kế hoạch riêng, cụ thể của từng đơn vị, địa phương.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị và UBND các huyện, thành phố thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tổng hợp báo cáo kết quả về UBND tỉnh trước ngày 15 tháng 01 năm 2018.

3. Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh cân đối ngân sách, bố trí kinh phí hợp lý cho các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Ưu tiên kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng; cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, bổ sung các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017. UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện; trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.