ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Tĩnh, ngày 10 tháng 9 năm 2020

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Kiểm soát TTHC, VPCP;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Chánh VP, các Phó CVP;
- Trung tâm PVHCC tỉnh;
- Trung tâm TT-CB-TH tỉnh;
- Lưu: VT, PC₁.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Đặng Quốc Vinh

TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí
(nếu có)

Căn cứ pháp lý

1

Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ

15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh)

Không

- Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Quyết định 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị và hội thảo quốc tế tại Việt Nam

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.HTQT.01

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC

Các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 1, Điều 3 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam như dưới đây:

- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.

- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2.2

Cách thức thực hiện TTHC

- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

- Qua Bưu điện

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

x

-

Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo mẫu BM.HTQT.01.01

x

-

Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu

x

-

Văn bản đồng ý chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có)

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh

Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, địa phương được lấy ý kiến

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cơ quan, tổ chức Việt Nam; tổ chức nước ngoài

2.9

Kết quả giải quyết TTHC: Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, thời hạn ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu đơn vị tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02 (nếu có) và 06; 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ về Sở Ngoại vụ; Văn thư tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến Phòng Hợp tác Quốc tế (HTQT) qua hệ thống phần mềm xử lý công việc cơ quan (file điện tử).

Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả /Văn thư

0,5 ngày

Mẫu số 05 và hồ sơ kèm theo

B3

Duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý

Lãnh đạo phòng HTQT

0,5 ngày

Mẫu 05 và hồ sơ kèm theo

B4

Xem xét, xử lý hồ sơ và dự thảo Văn bản lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trình Lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy

Chuyên viên được giao xử lý

0,5 ngày

Mẫu số 05 và dự thảo Văn bản lấy ý kiến về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, địa phương liên quan

B5

Xem xét, ký nháy dự thảo văn bản

Lãnh đạo phòng HTQT

0,5 ngày

Mẫu số 05 và dự thảo Văn bản lấy ý kiến về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, địa phương liên quan đã ký nháy

B6

Ký duyệt dự thảo văn bản

Lãnh đạo Sở

0,5 ngày

Mẫu 05 và Văn bản lấy ý kiến về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, địa phương liên quan

B7

Phát hành văn bản và gửi các cơ quan, địa phương liên quan

Văn thư

0,25 ngày

Mẫu 05 và Văn bản lấy ý kiến về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, địa phương liên quan.

B8

Các cơ quan, địa phương liên quan trả lời bằng văn bản

Các cơ quan, địa phương được lấy ý kiến

07 ngày

Văn bản cho ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan

B9

Trên cơ sở ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan và kết quả xem xét hồ sơ dự thảo Văn bản trình UBND tỉnh đề nghị cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế kèm theo dự thảo Văn bản trả lời của UBND tỉnh trình Lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy

Chuyên viên được giao xử lý

0,5 ngày

Mẫu số 05;

Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh đề nghị cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế kèm theo dự thảo văn bản trả lời của UBND tỉnh

B10

Lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy dự thảo văn bản

Lãnh đạo phòng

0,5 ngày

Mẫu số 05;

Dự thảo văn bản trình UBND tỉnh đề nghị cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đã ký nháy kèm theo dự thảo văn bản trả lời của UBND tỉnh

B11

Lãnh đạo Sở ký duyệt dự thảo văn bản

Lãnh đạo

Sở

0, 5 ngày

Mẫu số 05;

Văn bản trình UBND tỉnh đề nghị cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đã ký duyệt kèm theo dự thảo văn bản trả lời của UBND tỉnh

B12

Phát hành văn bản và gửi cho UBND tỉnh (qua đường gửi nhận văn bản)

Văn thư

0, 25 ngày

Mẫu số 05;

Văn bản trình UBND tỉnh đề nghị cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đã ký duyệt và dự thảo văn bản trả lời của UBND tỉnh

B13

UBND tỉnh xem xét đề nghị của Sở Ngoại vụ và ban hành văn bản trả lời gửi đến Sở Ngoại vụ

Ủy ban nhân dân tỉnh

03 ngày

Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

B14

Tiếp nhận kết quả từ UBND tỉnh và chuyển sang bộ phận TN&TKQ Trung tâm PV HCC để trả cho đơn vị, tổ chức

Văn thư, phòng HTQT

0,5 ngày

Mẫu số 05, 06; Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

B15

Trả kết quả cho đơn vị tổ chức

Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01, 06

Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

B16

Trường hợp cho phép tổ chức HN, HT quốc tế thì đơn vị tổ chức lập Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về Sở Ngoại vụ

Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

15 ngày (sau khi kết thúc HNHTQT)

Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo mẫu BM.HTQT.01.02

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý: Trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo Mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

-

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

-

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

-

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

-

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

-

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

-

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

-

BM.HTQT.01.01

Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

-

BM.HTQT.01.02

Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các Mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có) và 06 lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ

-

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện)

-

Văn bản lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan; Văn bản cho ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan

-

Bản scan Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu cần thiết)

-

Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (trường hợp đủ điều kiện tổ chức)

Hồ sơ được lưu tại Phòng Hợp tác quốc tế, thời gian lưu 01 năm. Sau khi hết hạn, chuyển lưu trữ của cơ quan và thực hiện lưu trữ theo quy định.