ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN

Theo đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 28/2005/QĐ-UBND ngày 9/11/2005 của UBND tỉnh Điện Biên)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên là hệ thống thông tin của tỉnh nhằm phục vụ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp của tỉnh Điện Biên sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, mạng Internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Trung tâm tin học tỉnh có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh quản trị kỹ thuật hệ thống điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và các cá nhân khi tham gia khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.

Chương II

TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐIỆN BIÊN

Điều 4. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm Trung tâm tích hợp dữ liệu, mạng nội bộ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh và kết nối với Internet.

Mỗi thành viên tham gia vào hệ thống được cung cấp một hộp thư với tên duy nhất, hộp thư có dạng: xxxx@dienbien.gov.vn (xxxx: là tên đơn vị sử dụng hoặc người sử dụng) được chia thành các loại hộp thư:

Hộp thư cá nhân: dành cho các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh.

Hộp thư công vụ: Phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành và tiếp nhận thông tin của các sở, ban, ngành, đoàn thể và các huyện, thị xã, thành phố; hộp thư công vụ được quy định thống nhất như sau:

ubnd@dienbien.gov.vn Địa chỉ thư điện tử của UBND tỉnh

tiepdan@dienbien.gov.vn Địa chỉ thư điện tử dùng để tiếp dân của UBND tỉnh

@dienbien.gov.vn Địa chỉ thư điện tử của sở, ban, ngành, huyện, thị, thành phố

tiepdan.@dienbien.gov.vn Địa chỉ thư điện tử dùng để tiếp dân của sở, ban, ngành, huyện, thị, thành phố

Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.

1. Văn phòng UBND tỉnh:

Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý Hệ thống thư điện tử của tỉnh, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.

Có quyền và chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:

Cấp cho từng cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử. Cập nhật các thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền.

Quản trị Hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.

Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác trên hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về khai thác sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.

Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh phê duyệt.

2. Sở Nội vụ cung cấp và cập nhật sự thay đổi thông tin của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh để Văn phòng UBND tỉnh cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử của tỉnh.

3. Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố:

Khi có thay đổi thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật các thông tin thay đổi kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

Điều 6. Cung cấp và quản lý thư điện tử

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh Điện Biên.

1. Đối với trường hợp công chức tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề nghị cấp mới hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức; Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tạo lập hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh thay đổi địa chỉ hộp thư điện tử vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Điện Biên, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị nhà nước trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên có trách nhiệm:

1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

2. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của Hệ thống thư điện tử tỉnh Điện Biên. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.

3. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

4. Không được cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử cho người không có trách nhiệm quản lý và sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để được tạo lại mật khẩu mới.

5. Không được sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 1 của Quy định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ thư của mình trên hệ thống thư tin điện tử tỉnh Điện Biên.

6. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để phối hợp xử lý.

7. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng của đơn vị đồng thời thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh để phối hợp khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư công vụ.

Hộp thư công vụ do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý (sau đây gọi chung là Thủ trưởng cơ quan); Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng. Khi thay đổi Thủ trưởng cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan cũ phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư công vụ cho Thủ trưởng cơ quan mới.

Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư của cơ quan đơn vị. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư công vụ thì Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Các thông tin chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan được truyền qua hộp thư công vụ được coi là mệnh lệnh hành chính. Tất cả các thư đi và thư đến trong hộp thư công vụ đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin.

Đối với cán bộ, công chức được giao phụ trách hộp thư điện tử dùng để tiếp dân: khi nhận được đơn thư phản ánh của dân phải có trách nhiệm báo cáo đến cấp có thẩm quyền xử lý và trả lời dân.

Điều 9. Các quy định khác về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử.

Các thông tin có dạng văn bản (Text) gửi qua hệ thống thư điện tử của tỉnh phải thống nhất sử dụng phông chữ Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .

Các tổ chức, cá nhân không được sử dụng hộp thư điện tử từ hệ thống thư không được đăng ký tại Trung tâm Internet Việt Nam (như các hộp thư của: Yahoo, Hotmail, Gmail.) để trao đổi thông tin về chuyên môn, nghiệp vụ với các hộp thư trong hệ thống thư điện tử của tỉnh Điện Biên.

Các cơ quan, đơn vị không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng, mạng với địa chỉ IP hoặc tên miền (Domain) riêng.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hằng năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để bố trí kinh phí cho việc quản lý, đào tạo sử dụng và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị, cá nhân gửi về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.