Quyết định số 27/2019/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An ban hành Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Long An. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình, nâng cao chất lượng hoạt động bổ trợ tư pháp và bảo đảm tính minh bạch trong việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.

1. Thông tin chung và hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2019. Văn bản này chính thức bãi bỏ Quyết định số 1238/QĐ-UBND ngày 30/3/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An về tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp tỉnh Long An được giao trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các sở, ngành liên quan tổ chức triển khai thực hiện quy định này.

2. Tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 27/2019/QĐ-UBND thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá chi tiết với thang điểm cụ thể cho từng khía cạnh hoạt động của Văn phòng công chứng đề nghị thành lập, bao gồm:

Tiêu chí về tổ chức nhân sự (Điều 5)

• Công chứng viên (Tối đa 44 điểm):
  • Về số lượng công chứng viên (Tối đa 20 điểm): Mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh được tính 05 điểm; mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính 2,5 điểm.
  • Về kinh nghiệm của công chứng viên (Tối đa 24 điểm): Công chứng viên có thời gian công tác pháp luật từ 10 năm trở lên được tính 01 điểm; có thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng được tính 01 điểm. Trường hợp đã từng hành nghề công chứng viên được tính điểm theo thâm niên: dưới 05 năm tính 01 điểm, từ 05 năm đến dưới 10 năm tính 02 điểm, từ 10 năm trở lên tính 04 điểm. Công chứng viên hợp đồng chỉ được tính bằng 50% số điểm tương ứng của công chứng viên hợp danh.
• Thư ký nghiệp vụ (Tối đa 09 điểm): Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính tối đa 03 điểm, trong đó: có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên được tính 01 điểm; có chứng chỉ tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng được tính 02 điểm.
• Nhân sự phụ trách kế toán, công nghệ thông tin, lưu trữ (Tối đa 06 điểm): Mỗi nhân sự có văn bằng, chứng chỉ phù hợp chuyên môn được tính 02 điểm.

Tiêu chí về cơ sở vật chất (Điều 6)

• Vị trí đặt trụ sở (Tối đa 17 điểm): Nhằm điều tiết sự phân bổ các tổ chức hành nghề công chứng, điểm số được ưu tiên cho các vùng thiếu dịch vụ. Trụ sở đặt tại địa bàn cấp huyện chưa có Văn phòng công chứng được tính 17 điểm; địa bàn có từ 01 đến 02 Văn phòng công chứng được tính 10 điểm; địa bàn đã có từ 03 Văn phòng công chứng trở lên chỉ được tính 01 điểm.
• Trụ sở của Văn phòng công chứng (Tối đa 16 điểm):
  • Diện tích sử dụng (không tính khu vực để xe): Diện tích từ 80 m2 đến dưới 100 m2 được tính 01 điểm; từ 100 m2 đến dưới 120 m2 được tính 03 điểm; từ 120 m2 đến dưới 150 m2 được tính 06 điểm; từ 150 m2 đến dưới 200 m2 được tính 09 điểm; từ 200 m2 trở lên được tính 12 điểm.
  • Tính pháp lý của trụ sở: Trụ sở thuộc sở hữu của công chứng viên hợp danh được tính 04 điểm; trụ sở thuê hoặc mượn được tính 03 điểm.
• Trang thiết bị phục vụ hoạt động (Tối đa 02 điểm): Văn phòng trang bị đầy đủ máy vi tính và các thiết bị cần thiết bảo đảm cho hoạt động công chứng được tính 02 điểm.

Các tiêu chí khác (Điều 7)

• An toàn giao thông và phòng cháy, chữa cháy (Tối đa 04 điểm): Khu vực để xe cho khách hàng (không tính hành lang an toàn đường bộ) dưới 50 m2 được tính 01 điểm, từ 50 m2 trở lên được tính 02 điểm. Có phương án và trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy, chữa cháy theo quy định được tính 02 điểm.
• Điều kiện lưu trữ hồ sơ (Tối đa 02 điểm): Kho lưu trữ hồ sơ có diện tích dưới 20 m2 được tính 01 điểm; diện tích từ 20 m2 trở lên được tính 02 điểm.

3. Quy trình tổ chức xét duyệt và cách tính điểm

Việc xét duyệt hồ sơ được thực hiện thông qua một quy trình chặt chẽ nhằm bảo đảm tính khách quan:

• Tổ xét duyệt hồ sơ (Điều 8): Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt gồm từ 05 đến 07 thành viên. Thành phần bao gồm công chức của Sở Tư pháp và đại diện các đơn vị liên quan, do Lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng.
• Cách tính điểm và điều kiện đạt (Điều 9): Điểm số của mỗi hồ sơ là điểm trung bình cộng từ các thành viên Tổ xét duyệt. Để được xem xét quyết định cho phép thành lập, hồ sơ phải đạt tổng điểm từ 70 điểm trở lên, đồng thời điểm số của mỗi nhóm tiêu chí (nhân sự, cơ sở vật chất, các tiêu chí khác) phải đạt tối thiểu 50% số điểm tối đa của nhóm đó.

4. Những trường hợp không được tính điểm (Điều 10)

Để ngăn chặn tình trạng đăng ký ảo hoặc không bảo đảm thời gian làm việc thực tế, quy định nêu rõ các trường hợp không được tính điểm cộng vào hồ sơ:

• Công chứng viên đang hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng khác.
• Công chứng viên chấm dứt tư cách hợp danh tại một Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Long An chưa đủ 06 tháng (tính đến ngày nộp hồ sơ), trừ trường hợp Văn phòng công chứng cũ có từ 03 công chứng viên hợp danh trở lên.
• Công chứng viên đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên.
• Thư ký nghiệp vụ, nhân sự kế toán, công nghệ thông tin, lưu trữ đang làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc đang là cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.

5. Trách nhiệm thi hành và giải quyết khiếu nại

• Công tác hậu kiểm và thay đổi trụ sở (Điều 12): Sở Tư pháp có trách nhiệm thẩm tra thực tế việc thực hiện Đề án thành lập khi cấp Giấy đăng ký hoạt động. Nếu Văn phòng công chứng không bảo đảm đúng các tiêu chí đã nêu trong Đề án, Sở Tư pháp sẽ từ chối cấp giấy phép. Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác, văn phòng đó phải đáp ứng đầy đủ tiêu chí về cơ sở vật chất và phải có tối thiểu 02 công chứng viên hợp danh trở lên.
• Giải quyết khiếu nại, tố cáo (Điều 11): Công chứng viên nộp hồ sơ có quyền khiếu nại đối với quyết định từ chối cho phép thành lập nếu có căn cứ cho rằng quyết định đó trái pháp luật. Mọi cá nhân, tổ chức có quyền tố cáo các hành vi vi phạm trong quá trình xét duyệt hồ sơ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật hiện hành.