CỤC TRƯỞNG CỤC HÀNG KHÔNG DÂN DỤNG VIỆT NAM

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Công tác đối ngoại nói trong văn bản này bao gồm toàn bộ những hoạt động giao tiếp trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện thông tin - vô tuyến giữa các tổ chức, cá nhân của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam với các tổ chức, cá nhân nước ngoài được tiến hành tại lãnh thổ Việt Nam hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam. Sau đây được gọi tắt là "người nước ngoài", hoặc "khách nước ngoài".

Cán bộ nhân viên làm công tác đối ngoại của toàn ngành Hàng không dân dụng Việt Nam phải là những người có chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ chính trị, có trình độ ngoại ngữ nhất định, có phẩm chất đạo đức tốt, lai lịch trong sạch, có tinh thần trách nhiệm cao.

Điều 2. Việc thực hiện công tác đối ngoại với người nước ngoài phải tuân thủ những yêu cầu sau:

a) Mọi hoạt động của công tác đối ngoại phải xuất phát từ lợi ích của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam và của Quốc gia phù hợp với đường lối chủ trương chính sách đối ngoại của Nhà nước và chiến lược phát triển của ngành đáp ứng được yêu cầu của tình hình mới.

b) Khi làm việc với người nước ngoài phải có nội dung chương trình cụ thể và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Phải ghi chép đăng ký nội dung làm việc, lưu trữ đầy đủ để theo dõi và truy cứu khi cần.

c) Chỉ được trao đổi bàn bạc với người nước ngoài trong phạm vi quyền hạn được giao. Không được hứa hẹn những vấn đề ngoài quyền hạn.

d) Các tổ chức, cá nhân của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam khi trực tiếp giao tiếp với người nước ngoài phải có chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương đường lối đối ngoại của Đảng, Nhà nước, của ngành đối với từng đối tượng cụ thể, am hiểu lĩnh vực được giao tiếp. Tác phong lễ tiết xã giao, ăn mặc phải chỉnh tề (mùa đông, quần áo đông có thắt cravat, mùa hè áo sơ mi không nhàu nát có thắt cravat và đi giầy). Phải tôn trọng phong tục tập quán của người nước ngoài.

ĐOÀN RA ĐOÀN VÀO

Điều 3. Lập kế hoạch

a) Các tổ chức trong ngành Hàng không dân dụng Việt Nam hàng năm căn cứ vào tình hình phát triển và yêu cầu hợp tác quốc tế trong lĩnh vực hàng không lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào chậm nhất là ngày 10/11 hàng năm gửi tới cơ quan đối ngoại để tổng hợp.

b) Cơ quan đối ngoại Cục căn cứ vào kế hoạch đoàn vào của các tổ chức trong toàn ngành hàng không lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam. Khi lập kế hoạch cần tham khảo ý kiến của các cơ quan chức năng nghiệp vụ để có kế hoạch hợp lý, cân đối, toàn diện, trình Cục trưởng phê duyệt trước ngày 10/12 hàng năm để thực hiện và gửi tới các cơ quan hữu quan của Nhà nước.

Điều 4. Chế độ quản lý đoàn ra, đoàn vào.

Tất cả các đoàn vào, đoàn ra thuộc phạm vi ngành Hàng không dân dụng Việt Nam sẽ được quản lý chặt chẽ và thống nhất về mặt: nhân sự, hoạt động, nội dung kết quả làm việc và chế độ chi tiêu tài chính.

Căn cứ kế hoạch đoàn ra, đoàn vào sau khi được Cục trưởng phê duyệt, Thủ trưởng các cơ quan đơn vị, các doanh nghiệp cử cán bộ thuộc quyền quản lý của mình ra nước ngoài hoặc làm việc với người nước ngoài tại Việt Nam, là người chịu trách nhiệm trong việc xét chọn và quản lý nhân sự, đồng thời phải chỉ định trưởng đoàn và giao nhiệm vụ cụ thể.

Khi người nước ngoài công tác, học tập (cá nhân và tập thể) (ở những nước có cơ quan đại diện của Nhà nước Việt Nam) phải liên hệ với cơ quan đại diện ấy ở nước sở tại để nắm tình hình thống nhất kế hoạch hoạt động và báo cáo kết quả công tác. Các cơ quan đại diện của các doanh nghiệp Hàng không Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho các đoàn hoàn thành nhiệm vụ.

a) Đoàn ra:

Trưởng đoàn các đoàn ra, lập các phương án đàm phán (làm việc) nêu rõ mức độ kết quả sẽ đạt được, báo cáo với thủ trưởng các cơ quan đơn vị, các doanh nghiệp và chịu trách nhiệm quản lý mọi mặt hoạt động an toàn và hiệu quả của đoàn trong thời gian công tác, học tập ở nước ngoài. Chỉ được làm việc theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Nghiêm cấm việc tự ý cung cấp các số liệu, tư liệu thuộc bí mật của Nhà nước và của Ngành, không hứa hẹn những vấn đề ngoài nhiệm vụ, quyền hạn. Những việc thực sự cần thiết mà quá quyền hạn được giao bằng mọi cách báo về nước để xin ý kiến chỉ đạo.

b) Đoàn vào:

Đối với các đoàn vào: Cơ quan, đơn vị đón tiếp và làm việc là người chịu trách nhiệm trong việc quản lý người nước ngoài, kể từ khi vào, đến khi rời khỏi cửa khẩu của Quốc gia. Phải phối hợp với các cơ quan hữu quan tạo thuận lợi cho người nước ngoài vào Việt Nam mà không vi phạm tới các quy định của Nhà nước.

Trước khi ký kết văn bản thỏa thuận chính thức với người nước ngoài về dự án, các hợp đồng, hợp tác... các cơ quan đơn vị phải báo cáo Cục nội dung tóm tắt các dự án, các cơ quan, đơn vị phải báo cáo Cục toàn bộ hồ sơ để thẩm xét và có ý kiến với các cơ quan có liên quan của Nhà nước khi cần thiết.

CHẾ ĐỘ CHI TIÊU PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐỐI NGOẠI

Điều 5. Việc chi tiêu phục vụ công tác đối ngoại phải được quản lý chặt chẽ, bảo đảm chu đáo, lịch sự, tiết kiệm và có hiệu quả thiết thực. Đối với các đoàn vào: các cơ quan đơn vị mời người nước ngoài vào thì tuỳ tính chất, đặc điểm của từng đoàn để dự trù mức chi phí đài thọ các khoản ăn, ở, đi lại, thủ tục phí khác cho đoàn khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. (Các nước, các tổ chức Quốc tế được hưởng chế độ đặc biệt là: Lào, Campuchia, Cuba, Văn phòng ICAO khu vực Châu Á - Thái Bình Dương...).

Các đoàn khách không thuộc diện mời và đài thọ thì khách phải chịu mọi chi phí. Nếu phía khách yêu cầu giúp giải quyết các thủ tục: đặt khách sạn, mua, đăng ký vé máy bay, thuê xe đi lại, gia hạn thị thực.... thì cơ quan đối ngoại liên hệ giải quyết giúp, khách tự thanh toán. Cơ quan đối ngoại nghiên cứu và trình Cục trưởng quy định mức thu lệ phí để phục vụ cho người nước ngoài nhằm bù đắp những chi phí như: điện, telex, fax... Việc thu lệ phí đảm bảo đúng quy định của Nhà nước về mức thu, đối tượng thu và quản lý tiền thu.

Cơ quan đối ngoại các cấp chịu trách nhiệm đề xuất với Thủ trưởng cấp mình chủ trương tiếp đoàn, lập dự án và xin phê duyệt chi cho những đoàn khách mời theo quy định chung của Nhà nước.

Đối với một số người nước ngoài đặc biệt cần tranh thủ, cơ quan đối ngoại các cấp đề xuất báo cáo Thủ trưởng cấp mình phê duyệt những khoản chi cần thiết.

Việc tặng quà cho người nước ngoài và nhận quà của người nước ngoài phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Nhà nước ban hành. Quà tặng phải thể hiện tính dân tộc, lịch sử có mang phù hiệu của ngành và phù hợp với đặc điểm phong tục tập quán dân tộc của từng đoàn khách, từng nước.

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN ĐƠN VỊ VÀ TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO

Điều 6. Đối với các đoàn ra:

1. Cơ quan đối ngoại các cấp với chức năng là tham mưu chịu trách nhiệm giúp Thủ trưởng cấp mình, quản lý mọi hoạt động đối ngoại của đơn vị, là người chủ trì theo dõi các đoàn ra tổng hợp báo cáo lên cấp trên, đồng thời rút kinh nghiệm để luôn luôn cải tiến và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công tác đối ngoại trong ngành.

Các cơ quan khác: Tổ chức cán bộ, Tài chính là các cơ quan có trách nhiệm hợp đồng chặt chẽ để giải quyết công việc có liên quan bảo đảm cho các đoàn ra.

2. Trình tự và trách nhiệm của các cơ quan trong khâu làm thủ tục Cơ quan đối ngoại:

Khi có yêu cầu cử đoàn ra, cơ quan đối ngoại phải căn cứ vào kế hoạch đoàn ra, văn bản hợp đồng ký với nước ngoài, làm tờ trình xin chủ trương cử đoàn ra, sau khi được duyệt chuyển ngay văn bản đó tới cơ quan tổ chức cán bộ để làm quyết định, đồng thời tiếp tục theo dõi đôn đốc các khâu làm thủ tục và giải quyết các việc liên quan như gửi thư, điện thông báo cho các bên nước ngoài liên quan.

Cơ quan, Tổ chức cán bộ lao động

Sau khi nhận chủ trương về việc cử đoàn ra cơ quan tổ chức cán bộ cùng các cơ quan hữu quan chọn nhân sự, trường hợp nếu cán bộ được cơ quan, đơn vị cử nhưng xét thấy chưa đủ điều kiện đảm đương nhiệm vụ thì yêu cầu thay người, trình cấp có thẩm quyền ra quyết định (các đoàn có lãnh đạo Cục đi thì làm công văn trình Thủ tướng Chính phủ ra quyết định nhân sự theo phân cấp quản lý cán bộ). Trong quyết định chỉ rõ Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn (nếu cần) thời gian lên đường, nguồn tài chính.

Quyết định phải được sao gửi tới các cơ quan, đơn vị để thực hiện, chuẩn bị kịp thời đầy đủ hồ sơ cá nhân chuyển cho cơ quan đối ngoại để làm thủ tục xin cấp hộ chiếu, Visa, đồng thời đôn đốc các đương sự hoàn tất các thủ tục (viết tờ khai, xin cấp hộ chiếu, Visa, nộp ảnh....).

Cơ quan Tài chính.

Sau khi nhận được quyết định, nhanh chóng làm thủ tục tài chính để đoàn lên đường đúng thời gian được phê duyệt.

3. Các cơ quan đơn vị cần nắm vững kế hoạch đoàn ra để đảm bảo đủ thời gian làm thủ tục, tránh tình trạng quá gấp, gây chậm trễ, trừ trường hợp đột xuất. Các khâu thủ tục nội bộ phải giải quyết sớm đảm bảo quyết định đoàn ra được ký trước ngày lên đường từ 15 đến 20 ngày để kịp làm các bước tiếp theo.

Điều 7. Đối với đoàn vào:

1. Giải quyết thủ tục đoàn vào khi cần mời người nước ngoài vào làm việc hoặc người nước ngoài có nhu cầu xin vào làm việc với lãnh đạo, các cơ quan, đơn vị trong toàn ngành, cơ quan đối ngoại các cấp lập kế hoạch cụ thể và thống nhất nội dung báo cáo Thủ trưởng cấp mình phê duyệt. Chỉ sau khi được phê duyệt mới được phép triển khai các thủ tục tiếp theo. Để thống nhất quản lý, giao cho cơ quan đối ngoại các cấp chịu trách nhiệm gửi thư, điện mời hoặc thông báo cho phí nước ngoài biết yêu cầu của phía Việt Nam (thời gian, nội dung, địa điểm, thành phần và chi phí tài chính....). Trường hợp khách liên hệ trực tiếp với các cơ quan, đơn vị, sau khi phúc đáp phối hợp ngay với cơ quan đối ngoại để báo cáo và lập kế hoạch làm việc (những trường hợp phải làm Visa nhập cảnh phải có đầy đủ chi tiết nhân sự và tối thiểu là 10 ngày trước khi đoàn vào và 07 ngày với trường hợp không làm Visa). Căn cứ tính chất từng đoàn khách cơ quan đối ngoại chịu trách nhiệm lập chương trình, tổ chức đưa, đón và làm việc.

2. Đối với các cơ quan đại diện Hàng không các nước đóng trên lãnh thổ Việt Nam:

Cục Hàng không dân dụng Việt Nam thông qua cơ quan đối ngoại các cấp quản lý các cơ quan đại diện hàng không nước ngoài đóng trên lãnh thổ Việt Nam về các mặt sau:

- Những hoạt động của cơ quan đại diện được quy định trong Hiệp định song phương.

- Việc chấp hành những quy định của Nhà nước Việt Nam đối với các cơ quan đại diện được nêu trong giấy phép thành lập Văn phòng.

- Giám sát việc tuân thủ các quy định trong giấy phép bán vận chuyển hàng không được Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cấp.

3. Làm việc với người nước ngoài.

Tất cả các cuộc tiếp và làm việc với người nước ngoài phải tuân thủ theo lịch đã được thông qua trong giao ban tuần, tháng. Trường hợp đột xuất phải báo cáo trước cho cơ quan đối ngoại để vào lịch và tổ chức làm việc.

Cơ quan đối ngoại căn cứ vào chức vụ, tính chất nội dung làm việc của người nước ngoài để làm tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử cán bộ làm việc tương ứng và phân công người chịu trách nhiệm theo dõi, nắm chương trình và nội dung làm việc với khách.

Những cán bộ được phân công làm việc với khách phải có mặt ít nhất trước 05 phút so với thời gian bắt đầu làm việc, bố trí chỗ ngồi và các lễ tân cần thiết có sẵn sàng và đầy đủ hay chưa.

Trong khi làm việc, Trưởng đoàn là người phát ngôn, những người thấy dự khi thấy cần phát biểu phải được Trưởng đoàn đồng ý.

4. Chỉ sau khi làm việc với khách, mức độ kết quả đã rõ hoặc đã nắm được ý đồ của khách, tuỳ từng trường hợp, tuỳ tính chất công việc, Trưởng đoàn trực tiếp hoặc thông qua cơ quan đối ngoại các cấp báo cáo với lãnh đạo cấp mình để tiếp kiến hoặc báo cáo lên cấp trên đề nghị tiếp (trường hợp Thủ trưởng không trực tiếp làm Trưởng đoàn).

5. Các đoàn khách của Cục khi cần xuống làm việc với các đơn vị cơ sở, sau khi được lãnh đạo Cục đồng ý, cơ quan đối ngoại thông báo cho các đơn vị bố trí người và nội dung làm việc với khách. Cơ quan đối ngoại Cục phải cử cán bộ đưa khách xuống cơ sở và theo dõi nội dung công việc, kết quả làm việc với cơ sở đó.

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THÔNG TIN VÀ BẢO MẬT

Điều 8. Chế độ báo cáo

1. Đối với cơ quan, đơn vị.

Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và năm các cơ quan, đơn vị phải làm báo cáo gửi về cục qua cơ quan đối ngoại để tổng hợp báo cáo Cục trưởng.

- Báo cáo tuần vào thứ năm hàng tuần

- Báo cáo tháng vào ngày 20 hàng tháng.

- Báo cáo quý vào ngày 20 tháng cuối quý.

- Báo cáo năm vào ngày 10/11 cùng với kế hoạch đoàn ra, đoàn vào và tài chính năm tới.

Trong báo cáo phải ghi rõ số lượng đoàn ra, đoàn vào, đánh giá kết quả làm việc và việc chấp hành những quy định đối ngoại đồng thời nêu rõ những ý kiến đề nghị, đặc biệt là khả năng tiếp tục phát triển, hoặc hạn chế sự phát triển làm việc với đối tượng đó.

2. Đối với các đoàn ra

Các đoàn ra, sau khi về nước từ 03 đến 05 ngày phải báo cáo bằng văn bản quá trình hoạt động và kết quả đạt được, đồng thời ghi rõ kiến nghị nếu có.

Điều 9. Thông tin và bảo mật

a. Mọi thư tín công văn tài liệu nước ngoài đến và đi đều phải báo cáo các cấp có thẩm quyền để giải quyết. Tuyệt đối không được tự ý liên lạc với cá nhân hoặc tổ chức của nước ngoài mà nội dung chưa được duyệt, không được sử dụng phương tiện thông tin liên lạc vào việc riêng.

b. Mọi văn bản ký kết trong khi làm việc với các đoàn nước ngoài kể cả ở trong nước và ngoài nước (hợp đồng, biên bản thoả thuận, biên bản làm việc...) phải được lưu giữ ở văn thư, căn cứ nội dung, tính chất các văn bản cơ quan văn thư lưu giữ chịu trách nhiệm sao chụp gửi cho các cơ quan, đơn vị liên quan để theo dõi và thực hiện.

c. Việc bảo vệ bí mật và cung cấp những thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho người nước ngoài phải được thực hiện nghiêm chỉnh như Điều 12 và Điều 13 của bản Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước, ban hành kèm theo Nghị định số 84/HĐBT ngày 09/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), và Chỉ thị số 2367/CAAV ngày 23 tháng 7 năm 1994 của Cục trưởng Cục Hàng không dân dụng Việt Nam.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Những đơn vị và cá nhân vi phạm bản quy chế này, tuỳ theo mức độ sai phạm sẽ bị kỷ luật thích đáng.

Điều 11. Quy chế này có hiệu lực từ ngày ban hành, những quy định trước đây trái với Qui chế này đều phải huỷ bỏ.