QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC  CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ TỈNH SÓC TRĂNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND, ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP, ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng kèm theo Quyết định này.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và bãi bỏ các quy định trái với quy định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sóc Trăng căn cứ quyết định thi hành.

QUY ĐỊNH

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ TỈNH SÓC TRĂNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 25/2010/QĐ-UBND, ngày 22/10/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng)

Chương 1.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Điều 1. Vị trí, chức năng

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Chi cục) là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

2. Chi cục có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ).

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh, cụ thể như sau:

a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch, dự án được phê duyệt, các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

d) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

đ) Thẩm định, trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ;

k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

l) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2. Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử của tỉnh, cụ thể như sau:

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo quy định của pháp luật.

Chương 2.

TỔ CHỨC, BIÊN CHẾ

 Điều 3. Lãnh đạo Chi cục

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.

2. Chi Cục Trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

3. Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục Trưởng, chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục.

4. Giám đốc Sở Nội vụ quyết định bổ nhiệm Chi cục trưởng và Phó Chi cục trưởng theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật. Việc miễn nhiệm, cách chức, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, từ chức và thực hiện chế độ, chính sách đối với Chi cục trưởng và Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Cơ cấu tổ chức

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao theo các lĩnh vực công tác sau: Quản lý văn thư - lưu trữ, thu thập - chỉnh lý; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Kho lưu trữ chuyên dụng và công tác Hành chính - Tổng hợp.

2. Căn cứ khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cụ thể số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của Chi cục theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 5. Chỉ tiêu biên chế

1. Chỉ tiêu biên chế hành chính và sự nghiệp của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nằm trong tổng số biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định phân bổ hàng năm.

2. Việc bố trí công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước quy định.

Chương 3.

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, TRÁCH NHIỆM CỦA CHI CỤC TRƯỞNG

Điều 6. Chế độ làm việc

1. Chi Cục Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng.

2. Căn cứ quy định pháp luật và phân công của Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng ban hành Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện những quy định này.

Điều 7. Trách nhiệm

1. Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục và những công việc được Giám đốc Sở Nội vụ phân công hoặc ủy quyền; tổ chức thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tham nhũng, gây thiệt hại trong đơn vị thuộc quyền quản lý của Chi cục.

2. Chi cục trưởng có trách nhiệm báo cáo với Sở Nội vụ và thông qua Sở để báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về tổ chức và hoạt động của Chi cục; xin ý kiến Giám đốc Sở Nội vụ về những vấn đề vượt quá thẩm quyền, phối hợp với Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và tương đương trực thuộc Sở để giải quyết những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục theo quy định của pháp luật.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh kịp thời.