BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2011

Nơi nhận:
- Bộ Tài chính (để b/c);
- Lãnh đạo Tổng cục (để b/c);
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG




Nguyễn Dương Thái

TT

Tên tài liệu

Mã hiệu

Ngày hiệu lực

Ghi chú

1.

Chính sách chất lượng

CSCL

2.

Mục tiêu chất lượng

MTCL

3.

Sổ tay chất lượng

STCL

Quy trình chung của TCHQ

4.

Quy trình Quản lý tài liệu

QT.TCHQ.01

5.

Quy trình Quản lý Hồ sơ

QT.TCHQ.02

6.

Quy trình Cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng

QT.TCHQ.03

7.

Quy trình Xử lý văn bản tại các đơn vị

QT.TCHQ.04

8.

Thủ tục thành lập địa điểm làm thủ tục hải quan tại cảng nội địa

Danh mục thủ tục theo đề án 30

9.

Thủ tục xác nhận trước xuất xứ hàng nhập khẩu

10.

Thủ tục tiếp nhận và giải quyết đơn yêu cầu kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu trí tuệ tại Tổng cục Hải quan

11.

Thủ tục gia hạn hiệu lực của đơn yêu cầu kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu trí tuệ tại Tổng cục Hải quan

12.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi; tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 02 Cục Hải quan

13.

Xét miễn thuế đối với trường hợp hàng quà biếu tặng có trị giá trên 30 triệu đồng tặng cho cơ quan hành chính sự nghiệp, cơ quan đoàn thể xã hội hoạt động bằng ngân sách nhà nước; quà biếu tặng mang mục đích nhân đạo, từ thiện, nghiên cứu khoa học

14.

Xác nhận thực hiện nghĩa vụ nộp thuế (trường hợp xác nhận để doanh nghiệp bổ sung hồ sơ giải thể, phá sản; trường hợp xác nhận nghĩa vụ số thuế đã nộp ngân sách Nhà nước)

15.

Xét miễn thuế đối với trường hợp hàng nhập khẩu phục vụ an ninh, quốc phòng, nghiên cứu khoa học, giáo dục đào tạo; hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo điều ước quốc tế.

16.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp bị ảnh hưởng do gặp khó khăn khách quan đặc biệt.

17.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Tổng cục Hải quan

18.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở đơn vị được kiểm tra

19.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Tổng cục Hải quan

20.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Tổng cục Hải quan

21.

Tư vấn cho công dân và doanh nghiệp về thủ tục hành chính hải quan

22.

Thủ tục công nhận doanh nghiệp ưu tiên

Văn phòng Tổng cục Hải quan

23.

Quy trình Thanh toán công tác phí

QT.09.01

24.

Quy trình Quản trị mạng công tác văn thư

QT.09.02

25.

Quy trình Tổ chức hội nghị, hội họp

QT.09.03

26.

Quy trình chỉnh lý hồ sơ lưu trữ

QT.09.04

27.

Quy trình Xây dựng, theo dõi chương trình công tác trọng tâm

QT.09.05

28.

Quy trình tổng hợp và báo cáo đột xuất phục vụ Lãnh đạo Tổng cục.

QT.09.06

29.

Quy trình mua sắm hàng hóa phục vụ hoạt động của cơ quan TC.

QT.09.07

30.

Quy trình Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị và cơ sở vật chất

QT.09.08

31.

Quy trình xử lý hồ sơ trình Lãnh đạo Tổng cục

QT.09.09

32.

Quy trình quản lý và điều hành xe ôtô

QT.09.10

33.

Quy trình xử lý vụ việc báo phản ánh

QT.09.11

34.

Quy trình Khen thưởng (định kỳ, đột xuất, khen cao)

QT.09.12

Cục Thuế XNK

35.

Quy trình xét miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu áp dụng tại Tổng cục Hải quan

QT.19.01

36.

Quy trình Gia hạn nộp tiền thuế, tiền phạt đối với hàng hóa XK, NK áp dụng tại TCHQ

QT.19.02

Cục giám sát quản lý về hải quan

37.

Quy trình xử lý công văn tại Cục giám sát quản lý về hải quan

QT.20.01

Vụ Tổ chức cán bộ

38.

Quy trình Bổ nhiệm cán bộ

QT.21.01

39.

Quy trình xử lý kỷ luật công chức

QT.21.02

40.

Quy trình Chọn cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng tại nước ngoài

QT.21.03

41.

Quy trình Giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội

QT.21.04

Vụ Tài vụ quản trị

42.

Quy trình Lập, thẩm định, giao và quản lý dự toán chi ngân sách ngành Hải quan.

QT.22.01

43.

Quy trình Thẩm định hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc ngành Hải quan

QT.22.02

Thanh tra Tổng cục

44.

Quy trình Thanh tra, kiểm tra trong ngành Hải quan

QT.23.01

45.

Quy trình Xử lý sau thanh tra

QT.23.02

46.

Quy trình Xử lý văn bản, tổng hợp báo cáo tại Thanh tra TCHQ

QT.23.03

Vụ Pháp chế

47.

Quy trình Thẩm định đối với các Chỉ thị, Quy trình nghiệp vụ, Quy chế trong ngành Hải quan

QT.26.01

Vụ Hợp tác quốc tế

48.

Quy trình Tổ chức đoàn ra, đoàn vào

QT.27.01

49.

Quy trình Lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm

QT.27.02

50.

Quy trình Xử lý văn bản (liên quan đến hội nhập quốc tế)

QT.27.03

51.

Quy trình Tổ chức hội nghị, hội thảo Quốc tế về Hải quan

QT.27.04

STT

Tên tài liệu

Ghi chú

I

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

II

Sổ tay chất lượng

III

Quy trình

1. Các quy trình chung và bắt buộc

1.

Quy trình kiểm soát tài liệu

2.

Quy trình kiểm soát hồ sơ

3.

Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

4.

Quy trình kiểm soát sự không phù hợp

5.

Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa

6.

Quy trình hành động phòng ngừa

2. Các quy trình tác nghiệp

7.

Thủ tục thành lập kho ngoại quan

8.

Thủ tục di chuyển, mở rộng, thu hẹp kho ngoại quan

9.

Thủ tục chấm dứt hoạt động kho ngoại quan

10.

Thủ tục thành lập địa điểm làm thủ tục hải quan ở cảng nội địa, địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu

11.

Thủ tục thành lập địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu ở nội địa

12.

Thủ tục cấp thẻ ưu tiên thủ tục hải quan cho doanh nghiệp

13.

Thủ tục cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan

14.

Thủ tục đăng ký, hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan

15.

Thủ tục đăng ký danh mục hàng hóa tạo tài sản cố định được miễn thuế nhập khẩu lần đầu cho dự án đầu tư

16.

Thủ tục chuyển đổi chủ kho ngoại quan

17.

Thủ tục mở rộng, thu hẹp kho CFS

18.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi; tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 02 Chi cục Hải quan.

19.

Thủ tục hoàn thuế đối với các trường hợp được xét hoàn thuế theo Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

20.

Đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu được miễn thuế

21.

Xét miễn thuế đối với trường hợp các trường hợp miễn thuế hàng quà biếu, quà tặng, hàng mẫu nằm trong định mức thuế; thuốc chữa bệnh là quà biếu, quà tặng có trị giá vượt quá định mức miễn thuế nhưng do người Việt Nam định cư ở nước ngoài gửi về cho thân nhân tại Việt Nam là gia đình có công với cách mạng, thương binh, liệt sỹ, người già yếu không nơi nương tựa; hàng nhập khẩu để bán tại cửa hàng miễn thuế.

22.

Xét giảm thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bị hư hỏng, mất mát trong quá trình giám sát của cơ quan hải quan

23.

Thủ tục xóa nợ tiền thuế, tiền phạt (thực hiện theo Thông tư số 77/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số biện pháp xử lý nợ đọng thuế

24.

Xử lý tiền thuế nộp thừa (theo quy định tại Điều 47 Luật quản lý thuế)

25.

Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Cục Hải quan

26.

Thủ tục kéo dài thời hạn nộp thuế đối với nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu

27.

Kiểm tra sau thông qua tại trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố

28.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp

29.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan

30.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan

31.

Hồ sơ miễn thuế xuất khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu do nhà đầu tư xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài.

32.

Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để được xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp (nếu có) và không thu thuế nhập khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài, khi thanh lý hoặc kết thúc dự án nếu được nhập khẩu trở lại vào Việt Nam

STT

Tên tài liệu

Ghi chú

I

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

II

Sổ tay chất lượng

III

Quy trình

1. Các quy trình chung và bắt buộc

1.

Quy trình kiểm soát tài liệu

2.

Quy trình kiểm soát hồ sơ

3.

Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

4.

Quy trình kiểm soát sự không phù hợp

5.

Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa

6.

Quy trình hành động phòng ngừa

2. Các quy trình tác nghiệp

7.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thương mại

8.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu thương mại

9.

Thủ tục xem hàng hóa trước khi khai hải quan

10.

Thủ tục sửa chữa tờ khai, khai bổ sung hồ sơ hải quan

11.

Thủ tục thay tờ khai hải quan

12.

Thủ tục lấy mẫu, lưu mẫu, lưu ảnh hàng hóa nhập khẩu

13.

Thủ tục xác nhận thực xuất hàng hóa xuất khẩu

14.

Thủ tục hủy tờ khai hải quan

15.

Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu

16.

Thủ tục đăng ký, điều chỉnh định mức nguyên liệu, vật tư và đăng ký sản phẩm xuất khẩu

17.

Thủ tục hải quan xuất khẩu sản phẩm làm từ nguyên liệu nhập khẩu

18.

Thủ tục thanh khoản tờ khai nhập nguyên liệu sản xuất nhập khẩu

19.

Thủ tục đối với trường hợp sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu bán cho doanh nghiệp khác để trực tiếp xuất khẩu

20.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập – tái xuất

21.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh chuyển khẩu

22.

Thủ tục đăng ký hợp đồng gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài

23.

Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để gia công cho thương nhân nước ngoài

24.

Thủ tục đăng ký, điều chỉnh, kiểm tra định mức đối với hàng hóa gia công cho thương nhân nước ngoài

25.

Thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài

26.

Thủ tục thanh khoản hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài

27.

Thủ tục nhập khẩu sản phẩm đặt gia công ở nước ngoài

28.

Thủ tục xuất khẩu nguyên liệu đặt gia công ở nước ngoài

29.

Thủ tục đăng ký, kiểm tra định mức nguyên liệu đặt gia công ở nước ngoài

30.

Thủ tục đăng ký hợp đồng gia công ở nước ngoài

31.

Thủ tục thanh khoản hợp đồng đặt gia công ở nước ngoài

32.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai một lần

33.

Thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ

34.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định của các dự án đầu tư

35.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra cảng trung chuyển

36.

Thủ tục hải quan đối với hàng đưa vào, đưa ra khu phi thuế quan trong khu kinh tế, khu kinh tế cửa khẩu; phương tiện vận tải nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh qua khu phi thuế quan

37.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất

38.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra kho bảo thuế

39.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu chuyển cửa khẩu

40.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu chuyển cửa khẩu

41.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa vào kho CFS

42.

Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa đưa ra kho CFS

43.

Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa đưa vào kho ngoại quan

44.

Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa đưa ra kho ngoại quan

45.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa là máy móc, thiết bị tạm nhập – tái xuất tạm xuất – tái nhập phục vụ thi công công trình, dự án đầu tư, tài sản đi thuê, cho thuê.

46.

Thủ tục đối với linh kiện, phụ tùng tạm nhập không có hợp đồng để phục vụ thay thế, sửa chữa tàu biển, tàu bay nước ngoài

47.

Thủ tục đối với linh kiện, phụ tùng tạm nhập để sửa chữa tàu biển, tàu bay theo hợp đồng ký giữa chủ tàu nước ngoài với nhà máy sửa chữa tại Việt Nam

48.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập dự hội chợ, triển lãm thực hiện theo quy định đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu thương mại

49.

Thủ tục hải quan đối với trường hợp tạm nhập, tạm xuất các phương tiện chứa hàng hóa theo phương thức quay vòng

50.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại

51.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đã nhập khẩu nhưng phải xuất trả lại cho khách hàng nước ngoài, tái xuất sang nước thứ ba hoặc tái xuất vào khu phi thuế quan

52

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là người xuất cảnh, quá cảnh  mua hàng miễn thuế tại cửa khẩu xuất cảnh

53.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là người chờ xuất cảnh mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành

54.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là hành khách trên tàu bay xuất cảnh mua hàng miễn thuế trên tàu bay

55.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là cơ quan, tổ chức, cá nhân được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành

56.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là người được hưởng chính sách ưu đãi về thuế theo quy định của Thủ tướng Chính phủ mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành

57.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là thuyền viên làm việc trên tàu biển vận tải quốc tế.

58.

Thủ tục hải quan đối với hàng bán tại cửa hàng miễn thuế, nhưng chuyển sang tái xuất

59.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa bán tại cửa hàng miễn thuế, nhưng được đưa vào bán ở thị trường nội địa

60.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu đã nộp thuế và hàng hóa sản xuất tại Việt Nam đưa vào bán tại cửa hàng miễn thuế

61.

Thủ tục thanh khoản hàng bán tại cửa hàng miễn thuế

62.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bán tại cửa hàng miễn thuế

63.

Thủ tục hải quan đối với bưu phẩm, bưu kiện, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ bưu chính và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh

64.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan

65.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ nội địa đưa vào kho ngoại quan

66.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ kho ngoại quan đưa ra nước ngoài

67.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ kho ngoại quan đưa vào nội địa

68.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận chuyển từ kho ngoại quan này sang kho ngoại quan khác trên lãnh thổ Việt Nam

69.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa chuyển quyền sở hữu trong kho ngoại quan

70.

Thủ tục thanh lý hàng hóa trong kho ngoại quan

71.

Thủ tục hải quan đối với mua bán, trao đổi hàng hóa cửa cư dân biên giới

72.

Thủ tục hải quan đối với xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa qua biên giới

73.

Thủ tục hải quan đối với hoạt động mua bán hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu

74.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa của người xuất cảnh, nhập cảnh và phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh qua biên giới

75.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận tải đa phương thức quốc tế vận chuyển từ nước ngoài đến Việt Nam và giao trả hàng hóa cho người nhận hàng ở ngoài lãnh thổ Việt Nam/ở trong lãnh thổ Việt Nam

76.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu không nhằm mục đích thương mại

77.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại

78.

Thủ tục hải quan đối với ôtô nước ngoài khi nhập cảnh (tạm nhập) với mục đích thương mại

79.

Thủ tục hải quan đối với ôtô nước ngoài khi xuất cảnh (tái xuất) với mục đích thương mại

80.

Thủ tục hải quan đối với ôtô Việt Nam khi xuất cảnh (tạm xuất), nhập cảnh (tái nhập) với mục đích thương mại

81.

Thủ tục hải quan đối với phương tiện vận tải thô sơ

82.

Thủ tục hải quan đối với ôtô xuất cảnh, nhập cảnh qua cửa khẩu biên giới không nhằm mục đích thương mại

83.

Thủ tục hải quan đối với các phương tiện vận tải khác (xe mô tô, thuyền, xuồng có gắn máy hoặc không gắn máy, ca-nô) tạm nhập – tái xuất; tạm xuất – tái nhập, không nhằm mục đích thương mại

84.

Quy định riêng cho các phương tiện vận tải của cá nhân, tổ chức ở khu vực biên giới thường xuyên qua lại khu vực biên giới, không nhằm mục đích thương mại

85.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển xuất cảnh

86.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển nhập cảnh

87.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển quá cảnh

88.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển chuyển cảng

89.

Thủ tục sửa chữa, điều chỉnh bản khai hàng hóa (cargo declaration)

90.

Thủ tục hải quan đối với tàu bay xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, chuyển cảng

91.

Thủ tục hải quan đối với tàu bay xuất cảnh, nhập cảnh quốc tế kết hợp vận chuyển nội địa, tàu bay vận chuyển nội địa kết hợp vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

92.

Thủ tục hải quan đối với tàu liên vận quốc tế nhập cảnh bằng đường sắt

93.

Thủ tục hải quan đối với tàu liên vận quốc tế xuất cảnh bằng đường sắt

94.

Quy định tạm thời việc tin học hóa khai hải quan đối với dầu thô xuất khẩu

95.

Thủ tục hải quan đối với hàng chuyển cảng

96.

Thủ tục hải quan đối với hàng quá cảnh

97.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa, vật phẩm, xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh đường bộ

98.

Thủ tục hải quan đối với máy móc, thiết bị, dụng cụ nghề nghiệp tạm xuất, tạm nhập có thời hạn

99.

Thủ tục hải quan đối với tài sản di chuyển xuất khẩu, nhập khẩu

100.

Thủ tục hải quan đối với xăng dầu tạm nhập tái xuất

101.

Thủ tục hải quan đối với tái xuất xăng, dầu cho tàu bay

102.

Thủ tục hải quan đối với xuất khẩu, tái xuất xăng, dầu

103.

Thủ tục hải quan đối với nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất, chế biến xăng, dầu

104.

Thủ tục hải quan đối với ngoại hối, kim khí quý, đá quý, tiền Việt Nam xuất khẩu, nhập khẩu

105.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phục vụ các yêu cầu cần khẩn cấp; hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chuyên dùng trực tiếp phục vụ quốc phòng, an ninh.

106.

Thủ tục hải quan đối với hành lý ký gửi bị từ bỏ, thất lạc, nhầm lẫn tại sân bay quốc tế

107.

Thủ tục hải quan đối với hành lý xách tay, ký gửi cùng chuyến và không cùng chuyến của người nhập cảnh đường hàng không

108.

Thủ tục hải quan đối với hành lý xách tay, ký gửi cùng chuyến và không cùng chuyến của người xuất cảnh đường hàng không

109.

Thủ tục xác nhận tờ khai nguồn gốc xe ôtô, xe hai bánh gắn máy nhập khẩu

110.

Thủ tục hải quan nhập khẩu, tạm nhập xe gắn máy hai bánh không nhằm mục đích thương mại

111.

Thủ tục nhập khẩu kim cương thô

112.

Thủ tục xuất khẩu kim cương thô

113.

Thủ tục nhập khẩu xe ôtô đã qua sử dụng theo chế độ tài sản di chuyển của người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã hoàn tất thủ tục đăng ký thường trú tại Việt Nam

114.

Thủ tục xác định và kiểm tra xuất xứ hàng hóa nhập khẩu

115.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay nhập cảnh trường hợp tổ chức cá nhân là hãng hàng không

116.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay nhập cảnh trường hợp tổ chức cá nhân là đại lý giao nhận

117.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay xuất cảnh đối với tổ chức cá nhân là hãng hàng không

118.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

119.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu

120.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

121.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu

122.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

123.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải đường biển quá cảnh tại cảng nhập cảnh

124.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải đường biển quá cảnh tại cảng xuất cảnh

125.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đến trường hợp cá nhân, tổ chức là hãng hàng không, hãng tàu

126.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đến trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

127.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đi trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu, đại lý hãng hàng không

128.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đi trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận.

129.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký công nhận thương nhân ưu tiên đặc biệt

130.

Thủ tục hải quan điện tử thu hồi giấy công nhận thương nhân ưu tiên đặc biệt

131.

Thủ tục hải quan điện tử với thương nhân ưu tiên đặc biệt

132.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán

133.

Thủ tục hải quan điện tử chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu

134.

Thủ tục hải quan điện tử chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu

135.

Thủ tục hải quan điện tử bảo đảm đối với hình thức bảo đảm riêng

136.

Thủ tục hải quan điện tử bảo đảm đối với hình thức bảo đảm chung

137.

Thủ tục thuế điện tử

138.

Thủ tục hải quan điện tử kiểm tra sau thông quan

139.

Thủ tục hải quan điện tử ra quyết định trước

140.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký hợp đồng đối với hàng hóa đặt gia công ở nước ngoài

141.

Thủ tục hải quan điện tử nhập khẩu nguyên liệu, vật tư gia công

142.

Thủ tục hải quan điện tử đối với nguyên liệu, vật tư do bên nhận gia công tự cung ứng cho hợp đồng gia công

143.

Thủ tục hải quan điện tử nhập khẩu máy móc, thiết bị để thực hiện hợp đồng gia công

144.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh và kiểm tra định mức

145.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu sản phẩm gia công ra nước ngoài

146.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu/nhập khẩu tại chỗ đối với sản phẩm gia công

147.

Thủ tục hải quan điện tử giao/nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp

148.

Thủ tục hải quan điện tử xuất trả nguyên liệu, vật tư gia công ra nước ngoài trong thời hạn thực hiện hợp đồng gia công do thay đổi mẫu mã gia công hoặc lý do khác

149.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng gia công đã xuất khẩu bị trả lại để sửa chữa, tái chế

150.

Thủ tục hải quan điện tử nhận sản phẩm gia công thay tiền gia công – trường hợp sản phẩm gia công xuất khẩu tại chỗ

151.

Thủ tục hải quan điện tử nhận sản phẩm gia công thay tiền gia công – trường hợp sản phẩm gia công nhập khẩu tại chỗ

152.

Thủ tục hải quan điện tử tiêu hủy phế liệu, phế phẩm

153.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký hợp đồng gia công đối với hàng hóa đặt gia công ở nước ngoài

154.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu nguyên liệu để đặt gia công ở nước ngoài

155.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh, kiểm tra định mức đặt gia công tại nước ngoài

156.

Thủ tục hải quan điện tử nhập khẩu sản phẩm gia công đặt gia công tại nước ngoài

157.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản hợp đồng đặt gia công tại nước ngoài

158.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, sửa đổi, bổ sung các danh mục nguyên liệu, vật tư nhập khẩu; danh mục sản phẩm xuất khẩu

159.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài

160.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh định mức, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư cho sản phẩm xuất khẩu

161.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu sản phẩm

162.

Thủ tục hải quan điện tử đối với nguyên liệu, vật tư tự cung ứng để sản xuất hàng xuất khẩu

163.

Thủ tục hải quan điện tử quản lý hàng tái xuất

164.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, sửa đổi, bổ sung các danh mục hàng hóa nhập vào doanh nghiệp chế xuất, danh mục hàng hóa xuất ra khỏi doanh nghiệp chế xuất

165.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh định mức, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư cho sản phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp chế xuất

166.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đưa từ doanh nghiệp chế xuất vào nội địa

167.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đưa từ nội địa vào doanh nghiệp chế xuất

168.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đưa từ doanh nghiệp chế xuất này sang doanh nghiệp chế xuất khác (trong hoặc ngoài khu chế xuất)

169.

Thủ tục hải quan điện tử hủy nguyên vật liệu, sản phẩm, phế liệu, phế phẩm

170.

Thủ tục hải quan điện tử thanh lý hàng hóa là tài sản cố định và nộp thuế theo quy định

171.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản và kiểm tra hàng tồn kho đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra doanh nghiệp chế xuất

172.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện các dự án đầu tư

173.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu tại chỗ

174.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa nhập khẩu tại chỗ

175.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài

176.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại (tạm nhập để tái chế)

177.

Thủ tục hải quan điện tử tái xuất hàng đã tái chế đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại.

178.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại (tạm nhập để tái chế) – xử lý sản phẩm tái chế hết thời hạn tái chế vẫn chưa tái xuất

179.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại – tái nhập hàng trả lại để tiêu thụ nội địa

180.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại – tái nhập hàng trả lại để tiêu hủy

181.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa nhập khẩu nhưng phải xuất trả

182.

Thủ tục đăng ký tham gia hải quan điện tử

183.

Thủ tục tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bị nghi ngờ xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ tại Chi cục Hải quan

184.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007. Đối với trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi mà tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 01 Chi cục Hải quan;

185.

Thủ tục khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Điều 34 Luật quản lý thuế

186.

Thông báo nợ thuế và tiền phạt chậm nộp thuế (thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 106 Luật quản lý thuế)

187.

Xác nhận thực hiện nghĩa vụ nộp thuế (trong trường hợp doanh nghiệp đã nộp thuế nhưng hệ thống KT 559 vẫn có thông tin nợ thuế)

188.

Thu nộp tiền thuế vào tài khoản tạm thu (áp dụng đối với loại hình nhập khẩu nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu, hàng tạm nhập – tái xuất, hàng tạm xuất – tái nhập)

189.

Thu nộp tiền thuế (tiền thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), tiền phí, lệ phí (lệ phí làm thủ tục hải quan, lệ phí phương tiện xuất nhập cảnh, phí lưu kho hải quan, lệ phí quá cảnh, lệ phí áp tải hải quan, phí, lệ phí khác) và các khoản thu khác bằng tiền mặt vào ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.

190.

Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Chi cục Hải quan

191.

Thủ tục áp dụng bảo lãnh số tiền thuế phải nộp cho 01 tờ khai hải quan (bảo lãnh riêng)

192.

Thủ tục khai nộp bổ sung tiền thuế thiếu trong trường hợp không đủ điều kiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Điều 34 Luật quản lý thuế

193.

Thu nộp tiền thuế (tiền thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), tiền phí, lệ phí (lệ phí làm thủ tục hải quan, lệ phí phương tiện xuất nhập cảnh, phí lưu kho hải quan, lệ phí quá cảnh, lệ phí áp tải hải quan, phí, lệ phí khác) và các khoản thu khác bằng chuyển khoản vào ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.

194.

Thủ tục áp dụng bảo lãnh số tiền thuế phải nộp cho nhiều tờ khai (bảo lãnh chung)

195.

Thủ tục áp dụng thuế suất thuế ưu đãi đặc biệt theo quy định tại Thông tư số 45/2007/TT-BTC ngày 07/5/2007 của Bộ Tài chính 

196.

Người khai hải quan trì hoãn xác định trị giá tính thuế

197.

Thủ tục ấn định thuế

198.

Xét thời hạn nộp thuế (ân hạn nộp thuế)

199.

Thủ tục xóa nợ tiền thuế, tiền phạt theo quy định tại Điều 65 Luật quản lý thuế

200.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần một đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Chi cục Hải quan.

201.

Hồ sơ miễn thuế xuất khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu do nhà đầu tư xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài

202.

Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để được xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp (nếu có) và không thu thuế nhập khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài, khi thanh lý hoặc kết thúc dự án nếu đã được nhập khẩu trở lại vào Việt Nam

203.

Thủ tục thí điểm tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử tàu biển nhập cảnh

204.

Thủ tục thí điểm tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử tàu biển xuất cảnh

BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN

MÔ HÌNH KHUNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 CHO CÁC LOẠI HÌNH CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

(Kèm theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18 tháng 11 năm 2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Hà Nội, năm 2011

TT

Mô hình khung

Yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng

Ghi chú

Phần 1. Các tài liệu chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 và danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng.

Các nội dung chính trong Phần 1 bao gồm:

1.

Sổ tay Chất lượng

4; 5; 6; 7; 8

2.

Chính sách Chất lượng

5.3

3.

Mục tiêu chất lượng

5.4

4.

Mô tả vị trí công việc (Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc)

5.5

5.

Quy trình Kiểm soát tài liệu

4.2.3

6.

Quy trình Kiểm soát hồ sơ

4.2.4

7.

Quy trình Đánh giá nội bộ

8.2.2

8.

Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp

8.3

9.

Quy trình Khắc phục

8.5

10.

Quy trình Phòng ngừa

8.5

Danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng

11.

Quy trình xét thi đua khen thưởng

-

12.

Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo

5.6

13.

Quy trình tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức

6.2

14.

Quy trình quản lý công văn đi – đến

4.2.3

15.

Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu

4.2

16.

Quy trình quản lý xe ôtô

6.3

17.

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo

7.5

18.

Quy trình quản lý tài sản cố định

6.3

19.

Quy trình quản lý trang thiết bị

6.3

6.4

20.

Quy trình mua sắm trang thiết bị

7.4

21.

Quy trình xây dựng Văn bản quy phạm pháp luật

7.1; 7.5

22.

Quy trình thanh toán và tạm ứng

7.5

Phần 2. Hướng dẫn CQHCNN xác định phạm vi áp dụng                            4.1

(Danh mục TTHC theo kết quả của Đề án 30).

Phần 3. Tài liệu hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc và mẫu quy trình xử lý công việc cụ thể.

TỔNG CỤC HẢI QUAN

Tên cơ quan HCNN ….

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Mã hiệu:                          STCL

Lần ban hành:                     01

Ngày ban hành: …../…../2011

Trang:                              1/14

… Tên cơ quan
HCNN ...

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Mã hiệu:               STCL

Lần ban hành       01

Trang/Tổng trang  2/14

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

Chữ ký

Chức vụ

……

Đại diện lãnh đạo

Lãnh đạo

Yêu cầu sửa đổi/bổ sung

Trang/Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành/Lần sửa đổi

Ngày ban hành

STT

TÊN TÀI LIỆU

KÝ HIỆU

ĐIỀU KHOẢN TCVN ISO 9001:2008

1

Sổ tay chất lượng

STCL

4.2.2

2

Quy trình kiểm soát tài liệu

QT 01

4.2.3

3

Quy trình kiểm soát hồ sơ

QT 02

4.2.4

4

Quy trình đánh giá nội bộ

QT 03

8.2.2

5

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

QT 04

8.3

6

Quy trình hành động khắc phục

QT 05

8.5.2

7

Quy trình hành động phòng ngừa

QT 06

8.5.3

8

……………

Điều khoản ISO

Tài liệu viện dẫn

4. Hệ thống quản lý chất lượng

4.1. Yêu cầu chung

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

4.2.1. Khái quát

• Toàn bộ tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

• Các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

4.2.2. Sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng – STCL

4.2.3. Kiểm soát tài liệu

• Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội bộ (do CQHCNN ban hành) và Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (các văn bản pháp quy và các tài liệu không do CQHCNN ban hành nhưng áp dụng cho các quá trình nghiệp vụ của CQHCNN)

• Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu (QT 01)

4.2.4. Kiểm soát hồ sơ

• Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL

• Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT 02)

5. Trách nhiệm của Lãnh đạo

5.1. Cam kết của Lãnh đạo

Lãnh đạo CQHCNN cam kết về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống như:

• Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức/công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật.

• Xây dựng và phổ biến Chính sách chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên (Phụ lục 2)

• Xây dựng Mục tiêu chất lượng của CQHCNN và các đơn vị, phòng ban (dưới đây gọi tắt là các đơn vị) – Phụ lục 3, 4.

• Định kỳ tiến hành cuộc họp xem xét của Lãnh đạo.

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực.

5.2. Hướng vào khách hàng (Tổ chức/công dân)

Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng (Tổ chức/công dân)

Xem phần 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Xem phần 8.2.1 Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.

5.3. Chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng của CQHCNN

5.4. Hoạch định

5.4.1. Mục tiêu chất lượng

• Mục tiêu chất lượng của CQHCNN và các bộ phận đảm bảo đo lường được và phù hợp với Chính sách chất lượng của CQHCNN (Phụ lục 3, 4)

• Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất lượng (Phụ lục 5)

5.4.2. Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Hệ thống tài liệu nội bộ của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ). Khi hệ thống tài liệu có thay đổi thì vẫn luôn đảm bảo tính nhất quán như đã hoạch định.

5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin.

5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn

• Sơ đồ tổ chức của CQHCNN

• Quy định về trách nhiệm, quyền hạn của các cán bộ

5.5.2. Đại diện của Lãnh đạo

Quyết định phân công nhiệm vụ cho Đại diện chất lượng – Trưởng Ban ISO (Quyết định thành lập Ban ISO)

5.5.3. Trao đổi thông tin nội bộ

CQHCNN cam kết thực hiện và duy trì các cuộc họp nội bộ hoặc phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội bộ của các ban và các thông tin về hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng

5.6. Xem xét của Lãnh đạo

• Lãnh đạo của CQHCNN cam kết định kỳ tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực và qua đó đánh giá được các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm cả thay đổi về Chính sách và Mục tiêu chất lượng).

• Tài liệu liên quan: Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo (nếu có)

6. Quản lý nguồn lực

6.1. Cung cấp nguồn lực

Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của tổ chức/ cá nhân thông qua việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến HTQLCL như:

• Nguồn nhân lực,

• Cơ sở vật chất,

• Môi trường làm việc

6.2. Nguồn nhân lực

Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và có kỹ năng kinh nghiệm thích hợp.

6.2.2. Năng lực nhận thức và đào tạo

Công tác đào tạo hàng năm của CQHCNN liên quan đến kế hoạch hàng năm và của cơ quan cấp trên.

6.3. Cơ sở hạ tầng

CQHCNN đảm bảo cung cấp và duy trì cơ sở vật chất cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu về dịch vụ hành chính. Cơ sở vật chất bao gồm:

• Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo.

• Trang thiết bị (phần cứng và phần mềm).

• Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển và trao đổi thông tin)

• Xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp với yêu cầu của sản phẩm.

6.4. Môi trường làm việc

7. Cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm)

7.1. Hoạch định việc cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm)

• CQHCNN triển khai các quá trình cần thiết đối với việc thực hiện các công việc và các quá trình đảm bảo có sự nhất quán.

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của CQHCNN (Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài)

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

7.2. Các quá trình liên quan đến Tổ chức, người dân

7.2.1. Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

CQHCNN xác định:

• Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách hàng nộp (bao gồm cả hoạt động trả kết quả và sau khi trả kết quả)

• Yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng cụ thể hoặc sử dụng dự kiến khi đã biết.

• Yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ.

• Mọi yêu cầu khác do CQHCNN xác định

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng ban chuyên môn và văn bản pháp quy liên quan.

7.2.2. Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

CQHCNN xem xét đầy đủ các yêu cầu liên quan đến hồ sơ đầu vào để đảm bảo hồ sơ phù hợp trước khi cam kết về việc xử lý, thẩm định hồ sơ và trả kết quả cho khách hàng và đảm bảo rằng:

• Yêu cầu về sản phẩm được định rõ.

• Yêu cầu khác với quy định hoặc văn bản pháp quy phải được xử lý, giải quyết.

• CQHCNN có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định.

Hồ sơ của việc xem xét phải được lưu giữ.

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.

7.2.3. Trao đổi thông tin với khách hàng

CQHCNN đảm bảo sắp xếp có hiệu quả việc trao đổi thông tin của khách hàng liên quan đến:

• Thông tin về sản phẩm

• Xử lý các yêu cầu của khách hàng khi có thay đổi.

• Phản hồi của khách hàng (kể cả các khiếu nại)

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các đơn vị chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.

7.3. Thiết kế và phát triển

Phần lớn các Cơ quan hành chính nhà nước tiến hành các công việc phải theo chức năng, nhiệm vụ do cấp trên giao và các công việc đó phải theo quy định trong hệ thống các văn bản pháp quy; nên không thực hiện việc thiết kế - triển khai công việc mới.

Trong trường hợp CQHCNN có thực hiện hoạt động này thì sẽ được kiểm soát chặt chẽ tuân thủ theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

7.4. Mua hàng

CQHCNN mua hàng theo đúng quy định của pháp luật

• CQHCNN đảm bảo kiểm soát việc mua hàng và dịch vụ quan trọng bên ngoài phục vụ cho giải quyết công việc của mình; đảm bảo hàng hóa và dịch vụ quan trọng mua ngoài phù hợp với yêu cầu đề ra.

• CQHCNN tìm hiểu, chọn lựa nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng từ bên ngoài và chỉ chấp nhận các hàng hóa-dịch vụ đó sau khi đã kiểm tra, xác nhận là đạt yêu cầu. Hàng hóa hay dịch vụ quan trọng nào phát hiện có sai lỗi phải xử lý theo các hình thức thích hợp.

• Các kết quả theo dõi, đánh giá nguồn cung cấp và hàng hóa, dịch vụ mua vào được lưu giữ hồ sơ.

Lưu ý:

- Chỉ xem xét kiểm soát đối với các hàng hóa, dịch vụ quan trọng như thiết bị đo lường thí nghiệm – thông tin, sử dụng chuyên gia tư vấn, đào tạo ….;

- Phần này thường liên quan tới các Cơ quan hành chính Nhà nước thuộc khối sự nghiệp (nghiệp vụ - kỹ thuật);

- Những chỉ dẫn của cấp trên, những phần đóng góp theo chức năng của các cơ quan liên quan, những đóng góp của các Chuyên gia bên ngoài để giải quyết công việc của Cơ quan cũng như được coi như là dịch vụ bên ngoài phải được kiểm soát.

7.5. Cung cấp dịch vụ

7.5.1. Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp dịch vụ công

• CQHCNN đảm bảo lập kế hoạch, tiến hành thực hiện và cung cấp dịch vụ công trong điều kiện được kiểm soát trên cơ sở:

- Có sẵn những thông tin về đặc điểm, yêu cầu của công việc;

- Có sẵn những Quy trình, Hướng dẫn công việc ứng với các quá trình và ở nơi cần thiết;

- Việc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị, phương tiện kỹ thuật;

- Việc thực hiện các hoạt động theo dõi, kiểm tra, đánh giá;

- Thực hiện việc chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét, giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó (nếu có).

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng cùa CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

7.5.2. Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình cung cấp dịch vụ

Đối với những công việc mà kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận ngay được CQHCNN đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung sau:

• Xác định chuẩn mực để xem xét và phê duyệt các quá trình;

• Phê duyệt về thiết bị và trình độ con người để thực hiện công việc đó;

• Các phương pháp và thủ tục cụ thể phải thực hiện và các yêu cầu về hồ sơ được lưu giữ.

7.5.3. Nhận biết và xác định nguồn gốc

CQHCNN đảm bảo các yêu cầu sau:

• Khi cần thiết, có thể nhận biết văn bản/hồ sơ trong suốt quá trình thực hiện.

• Nội dung nhận biết là trạng thái của quá trình xử lý văn bản (như ký tắt, v.v.) tương ứng với các yêu cầu theo dõi và đo lường.

• Khi có yêu cầu, xác định nguồn gốc của văn bản/hồ sơ được thực hiện thông qua việc lưu trữ đầy đủ các hồ sơ công việc.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ).

• Các sổ theo dõi trong quá trình xử lý công việc.

7.5.4. Tài sản của khách hàng

• Trong quá trình tiếp nhận và xử lý các văn bản/hồ sơ của các tổ chức/công dân, CQHCNN đảm bảo, các đơn vị phải nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật các thông tin trong văn bản/hồ sơ của tổ chức/công dân cung cấp. Nếu xảy ra trường hợp hồ sơ bị mất, bị hư hỏng thì CQHCNN sẽ phải thông báo cho tổ chức/công dân được biết và có cách khắc phục. Đồng thời, lập và lưu hồ sơ về các trường hợp xảy ra.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

7.5.5. Bảo toàn sản phẩm

Hồ sơ phải được bảo quản ngay từ khi được tiếp nhận, trong quá trình xử lý và lưu trữ.

Trong quá trình tiến hành giải quyết công việc hoặc sau khi giải quyết xong công việc, thì các hồ sơ, văn bản, v.v. điều phải được sắp xếp, lưu giữ và bảo quản đầy đủ và an toàn.

Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT 02)

7.6. Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

Trong những hoạt động hành chính nào đó mà có sử dụng phương tiện đo lường và theo dõi thì cần:

• Xác định rõ phương tiện đo và phép đo;

• Thực hiện việc hiệu chuẩn, kiểm định theo quy định của quản lý đo lường (đảm bảo tính thống nhất và đúng đắn);

• Được bảo quản không để xảy ra hư hỏng hoặc giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ chính xác của các kết quả đo). Khắc phục kịp thời những sai hỏng, hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước khi đưa ra sử dụng.

• Phần mềm được sử dụng để đo lường và theo dõi các yêu cầu nhất định phải được phê duyệt trước khi cho áp dụng.

• Lưu giữ hồ sơ và kiểm soát phương tiện đo lường.

8. Đo lường, phân tích và cải tiến

8.1. Khái quát

CQHCNN đảm bảo hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để:

• Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định

• Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp

• Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

8.2. Theo dõi và đo lường

8.2.1. Sự thỏa mãn của tổ chức/công dân

CQHCNN áp dụng các biện pháp thích hợp để theo dõi sự thỏa mãn của tổ chức/công dân đối với dịch vụ CQHCNN và có những biện pháp phù hợp để luôn luôn có được sự thỏa mãn từ phía tổ chức/công dân.

CQHCNN xây dựng và duy trì việc thực hiện quá trình này nhằm thu thập sự phản hồi của tổ chức/công dân (Hài lòng và chưa hài lòng) theo định kỳ mỗi năm một lần bằng việc lập Kế hoạch thực hiện (Phụ lục 6) và bảng câu hỏi (Phụ lục 7).

8.2.2. Đánh giá nội bộ

Định kỳ, CQHCNN tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng:

• Phù hợp với các nội dung đã hoạch định (xem phần 7.1) đối với: yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, của pháp luật và do CQHCNN quy định.

• Hệ thống được áp dụng có hiệu lực và được duy trì.

Tài liệu liên quan: Đánh giá nội bộ

8.2.3. Theo dõi và đo lường các quá trình

• CQHCNN thực hiện việc theo dõi quá trình thực hiện, đo lường thời gian thực hiện các công việc và khi công việc không đạt kết quả theo hoạch định, CQHCNN sẽ tiến hành việc khắc phục và hành động khắc phục để đảm bảo công việc luôn phù hợp.

• Tài liệu liên quan:

- Các hướng dẫn thủ tục thực hiện tại các đơn vị chuyên môn.

- Các sổ theo dõi kết quả xử lý công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ lục 9)

- Quy trình hành động khắc phục (QT 05)

- Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

8.2.4. Theo dõi và đo lường kết quả công việc

• CQHCNN thực hiện việc xem xét, thẩm định và chỉ thông qua khi các hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

• Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ lục 8)

8.3. Kiểm soát vấn đề không phù hợp

CQHCNN đảm bảo các tài liệu/hồ sơ không phù hợp, không hợp lệ (không đầy đủ về số lượng, chủng loại, nội dung không đảm bảo đúng quy định) được nhận biết và kiểm soát việc khắc phục như điều chỉnh, bổ sung, nhân nhượng hoặc trả lại và được kiểm tra sau đó để đảm bảo tài liệu/hồ sơ đáp ứng được các yêu cầu quy định của pháp luật.

Trường hợp vấn đề không phù hợp chỉ được thực hiện sau khi đã chuyển giao kết quả cho khách hàng (quyết định, kết quả thẩm định …) và khách hàng đã sử dụng các kết quả này thì CQHCNN sẽ có hành động thích hợp để tránh gây ra tác động hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp được phát hiện

Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (QT 04)

8.4. Phân tích dữ liệu

CQHCNN đảm bảo xác định, thu thập và phân tích các dữ liệu tương ứng để chứng tỏ sự thích hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá xem xét sự cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Việc lập báo cáo được các đơn vị thực hiện định kỳ 03 tháng/lần (mẫu Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính - Phụ lục 10) và chuyển Ban ISO và Lãnh đạo để theo dõi thực hiện.

8.5. Cải tiến

8.5.1. Cải tiến thường xuyên

CQHCNN thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và phòng ngừa và kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội bộ (QT 03); Quy trình hành động khắc phục (QT 05); Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

8.5.2. Hành động khắc phục

CQHCNN đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn lặp lại.

Tài liệu liên quan: Quy trình hành động khắc phục (QT 05)

8.5.3. Hành động phòng ngừa

CQHCNN đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện.

Tài liệu liên quan: Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN HCNN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Địa danh, ngày … tháng … năm 2011

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN HCNN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Địa danh, ngày … tháng … năm 2011

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

TỔNG CỤC HẢI QUAN
… TÊN ĐƠN VỊ …
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

STT

Mục tiêu chất lượng

Đo lường

Biện pháp thực hiện

Thời gian bắt đầu

Thời gian hoàn thành

…….., ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

TỔNG CỤC HẢI QUAN
… TÊN ĐƠN VỊ …
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

STT

Mục tiêu

Mức đo lường

Thực tế đạt được

Nguyên nhân không đạt mục tiêu

Hướng giải quyết trong thời gian tới

…….., ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CQHCNN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

STT

TÊN ĐƠN VỊ

NGƯỜI LIÊN HỆ

ĐỊA CHỈ

ĐIỆN THOẠI

FAX

LÃNH ĐẠO CQHCNN

Ngày    tháng    năm 20 …
Người đề nghị

...TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN...
…TÊN CQHCNN…
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Vui vẻ, quan tâm

1

2

3

Không thất lạc hồ sơ

1

2

3

Chính xác, khách quan

1

2

3

Đúng thời gian đã cam kết

1

2

3

Ngày     tháng     năm 20 …
Lãnh đạo CQHCNN

… Tên CQHCNN...

PHIẾU THEO DÕI QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Lĩnh vực xử lý: ………………..

Tên tổ chức/công dân: __________ Mã số hồ sơ: _____

Địa chỉ: ______________________ Điện thoại: ________

Tổng thời gian quy định:

xx ngày

Tổng thời gian thực tế:

xx ngày

Bước

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian quy định

Thời gian thực tế

Thời điểm giao nhận

Ký giao nhận

Người giao

Người nhận

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

£ Đáp ứng yêu cầu

£ Không cần thực hiện hành động khắc phục

£ Không đáp ứng yêu cầu. Cụ thể:

£ Cần thực hiện hành động khắc phục. Số:

Ngày: ……./…../……………

Người đánh giá: Nguyễn Văn A

… Tên CQHCNN …

SỔ THEO DÕI KẾT QUẢ XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Lĩnh vực xử lý: …………………
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …

TT

Mã số hồ sơ

Số Giấy chứng nhận/văn bản/Quyết định/ …

Người thẩm định

Người ký

Kết quả xử lý

Ghi chú

Đáp ứng thời gian

Đáp ứng VBPQ

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

… Tên CQHCNN …

SỔ THỐNG KÊ KẾT QUẢ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …

Thời gian

Số lượng Thủ tục hành chính

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Tổng cộng

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Tháng 1

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tháng 2

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tháng 3

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tháng 4

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tháng 5

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tháng 6

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tháng …

Số lượng TTHC tiếp nhận

Số lượng TTHC đã giải quyết

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

Số lượng TTHC chưa giải quyết

Tổng cộng

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số                            QT 01

Lần ban hành                      01

Ngày ban hành    ……/…/2011

Trang                                  1/4

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

5.1

Kiểm soát tài liệu nội bộ

5.1.1

Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu

Mọi cán bộ

Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành.

Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.

Khi thiết lập tài liệu phải được đánh mã số, cách đánh mã số thực hiện theo nguyên tắc sau:

+ Các quy trình chung của hệ thống và các quy trình tác nghiệp được lấy ký hiệu là …

+ Sổ tay chất lượng: ký hiệu là STCL

+ Mã số quy trình: QT xy.wz

- QT là chữ viết tắt của chữ Quy trình.

- xy là ký hiệu viết tắt của Cơ quan

- wz là số thứ tự của quy trình từ 01 -> 99.

Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT 01.

+ Mã số biểu mẫu: BM xy-wz

- BM là chữ viết tắt của chữ Biểu mẫu

- xy là số thứ tự của quy trình

- wz là số thứ tự của biểu mẫu từ 01÷99

5.1.2

Thiết lập/Sửa đổi tài liệu

Người được chỉ định

Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu

5.1.3

Xem xét và phê duyệt tài liệu

ĐDLĐ và/ hoặc Lãnh đạo CQHCNN

ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.

• Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt.

• Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất.

Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:

5.1.4

Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu

Văn phòng

Văn thư Cơ quan cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo Cơ quan.

Văn thư cập nhật lần ban hành của tài liệu. Lần ban hành đầu tiên có số thứ tự là 01, với mỗi lần có sửa đổi, ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị.

Văn thư Phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu

5.1.5

Lưu giữ tài liệu

Các đơn vị liên quan

Trưởng các phòng ban/bộ phận đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ.

Từng tập Tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

5.1.6

Thu hồi tài liệu

Văn thư

Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo Cơ quan, Văn phòng thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.

Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời

5.2

Kiểm soát tài liệu bên ngoài

5.2.1

Thu thập các tài liệu liên quan

Mọi cán bộ

Mọi cán bộ, nhân viên khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ.

5.2.2

Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu

ĐDLĐ Văn thư

ĐDLĐ xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát.

ĐDLĐ chỉ đạo Văn thư lập BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài của Cơ quan đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các bộ phận, phòng ban và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu.

Từng tập tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

5.2.3

Lưu giữ tài liệu

Các đơn vị liên quan

Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài được sử dụng ở đơn vị mình.

5.2.4

Thu hồi tài liệu

Văn thư

Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn phòng thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM .01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.

Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”.

TT

Tên tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Thời gian lưu

1

Danh mục tài liệu nội bộ

Các đơn vị

Theo văn bản

2

Sổ Phân phối tài liệu

Văn thư

Lâu dài

3

Danh mục tài liệu bên ngoài

Các đơn vị

Theo văn bản

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

BM 01.01

Danh mục tài liệu nội bộ

2

BM 01.02

Sổ phân phối tài liệu

3

BM 01.03

Danh mục tài liệu bên ngoài

STT

Tên tài liệu

Mã số

Lần ban hành

Ngày ban hành

Ghi chú

BM 01.01 -  Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ

Ngày ban hành:

STT

Tên tài liệu

Mã số

Lần ban hành

Ngày ban hành

Nơi nhận

Ngày nhận

Người nhận

BM 01.02 -  Sổ phân phối tài liệu

Ngày ban hành:

STT

Tên tài liệu

Mã số/ký hiệu

Nơi ban hành

Ngày ban hành

Ghi chú