ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2400/QĐ-UBND	Kiên Giang, ngày 28 tháng 9 năm 2022

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ ÁP DỤNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn nghiệp vụ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 550/TTr-SNV ngày 21 tháng 9 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này Danh mục thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ nhà nước thuộc thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ áp dụng trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục Kiểm soát TTHC - VPCP; - CT và các PCT.UBND tỉnh; - Cổng Dịch vụ công tỉnh; - LĐVP, TT.PVHCC, CVNC; - Lưu: VT, hvathien.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thanh Nhàn

 

DANH MỤC

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ ÁP DỤNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG
(Kèm theo Quyết định số 2400/QĐ-UBND ngày 28 tháng 9 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang)

STT	Tên thủ tục hành chính	Thời hạn giải quyết	Địa điểm thực hiện	Phí, lệ phí (nếu có)	Căn cứ pháp lý
1	Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc	- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu. - Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt, quý hiếm chậm nhất là 04 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.	Trung tâm Lưu trữ lịch sử	Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.	- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; - Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; - Quyết định số 1173/QĐ-UBND ngày 11/5/2022 của UBND tỉnh Kiên Giang ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang; - Quyết định số 331/QĐ-SNV ngày 17/6/2022 của Sở Nội vụ ban hành các biểu mẫu sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang.
2	Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ	-Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; - Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; - Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu phải xin chủ trương của Chủ tịch UBND tỉnh, chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.	Trung tâm Lưu trữ lịch sử	Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.	- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; - Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; - Quyết định số 1173/QĐ-UBND ngày 11/5/2022 của UBND tỉnh Kiên Giang ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang; - Quyết định số 331/QĐ-SNV ngày 17/6/2022 của Sở Nội vụ ban hành các biểu mẫu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang.
3	Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ	15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ	Trung tâm Phục vụ hành chính công	Không có	- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. - Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; - Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;

 

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

1. Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

1.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, ghi thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải có Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Bước 2: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử đăng ký độc giả vào sổ; hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

- Bước 3: Viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử phê duyệt.

- Bước 4: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.

1.2. Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức thực hiện trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ:

- Một trong 3 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mẫu số 01);

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Mẫu số 02);

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1.4. Thời hạn giải quyết

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt, quý, hiếm chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

1.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang.

1.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang.

1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

1.8. Lệ phí:

Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Mẫu số 01: Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Mẫu số 02: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Phụ lục II: Sổ đăng ký độc giả (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Phụ lục V: Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Phụ lục X: Sổ giao nhận tài liệu giữa Trung tâm Lưu trữ lịch sử và độc giả (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).

1.10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;

- Quyết định số 1173/QĐ-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang;

- Quyết định số 331/QĐ-SNV ngày 17 tháng 6 năm 2022 của Sở Nội vụ ban hành các biểu mẫu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang.

 

Mẫu số 01

SỞ NỘI VỤ TỈNH KIÊN GIANG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-------------------

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Số:…………

Kính gửi: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Họ và tên độc giả: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ngày, tháng, năm sinh: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Quốc tịch: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/Hộ chiếu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác) …………………………………………

Cơ quan công tác: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Địa chỉ liên hệ: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Số điện thoại: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chủ đề nghiên cứu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Thời gian nghiên cứu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

 

GIÁM ĐỐC (ký tên, đóng dấu)

Kiên Giang, ngày …… tháng……năm …… Người đăng ký (ký, họ và tên)

 

Mẫu số 02

SỞ NỘI VỤ TỈNH KIÊN GIANG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

-------------------

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: . . . . . . . . . . . . . . . . .

Họ và tên độc giả: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Số Căn cước công dân/CMND hoặc Số Hộ chiếu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chủ đề nghiên cứu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Số thứ tự	Tên phông/khối tài liệu, mục lục số	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tên đề hồ sơ/ tài liệu

 

Kiên Giang, ngày…… tháng……năm ……..
GIÁM ĐỐC (ký tên, đóng dấu)	Viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu (ký, ghi rõ họ tên)	Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

2. Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

2.1. Trình tự thực hiện

a) Thủ tục cấp bản sao

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử phê duyệt.

- Bước 3: Viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu, sau đó trả bản sao tài liệu cho độc giả tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

b) Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Bước 3: Viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

2.2. Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức thực hiện trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.3. Thành phần, số lượng và hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu số 03);

- Bản lưu bản sao tài liệu.

b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu:

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Mẫu số 04);

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

c) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.4. Thời hạn giải quyết

- Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

- Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

- Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu phải xin chủ trương của Chủ tịch UBND tỉnh, chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Các cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu.

2.6 Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang.

2.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực.

2.8. Lệ phí

Thực hiện theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

2.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Mẫu số 03: Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Mẫu số 04: Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Phụ lục VII: Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ);

- Phụ lục IX: Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).

2.10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;

- Quyết định số 1173/QĐ-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang;

- Quyết định số 331/QĐ-SNV ngày 17 tháng 6 năm 2022 của Sở Nội vụ ban hành các biểu mẫu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang.

 

Mẫu số 03

SỞ NỘI VỤ TỈNH KIÊN GIANG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-----------------------

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU

Số: …………….

Họ và tên độc giả:………………………………………………..…………..

Số Căn cước công dân/CMND hoặc Số Hộ chiếu:……………………….....

Số thứ tự	Tên phông	Ký hiệu hồ sơ/tài liệu	Tên văn bản/tài liệu	Từ tờ đến tờ	Tổng số trang	Ghi chú

 

Kiên Giang, ngày…..tháng…..năm…..
GIÁM ĐỐC (ký tên, đóng dấu)	Viên chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu (ký, ghi rõ họ tên)	Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

Mẫu số 04

SỞ NỘI VỤ TỈNH KIÊN GIANG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-----------------------

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

Số: …………….

Họ và tên độc giả:………………………………………………..…………..

Số Căn cước công dân/CMND hoặc Số Hộ chiếu:............................................................

Số thứ tự	Tên phông	Ký hiệu hồ sơ/tài liệu	Tên văn bản/tài liệu	Từ tờ đến tờ	Tổng số trang	Ghi chú

 

Kiên Giang, ngày…...tháng…..năm…..
GIÁM ĐỐC (ký tên, đóng dấu)	Viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu (ký, ghi rõ họ tên)	Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

3. Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

3.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cá nhân đăng ký thường trú;

- Bước 2: Sở Nội vụ kiểm tra hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ (Mẫu số 12); quyết định cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

3.2. Cách thức thực hiện

Cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cá nhân đăng ký thường trú.

3.3. Thành phần, số lượng và hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ đề nghị Cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Mẫu số 10);

- Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ;

- Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc (Mẫu số 13);

- Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề;

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

- Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

b) Thành phần hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (Mẫu số 12);

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);

- Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan.

c) Số lượng hồ sơ: 01 bộ

3.4. Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Cá nhân có nhu cầu cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

3.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cá nhân đề nghị cấp, cấp lại chứng chỉ đăng ký thường trú.

3.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

3.8. Lệ phí

Không có

3.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Phiếu tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề.

3.10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;

3.11. Biểu mẫu

Mẫu Đơn đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Phiếu tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo quy định của Thông tư số 09/2014/TT-BNV.

 

Mẫu số 10

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……………, ngày …… tháng …… năm 20……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh ………………………………….

Họ và tên: ...................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ...............................................................................................

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ................................................................................

Chứng minh nhân dân số: ………………………. Ngày cấp: ..................................

Nơi cấp: ......................................................................................................................

Điện thoại: …………………………. Email (nếu có): ..............................................

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có) .............................

.....................................................................................................................................

Lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu trữ: .........................................................................

.....................................................................................................................................

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

1.	Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)	□
2.	Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề	□
3.	Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ	□
4.	Sơ yếu lý lịch	□
5.	Hai (02) ảnh 2x3 cm	□

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.

 

NGƯỜI LÀM ĐƠN (Ký và ghi rõ họ, tên)

 

Mẫu số 11

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

…………. ngày …… tháng …… năm 20……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh ……………………………..

Họ và tên: ...................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ...............................................................................................

Chỗ ở hiện nay: ...........................................................................................................

Chứng minh nhân dân số: …………………………… Ngày cấp: ................................

Nơi cấp: ......................................................................................................................

Điện thoại: ………………………… Email (nếu có): ....................................................

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có) .............................

.....................................................................................................................................

Thời gian đã cấp Chứng chỉ hành nghề: ....................................................................

Lý do xin cấp lại Chứng chỉ hành nghề:

1.	Hết thời hạn sử dụng	□
2.	Bổ sung nội dung hành nghề	□
3.	Bị hư hỏng	□
4.	Bị mất	□

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

1.	Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ	□
2.	Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề (trường hợp bổ sung nội dung hành nghề)	□
3.	Hai (02) ảnh 2 x 3 cm	□

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi.

 

NGƯỜI LÀM ĐƠN (Ký và ghi rõ họ, tên)

 

Mẫu số 12

UBND TỈNH KIÊN GIANG SỞ NỘI VỤ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ....../PTN-SNV

 

PHIẾU TIẾP NHẬN

Hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Họ và tên: ................................................................................................................. ;

Địa chỉ liên hệ: ......................................................................................................... ;

Điện thoại:................................................................................................................. ;

Hình thức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Cấp □ Cấp lại □

Đã nhận hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ	□
2. Bản sao có chứng thực văn bằng, Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)	□
3. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề	□
4. Sơ yếu lý lịch	□
5. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ	□
6. Hai (02) ảnh 2 x 3 cm	□

Ngày trả kết quả: ……………………………………………………………………

 

………….., ngày ….. tháng ….. năm 20... NGƯỜI TIẾP NHẬN HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ, tên)

 

Mẫu số 13

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

…………. ngày …… tháng …… năm 20……

GIẤY XÁC NHẬN
THỜI GIAN LÀM VIỆC TRONG LĨNH VỰC HÀNH NGHỀ

I. Phần tự khai

Họ và tên: ...................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ...............................................................................................

Chỗ ở hiện nay: ...........................................................................................................

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ................................................................................

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành: ……………………. Năm tốt nghiệp: ........................

Đã thực hiện công việc chuyên môn về lĩnh vực: ......................................................

…………………………………………………………………………………………………

Tại ...............................................................................................................................

II. Phần cơ quan, tổ chức xác nhận

Cơ quan, tổ chức......................................................................................... xác nhận:

Ông/bà: .......................................................................................................................

1. Thời gian công tác: từ …………………………. đến ............................................

2. Nội dung công việc đã thực hiện: ...........................................................................

3. Năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp: ....................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

 

NGƯỜI KHAI (Ký và ghi rõ họ, tên)

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)