QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG “PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ CÁC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN ĐÃ ĐƯỢC CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN”

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2005;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng;

Thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 517/TTr-STP ngày 30 tháng 3 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng “Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận”, gồm 04 Chương, 11 Điều.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký ban hành.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG “PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ CÁC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN BẤT ĐỘNG SẢN ĐÃ ĐƯỢC CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN”
(Ban hành kèm theo Quyết định số 23/2015/QĐ-UBND ngày 27 tháng 4 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành, sử dụng và cung cấp thông tin lên hệ thống “Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận” (viết tắt là Quy chế quản lý, vận hành) bao gồm:

a) Cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu lên “Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận” (viết tắt là Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng);

b) Biên tập và quản lý Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;

c) Cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu lên hệ thống cơ sở dữ liệu bị phong tỏa;

d) Các công tác khác trên Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Quy định này áp dụng cho công chức, viên chức thuộc Sở Tư pháp, các sở, ban, ngành liên quan, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; công chứng viên, nhân viên các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.

Điều 2. Tính năng của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận;

2. Kết nối, liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng;

3. Chia sẻ thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng;

4. Xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin liên quan đến các tài sản đã bị phong tỏa, thông tin về các thửa đất đã có quyết định thu hồi trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận nhằm phòng, chống rủi ro cho các tổ chức, cá nhân và bảo đảm an toàn cho công chứng viên khi tiến hành công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản.

Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm khi vận hành trang tin điện tử

1. Lợi dụng cung cấp thông tin nhằm mục đích:

a) Chống lại Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; phá hoại khối đại đoàn kết toàn dân; tuyên truyền chiến tranh xâm lược; gây hận thù, mâu thuẫn giữa các dân tộc, sắc tộc, tôn giáo; tuyên truyền, kích động bạo lực, dâm ô, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong, mỹ tục của dân tộc;

b) Tiết lộ bí mật Nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác đã được pháp luật quy định;

c) Đưa các thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức; danh dự, nhân phẩm của công dân;

d) Truyền bá các tác phẩm báo chí, tác phẩm văn học, nghệ thuật, các xuất bản phẩm vi phạm các quy định của pháp luật về báo chí, xuất bản.

2. Thực hiện các hành vi bị cấm theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng.

3. Sử dụng những thông tin, hình ảnh của cá nhân vi phạm các quy định tại Điều 31, Điều 38 Bộ luật Dân sự.

4. Cung cấp thông tin vi phạm các quy định về sở hữu trí tuệ, về giao dịch thương mại điện tử và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, vận hành

1. Việc quản lý, vận hành, cung cấp, truyền đưa, lưu trữ, sử dụng thông tin điện tử trên Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, pháp luật về sở hữu trí tuệ, pháp luật về báo chí, xuất bản, bảo vệ bí mật Nhà nước, bản quyền, quảng cáo và các quy định quản lý trang tin điện tử; khuyến khích việc sử dụng Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng để nâng cao năng suất lao động, hỗ trợ cải cách hành chính, thông tin cập nhật nhanh chóng, chính xác.

2. Tạo điều kiện thuận lợi cho công chức, viên chức thuộc Sở Tư pháp, các sở, ban, ngành liên quan và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; công chứng viên, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng tham gia cung cấp và sử dụng thông tin trên Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng; đồng thời tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục, hướng dẫn pháp luật về thông tin điện tử, ngăn chặn những hành vi lợi dụng gây ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục, vi phạm các quy định của pháp luật.

Điều 5. Quản lý Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng

1. Mọi hoạt động của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về quản lý thông tin trên mạng Internet, các quy định của pháp luật có liên quan; thực hiện nghiêm túc Quyết định số 71/2012/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế về đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.

2. Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Sở Tư pháp. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về những vấn đề liên quan đến Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Ban Quản trị Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm tham mưu Giám đốc Sở Tư pháp các nội dung sau đây:

a) Xây dựng, quản lý, vận hành bảo đảm hoạt động thường xuyên của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Cấp quyền truy cập (Username và Password) cho từng tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức, cá nhân liên quan khi có nhu cầu (sau khi được Giám đốc Sở Tư pháp phê duyệt);

c) Hướng dẫn việc cập nhật, chỉnh sửa, xóa thông tin đã đăng tải cho tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức, cá nhân liên quan; cài đặt, cập nhật, chỉnh sửa, xóa thông tin đã đăng tải trên trang tin điện tử;

d) Cấp lại mật khẩu (password) cho tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu;

đ) Khắc phục sự cố lỗi kỹ thuật trong quá trình hoạt động của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;

e) Thực hiện rà soát, thống kê, phân loại hồ sơ công chứng trên toàn hệ thống theo chỉ đạo của cấp trên;

g) Kịp thời báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh và các cơ quan có liên quan khi hệ thống Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng bị sự cố mất an toàn về an ninh để phối hợp khắc phục và truy vết.

Điều 6. Kinh phí hoạt động cho Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng

Kinh phí duy trì hoạt động cho Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng do các tổ chức hành nghề công chứng đóng góp theo nội dung Mục V của Đề án “Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận”. Giám đốc Sở Tư pháp duyệt chi theo đề nghị của Ban Quản trị Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

Chương III

CUNG CẤP VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN, DỮ LIỆU

Điều 7. Nội dung thông tin, dữ liệu được cập nhật

Thông tin, dữ liệu được cập nhật trên Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các trường dữ liệu sau:

1. Hệ thống dữ liệu công chứng:

a) Mã hồ sơ;

b) Tên chủ sở hữu;

c) Địa chỉ chủ sở hữu;

d) Số giấy chứng nhận tài sản;

đ) Địa chỉ tài sản;

2. Hệ thống dữ liệu quản lý tài sản bị phong tỏa:

a) Số công văn;

b) Ngày gửi;

c) Nơi gửi;

d) Tên chủ tài sản;

đ) Địa chỉ tài sản.

Điều 8. Hình thức cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu

1. Hệ thống sẽ ẩn với toàn bộ các user không được phép cập nhật và xem thông tin công chứng.

2. Cấp quyền cho từng tổ chức hành nghề công chứng: khi các tổ chức hành nghề công chứng được cấp quyền (Username và Password) thì có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin của chính tổ chức mình; đồng thời phối hợp cập nhật thông tin tài sản bị phong tỏa, đất bị thu hồi.

3. Tìm kiếm, phân loại hồ sơ công chứng trên toàn hệ thống (kể cả các dữ liệu công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng khác trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận); các tổ chức hành nghề công chứng có thể tự đóng hồ sơ công chứng của mình khi đã hoàn thành (khi đó dữ liệu chỉ có thể xem, không có khả năng xóa, sửa); có khả năng tạo các user được quyền tìm kiếm, phân loại hồ sơ trên toàn hệ thống (sử dụng cho người kiểm soát chung và lãnh đạo Sở).

Điều 9. Trách nhiệm phối hợp cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu của tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến bất động sản đã được công chứng lên Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng đã được phân quyền.

2. Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng bố trí công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận các ý kiến góp ý, phản ánh của cá nhân, đơn vị, tổ chức khác; khi nhận thông tin góp ý, phản ánh hoặc khi Hệ thống Phần mềm cơ sở dữ liệu có sự cố mất an toàn về an ninh, người được giao nhiệm vụ phải báo cáo Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng xử lý hoặc báo cáo Sở Tư pháp ngay để phối hợp khắc phục và truy vết. Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp về nội dung thông tin, dữ liệu do công chức, viên chức, nhân viên thuộc tổ chức mình cập nhật.

Điều 10. Thời hạn cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu

1. Các thông tin, dữ liệu được quy định tại Điều 6 của Quy chế này phải được cung cấp ngay sau khi hoàn thành hồ sơ công chứng và khi tiếp nhận văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền về tài sản bị phong tỏa, đất bị thu hồi (chậm nhất là 18 giờ hàng ngày).

2. Mọi sự thay đổi của nội dung thông tin phải được cung cấp kịp thời để công bố chính thức lên Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp:

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở, ngành có liên quan hướng dẫn vận hành, sử dụng Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Thành lập Ban Quản trị Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng giúp Giám đốc Sở Tư pháp quản lý, vận hành, bảo đảm hoạt động thường xuyên của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;

c) Cấp quyền (Username và Password) cho từng tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan, đơn vị liên quan;

d) Tổ chức triển khai thực hiện các nội dung quy định tại khoản 4 Mục IV của Đề án “Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận”.

2. Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai vận hành, sử dụng Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng; kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai vận hành Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng trên thực tế.

b) Phối hợp Sở Tư pháp triển khai thực hiện các nội dung quy định tại khoản 4 Mục IV và khoản 2 Mục VI Đề án Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường:

a) Phối hợp với Sở Tư pháp và các ngành liên quan trong việc chia sẻ dữ liệu thông tin chung về bất động sản (về đất đai) để đảm bảo việc vận hành, sử dụng Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện các nội dung quy định tại khoản 3 Mục VI Đề án Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh:

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện các nội dung quy định tại khoản 5 Mục VI Đề án Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Các sở, ban, ngành liên quan:

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung có liên quan trong Đề án Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố:

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện các nội dung tại điểm b khoản 6 Mục VI Đề án Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Giám đốc các Sở: Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng căn cứ vào Quy chế này, phân công nhiệm vụ cụ thể cho công chức, viên chức, nhân viên tổ chức thực hiện, đảm bảo sự hoạt động của Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng theo đúng quy định.

Quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh cho phù hợp./.