QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Quyết định số 43/QĐ-UB ngày 27 tháng 3 năm 1982 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 32/2003/QĐ-UB ngày 11 tháng 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 18/QĐ-TTg ngày 04 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Tổ tiếp nhận và trả kết quả.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Tư pháp, Tổ trưởng Tổ tiếp nhận và trả kết quả, Thủ trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở Tư pháp có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
(Ban hành kèm theo quyết định số 227/QĐ-STP-TC ngày 06 tháng 7 năm 2006 của Giám đốc Sở Tư pháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tổ tiếp nhận và trả kết quả (viết tắt là Tổ NTKQ) có nhiệm vụ tiếp nhận, hướng dẫn, trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp theo cơ chế "một cửa". Tổ NTKQ chỉ tiếp nhận những hồ sơ đủ thủ tục theo quy định.

Điều 2. Các loại hồ sơ được tiếp nhận tại Tổ Tiếp nhận và trả kết quả

Tổ NTKQ tiếp nhận và trả các loại hồ sơ sau:

A. Hồ sơ Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch:

1. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài;

2. Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài;

3. Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài;

4. Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài;

5. Đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài;

6. Đăng ký lại sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài;

7. Ghi chú hộ tịch;

8. Nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài;

9. Cải chính thay đổi hộ tịch có yếu tố nước ngoài;

10. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch các loại;

11. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài;

12. Cấp phiếu lý lịch tư pháp;

13. Hồ sơ liên quan đến quốc tịch (nhập, thôi, mất, trở lại quốc tịch Việt Nam; chứng nhận có hoặc không có quốc tịch Việt Nam);

B. Hồ sơ hành nghề luật sư:

1. Đăng ký thành lập tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;

2. Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung giấy đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;

3. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hình thức hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;

4. Hồ sơ đăng ký tạm ngừng, chấm dứt hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;

5. Đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài tại Việt Nam;

6. Đăng ký việc thay đổi nội dung Giấy phép thành lập Tổ chức hành nghề Luật sư nước ngoài tại Việt Nam;

C. Hồ sơ hoạt động tư vấn pháp luật:

1. Đăng ký hoạt động của Trung tâm tư vấn pháp luật và cấp Giấy chứng nhận tư vấn viên pháp luật;

2. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Trung tâm tư vấn pháp luật.

Điều 3. Nguyên tắc làm việc của Tổ Tiếp nhận và trả kết quả

1. Mỗi loại hồ sơ khách hàng chỉ cần nộp và nhận kết quả giải quyết tại một nơi.

2. Hồ sơ được tiếp nhận phải đầy đủ các giấy tờ hợp lệ theo quy định.

3. Hồ sơ được trả kết quả theo thời gian ghi trong phiếu hẹn. Trường hợp trả kết quả sớm hơn phải được sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách.

4. Khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng bổ túc hồ sơ được thực hiện bằng hình thức phiếu yêu cầu bổ túc hồ sơ có chữ ký của cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Trong quá trình giải quyết, việc đề nghị khách hàng bổ sung hồ sơ phải có ý kiến của Trưởng phòng chuyên môn.

Điều 4. Quy tắc ứng xử của cán bộ tiếp nhận và trả kết quả

1. Cán bộ công chức có thái độ tiếp khách tận tình, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng.

2. Khi gặp khó khăn, vướng mắc hoặc khách hàng đưa ra yêu cầu khác với quy trình, thủ tục thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải báo cáo xin ý kiến Phó Phòng phụ trách Tổ NTKQ.

3. Trong giờ hành chính, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả phải mặc trang phục theo quy định của Sở, đeo thẻ công chức.

4. Thực hiện đúng các quy định pháp lệnh Cán bộ, công chức.

5. Nếu phát hiện khách hàng gửi tiền hoặc quà biếu kèm theo hồ sơ thì cán bộ phải kiên quyết từ chối. Trường hợp sau khi khách hàng đã ra về mới phát hiện tiền hoặc quà biếu thì phải báo cáo lãnh đạo để xử lý.

6. Cán bộ công chức không được thực hiện các hành vi sau:

a) Tự ý thực hiện các công việc khác so với quy trình, thủ tục đã quy định;

b) Nhận quà biếu và tiền hối lộ,

c) Các hành vi nhũng nhiễu khác;

Điều 5. Nhiệm vụ của phòng chuyên môn

Khi giải quyết hồ sơ, phòng chuyên môn có nhiệm vụ sau:

1. Quản lý các hồ sơ do Tổ NTKQ gửi đến.

2. Theo dõi, phân công chuyên viên thụ lý giải quyết hồ sơ, đảm bảo đúng pháp luật và thời gian quy định.

Điều 6. việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ được thực hiện trong giờ hành chính

- Sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30;

- Chiều từ 13 giờ đến 17 giờ.

Chương II

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 7. Tổ chức và nhân sự của Tổ Tiếp nhận và trả kết quả

1. Tổ NTKQ do một Phó Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch làm Tổ trưởng.

2. Cán bộ làm việc tại Tổ NTKQ là Chuyên viên của Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch được Trưởng phòng phân công làm việc ở bộ Phận này.

3. Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp cán bộ, công chức làm việc tại Tổ NTKQ; theo dõi, quản lý tổ chức thực hiện quy trình thủ tục hành chính và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về kết quả hoạt động của Tổ NTKQ.

Điều 8. Nhiệm vụ của Tổ Tiếp nhận và trả kết quả

Tổ NTKQ có những nhiệm vụ sau:

1. Tổ chức tiếp công dân tại nơi làm việc của Tổ NTKQ để giải quyết các yêu cầu về hộ tịch lý lịch tư pháp, quốc tịch, đăng ký hoạt động Luật sư, đăng ký hoạt động tư vấn pháp luật thuộc phạm vi thẩm quyền của Sở Tư pháp.

2. Trường hợp yêu cầu của công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn để công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

3. Hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của công dân; hướng dẫn khách hàng đến đóng lệ phí tại quầy thu ngân.

4. Chuyển hồ sơ đã tiếp nhận đến bộ phận chuyên môn để xử lý hồ sơ theo quy trình.

5. Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, công dân theo phiếu hẹn.

Điều 9. Nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ Tiếp nhận và trả kết quả

1. Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ, công chức của Tổ NTKQ.

2. Theo dõi, nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc Tổ NTKQ; phối hợp với lãnh đạo các phòng chuyên môn kịp thời giải quyết những vướng mắc, những hồ sơ liên quan đến nội dung công việc của nhiều phòng.

3. Tiếp nhận và trực tiếp hướng dẫn, giải quyết các ý kiến phản ánh, thắc mắc, khiếu nại của công dân về hồ sơ hộ tịch, lý lịch tư pháp, quốc tịch, hành nghề Luật sư, đăng ký hoạt động tư vấn pháp luật và cấp Giấy chứng nhận tư vấn viên pháp luật. Trường hợp công dân chưa đồng ý với cách giải quyết của Tổ NTKQ thì báo cáo Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch xem xét giải quyết hoặc Trưởng Phòng báo cáo Phó Giám đốc phụ trách giải quyết theo thẩm quyền.

4. Kiểm tra, đốn đốc, chấn chỉnh những sai sót trong quá trình làm việc của cán bộ, công chức khi giao tiếp với tổ chức, công dân.

5. Báo cáo cho Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch về việc tiếp nhận và trả kết quả đối với các trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 19. Quy chế này.

6. Báo cáo Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý 1ịch tư pháp - Quốc tịch, Ban Giám đốc Sở tình hình thực hiện công tác của Tổ NTKQ theo quy định về chế độ thông tin báo cáo.

Chương III

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 10. Mọi quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian giải quyết, lệ phí được niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan Sở Tư pháp và trên trang Web của Sở.

Điều 11. Hướng dẫn hồ sơ

Cán bộ hướng dẫn hồ sơ có nhiệm vụ sau:

1. Căn cứ vào các thủ tục quy định cho từng loại hồ sơ hướng dẫn khách hàng khi có yêu cầu;

2. Bán hồ sơ khi khách hàng có yêu cầu;

3. Quyết toán, báo cáo thu nộp tiền bán hồ sơ cho Văn phòng Sở vào buổi chiều thứ sáu hàng tuần.

Điều 12. Tiếp nhận hồ sơ

1. Việc tiếp nhận hồ sơ phải theo số thứ tự của hệ thống phát số tự động. Trường hợp khách hàng là người già, người tàn tật, phụ nữ có thai thì được ưu tiên nhận hồ sơ ngay, không phải lấy số thứ tự.

2. Đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: cán bộ tiếp nhận cấp Phiếu hẹn và ký tên xác nhận (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm trả hồ sơ và các lưu ý khác), hướng dẫn khách hàng đến bộ Phận thu ngân để nộp lệ phí.

3. Đối với hồ sơ không đầy đủ, không đảm bảo nội dung, không đảm bảo yêu cầu theo quy định của pháp luật; cán bộ tiếp nhận hồ sơ ghi phiếu hướng dẫn, yêu cầu bổ sung, sửa đổi nội dung hoặc đổi tên (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung hoặc nội dung sửa đổi, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của cán bộ tiếp nhận hồ sơ) và từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp đương sự không bổ túc hoặc có ý kiến khác, cán bộ nhận hồ sơ hướng dẫn đương sự gặp Tổ trưởng Tổ NTKQ để xem xét, giải quyết.

4. Cán bộ tiếp nhận chịu trách nhiệm về tính chính xác đầy đủ thủ tục của hồ sơ đã nhận.

Điều 13. Thu lệ phí

Nhân viên thu ngân có các nhiệm vụ:

1. Thu lệ phí đúng quy định; cấp phiếu hẹn có ghi ngày hẹn trả hồ sơ cho khách hàng; ghi số biên lai vào bộ hồ sơ.

2. Kiểm tra tiền thu lệ phí, cùng với cán bộ tiếp nhận đối chiếu số lượng hồ sơ đã nhận đảm bảo đầy đủ chính xác.

3. Nộp khoản tiền thu được ngay trong ngày cho bộ phận kế toán của văn phòng Sở vào lúc 16 giờ 30 phút. Số lệ phí phát sinh sau 16 giờ 30 phút sẽ nộp tiếp vào đầu giờ ngày hôm sau.

4. Thực hiện đầy đủ việc ghi chép sổ quỹ, biên lai thu lệ Phí theo yêu cầu của kế toán Văn phòng Sở.

5. Báo cáo cho Tổ trưởng Tổ NTKQ các vướng mắc phát sinh để kịp thời giải quyết.

Điều 14. Chuyển hồ sơ cho bộ phận xử lý hồ sơ

1. Tổ NTKQ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn để xử lý hồ sơ ngay trong ngày; đồng thời Tổ trưởng báo cáo Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch về số lượng hồ sơ nhận, trả.

2. Việc bàn giao hồ sơ phải được ký nhận vào Sổ giao nhận hồ sơ. Cán bộ giao, nhận có trách nhiệm kiểm tra số lượng hồ sơ và chịu trách nhiệm về việc mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ tài liệu.

Điều 15. Xử lý hồ sơ

1. Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch có nhiệm vụ tham mưu giải quyết xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp, quốc tịch.

Phòng Bổ trợ tư pháp có nhiệm vụ tham mưu giải quyết những việc thuộc lĩnh vực hành nghề luật sư, hoạt động tư vấn pháp luật.

2. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, việc đề nghị khách hàng bổ túc hồ sơ chỉ thực hiện một lần khi có sự đồng ý của Trưởng phòng chuyên môn.

Tổ trưởng Tổ NTKQ tiếp nhận các yêu cầu bổ sung hồ sơ và chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện việc liên hệ với khách hàng đề nghị bổ sung hồ sơ. Trường hợp khách hàng không đồng ý bổ túc hồ sơ thì Tổ trưởng Tổ NTKQ báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách để quyết định.

3. Khi xử lý hồ sơ, cán bộ có nhiệm vụ kiểm tra, xem xét hồ sơ và thực hiện các bước theo quy trình giải quyết hồ sơ. Các văn bản phát hành đi đều phải ghi tên cán bộ công chức ở góc phải phía dưới.

4. Đối với loại công việc mà Giám đốc Sở ủy quyền cho Trưởng phòng chuyên môn giải quyết thì Trưởng phòng ký duyệt hồ sơ. Đối với loại công việc thuộc thẩm quyền của Ban Giám đốc Sở thì Trưởng phòng trình Ban Giám đốc Sở ký duyệt hồ sơ.

Điều 16. Giao trả kết quả giải quyết cho Tổ Tiếp nhận và trả kết quả

1. Cán bộ xử lý hồ sơ có nhiệm vụ giao kết quả giải quyết cho Tổ NTKQ trước thời hạn trả hồ sơ ghi trong phiếu hẹn ít nhất là 01 ngày. Hồ sơ chuyển cho Tổ NTKQ là hồ sơ đã được người có thẩm quyền ký tên, đóng dấu.

2. Việc bàn giao hồ sơ phải có Sổ giao nhận. Cán bộ giao, nhận có trách nhiệm kiểm tra số lượng hồ sơ, tài liệu có trong hồ sơ và chịu trách nhiệm về việc mất mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu (nếu có).

Điều 17. Trả kết quả hồ sơ

1. Việc trả kết quả chỉ được thực hiện khi công dân đem phiếu hẹn và các giấy tờ theo quy định nộp tại quầy trả hồ sơ.

2. Cán bộ trả hồ sơ phải kiểm tra hồ sơ trước khi trả kết quả, hướng dẫn khách hàng đọc, kiểm tra nội dung, ký tên vào hồ sơ, giấy tờ theo quy định và trả hồ sơ cho khách hàng.

3. Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian như đã hẹn thì Tổ trưởng Tổ NTKQ có trách nhiệm thông báo cho công dân biết lý do và ghi nhận lại thời gian trả kết quả.

4. Trong trường hợp hết thời hạn trả hồ sơ mà không có người đến nhận thì cán bộ trả hồ sơ phải trình lãnh đạo phòng chuyên môn theo lĩnh vực công tác được phân công để xử lý.

5. Hằng tuần, cán bộ trả hồ sơ có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch để phối hợp với Văn phòng, Phòng Bổ trợ tư pháp chuyển hồ sơ lưu trữ theo quy định.

Điều 18. Tiếp nhận, xử lý, trả hồ sơ trước thời hạn quy định

1. Đối với những hồ sơ vì lý do chính đáng có yêu cầu giải quyết trước thời hạn hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ sau khi tiếp nhận do Trưởng phòng chuyên môn trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách quyết định.

2. Sau khi có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Sở, Tổ NTKQ chuyển ngay hồ sơ cho phòng chuyên môn để kịp thời, giải quyết hồ sơ. Trong quá trình xử lý những loại hồ sơ trên, nếu có vướng mắc thì Trưởng phòng chuyên môn phải kịp thời báo cáo ngay với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách để có ý kiến chỉ đạo.

Điều 19. Lưu trữ hồ sơ

1. Hồ sơ hộ tịch, lý lịch tư pháp, quốc tịch do Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch phối hợp với Văn phòng thực hiện việc lưu trữ, quản lý. Hồ sơ hành nghề luật sư, tư vấn pháp luật đo Phòng Bổ trợ tư pháp quản lý và đưa vào lưu trữ theo quy định.

2. Cán bộ xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực hành nghề luật sư, tư vấn pháp luật thực hiện cập nhật nội dung vào Sổ đăng ký hoạt động và lưu hồ sơ quản lý theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Trách nhiệm triển khai thực hiện

1. Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch và Phòng Bổ trợ tư pháp có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, Quy chế có thể được sửa đổi, bổ sung phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn hoạt động của cơ quan Sở.

3. Các phòng chuyên môn có trách nhiệm phối hợp triển khai thực hiện Quy chế về tổ chức và hoạt động của Tổ NTKQ, kịp thời kiến nghị Giám đốc Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh Quy chế.

SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH