QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CẤP, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG MÃ SỐ KHÁCH HÀNG THƯỜNG XUYÊN VÀ TÀI KHOẢN ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN

CỤC TRƯỞNG CỤC ĐĂNG KÝ QUỐC GIA GIAO DỊCH BẢO ĐẢM

Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Thông tư số 22/2010/TT-BTP ngày 6/12/2010 hướng dẫn về đăng ký, cung cấp thông tin trực tuyến giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo việc kê biên tài sản thi hành án;

Căn cứ Quyết định số 432/QĐ-BTP ngày 23 tháng 02 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế cấp, quản lý, sử dụng mã số khách hàng thường xuyên và tài khoản đăng ký trực tuyến.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Lãnh đạo Cục, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Giám đốc Trung tâm đăng ký của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CẤP, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG MÃ SỐ KHÁCH HÀNG THƯỜNG XUYÊN VÀ TÀI KHOẢN ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 22/QĐ-CĐKGDBĐ ngày 31 tháng 3 năm 2011 của Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc cấp, quản lý, sử dụng mã số khách hàng thường xuyên và tài khoản đăng ký trực tuyến đối với Hệ thống đăng ký trực tuyến của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh

Quy chế này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến; các đơn vị thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 3. Nguyên tắc cấp, quản lý, sử dụng mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

1. Mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến được cấp theo những nguyên tắc như sau:

a) Trên cơ sở hồ sơ yêu cầu cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến (sau đây gọi chung là hồ sơ);

b) Mỗi tổ chức, cá nhân là người yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo việc kê biên tài sản thi hành án được cấp một mã số khách hàng thường xuyên và tài khoản đăng ký trực tuyến.

2. Mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến được quản lý, sử dụng theo những nguyên tắc như sau:

a) Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm có quyền quyết định việc kích hoạt, kích hoạt lại, tạm khóa, khóa, hủy bỏ mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến;

b) Tổ chức, cá nhân được cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến không được cho tổ chức, cá nhân khác mượn mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến đó để thực hiện việc đăng ký, yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo kê biên tài sản thi hành án hoặc sử dụng vào mục đích khác trái quy định pháp luật, đạo đức xã hội.

Chương II

CẤP VÀ QUẢN LÝ MÃ SỐ KHÁCH HÀNG THƯỜNG XUYÊN, TÀI KHOẢN ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN

Điều 4. Mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

1. Mỗi mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến là duy nhất và không trùng lắp, được cấp cho mỗi đơn vị tổ chức, cá nhân có yêu cầu.

2. Mã số khách hàng thường xuyên được ký hiệu bằng một dãy số gồm 9 chữ số.

3. Tài khoản đăng ký trực tuyến gồm 2 phần như sau:

a) Tên đăng nhập là tên của cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản đăng ký trực tuyến, được viết liền và không dấu, do Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm cấp, khách hàng thường xuyên không được thay đổi, cụ thể:

- Tên của cá nhân: Là tên đầy đủ của cá nhân đó.

Ví dụ: Tên đăng nhập của Nguyễn Văn A là: Nguyenvana

- Tên của tổ chức: Là tên viết tắt của tổ chức đó.

Ví dụ:

+ Tên đăng nhập của Ngân hàng TMCP Đông Á là: NHDongA

+ Tên đăng nhập của Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam là: CTTCNHNO&PTNT

- Trường hợp khách hàng thường xuyên là chi nhánh của tổ chức thì tên đăng nhập được quy định như sau:

+ Tên viết tắt của tổ chức;

+ Dấu gạch dưới;

+ Chữ cái hoa viết tắt của chi nhánh;

+ Tên chi nhánh.

Ví dụ:

+ Tên đăng nhập của ngân hàng TMCP Đông Á Chi nhánh Hà Nội là:

NHDongA_CNHanoi

+ Tên đăng nhập của Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam Chi nhánh Đà Nẵng là:

CTTCNHNO&PTNT_CNDanang

- Trường hợp khách hàng thườg xuyên là phòng giao dịch của chi nhánh của tổ chức thì tên đăng nhập được quy định như sau:

+ Tên viết tắt của tổ chức;

+ Dấu gạch dưới;

+ Chữ cái hoa viết tắt của chi nhánh;

+ Tên chi nhánh;

+ Dấu gạch dưới;

+ Chữ cái hoa viết tắt của phòng giao dịch;

+ Tên phòng giao dịch.

Ví dụ: Tên đăng nhập của Ngân hàng TMCP Đông Á Chi nhánh Hà Nội, Phòng giao dịch số 1 là: NHDongA_CNHanoi_PGD1

Lưu ý:

Khi cấp tên đăng nhập, có thể viết tắt tên một số tổ chức, cách viết thống nhất như sau:

- Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn: NO&PTNT;

- Ngân hàng đầu tư và phát triển: ĐT&PT;

- Ngân hàng TMCP Việt Nam thịnh vượng: VP;

- Ngân hàng phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long: ĐBSCL;

- Công ty cho thuê tài chính: CTTC;

b) Mật khẩu gồm 8 ký tự, trong đó có chữ hoa, chữ thường và số. Mật khẩu được phép thay đổi; khách hàng thường xuyên chịu trách nhiệm quản lý mật khẩu đã được cấp.

Điều 5. Quy trình cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

Việc cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến thực hiện theo quy trình như sau:

1. Nộp hồ sơ.

2. Tiếp nhận hồ sơ.

3. Xem xét hồ sơ; cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến đối với trường hợp hồ sơ hợp lệ.

4. Hướng dẫn sử dụng mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến.

Điều 6. Yêu cầu cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

1. Các tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đến Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm (nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện).

2. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ như sau:

a) Đơn yêu cầu đăng ký khách hàng thường xuyên;

b) Bản sao có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn một trong các loại giấy tờ như sau: Chứng minh nhân dân, chứng minh sỹ quan, chứng minh quân đội, giấy chứng nhận cảnh sát nhân dân, giấy chứng minh an ninh nhân dân hoặc giấy chứng nhận công nhân, nhân viên trong lực lượng công an nhân dân (nếu người đề nghị cấp là cá nhân); Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép đầu tư hoặc Quyết định thành lập (nếu người yêu cầu là tổ chức).

Trong trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thì tổ chức, cá nhân chỉ phải nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình bản gốc một trong các loại giấy tờ xác định tư cách pháp lý nêu trên để đối chiếu.

3. Đơn yêu cầu đăng ký khách hàng thường xuyên sử dụng theo mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp ban hành.

4. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ thời điểm nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm xem xét, cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến và thông báo kết quả cấp mã số, tài khoản đó cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu bằng phương thức trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến.

5. Việc chấp nhận tư cách khách hàng thường xuyên được thực hiện đồng thời với việc cấp tài khoản đăng ký trực tuyến.

6. Đối với tổ chức, cá nhân đã được chấp nhận là khách hàng thường xuyên trước ngày 20/4/2011 thì Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thông báo mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến cho tổ chức, cá nhân đó để thực hiện việc đăng ký, yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo kê biên tài sản thi hành án.

7. Trường hợp không nhớ mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến, khách hàng thường xuyên phải thông báo bằng văn bản cho Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm để được cấp lại mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến.

Điều 7. Từ chối cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

1. Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm từ chối cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến khi có một trong các căn cứ như sau:

a) Đơn yêu cầu đăng ký khách hàng thường xuyên không đúng mẫu do Bộ Tư pháp ban hành;

b) Thiếu một trong các loại giấy tờ được quy định tại điểm 6.2.b.

2. Trong trường hợp từ chối thì Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm phải có văn bản từ chối gửi cho người yêu cầu đăng ký, trong đó nêu rõ lý do từ chối và hướng dẫn người yêu cầu đăng ký thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 8. Thay đổi thông tin về khách hàng thường xuyên

1. Khách hàng thường xuyên nộp một (01) bản đơn yêu cầu thay đổi thông tin về khách hàng thường xuyên khi có một trong các căn cứ như sau: thay đổi về tên, giấy tờ xác định tư cách pháp lý, địa chỉ của khách hàng thường xuyên; ngừng sử dụng mã số khách hàng thường xuyên.

2. Trường hợp thay đổi về tên, giấy tờ xác định tư cách pháp lý, ngoài việc nộp đơn yêu cầu đăng ký thay đổi thông tin về khách hàng thường xuyên, người yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao giấy tờ nêu tại điểm b khoản 2 Điều 6 của Quy chế này để chứng minh sự thay đổi đó.

3. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đơn yêu cầu thay đổi thông tin về khách hàng thường xuyên, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thực hiện thay đổi thông tin về khách hàng thường xuyên trong hệ thống đăng ký trực tuyến và gửi (trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến) văn bản thông báo về sự thay đổi đó cho khách hàng thường xuyên.

Điều 9. Phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên

1. Khách hàng thường xuyên phải nộp phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên theo quy định của pháp luật. Việc thu, nộp, quản lý, sử dụng phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp.

2. Phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên phải nộp trước ngày 30 tháng 3 hàng năm. Đối với trường hợp đăng ký cấp mã số khách hàng thường xuyên thì chậm nhất 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản chấp nhận khách hàng thường xuyên của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, người yêu cầu đăng ký phải nộp phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên vào tài khoản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

Điều 10. Nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị chức năng của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm trong việc quản lý khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

1. Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm quản lý khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến; Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

a) Tiếp nhận hồ sơ, xem xét và cấp mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến;

b) Thực hiện việc đăng ký thay đổi, xóa đăng ký khách hàng thường xuyên theo quy định;

c) Thống kê khách hàng thường xuyên;

d) Kiểm tra việc thực hiện quy định về mã số khác hàng thường xuyên và tài khoản đăng ký trực tuyến.

2. Phòng Quản lý đăng ký giao dịch, tài sản giúp Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thực hiện nhiệm vụ: Tư vấn, giải đáp nghiệp vụ, pháp luật về giao dịch bảo đảm và đăng ký giao dịch bảo đảm.

3. Phòng Tài chính kế toán giúp Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thực hiện nhiệm vụ: Thu phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên.

4. Phòng cơ sở dữ liệu quốc gia các giao dịch, tài sản giúp Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

a) Hướng dẫn sử dụng mã số khách hành thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến;

b) Hướng dẫn về mặt kỹ thuật cho khách hàng thường xuyên trong việc sử dụng hệ thống đăng ký trực tuyến;

c) Kích hoạt, kích hoạt lại, tạm khóa, khóa, hủy bỏ mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến;

d) Phối hợp với Văn phòng Cục kiểm tra việc thực hiện quy định về mã số khác hàng thường xuyên và tài khoản đăng ký trực tuyến tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản.

5. Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản có nhiệm vụ đảm bảo cho khách hàng thường xuyên thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định tại điểm c, d khoản 1 Điều 12 của Quy chế này.

Chương III

SỬ DỤNG MÃ SỐ KHÁCH HÀNG THƯỜNG XUYÊN, TÀI KHOẢN ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN

Điều 11. Sử dụng mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến

1. Việc sử dụng mã số khách hàng thường xuyên được quy định như sau:

a) Tổ chức, cá nhân sử dụng mã số khách hàng thường xuyên do Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm cấp để thực hiện việc đăng ký và yêu cầu cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo kê biên tài sản thi hành án theo các phương thức sau:

- Đăng ký trực tiếp tại cơ quan đăng ký;

- Qua đường bưu điện;

- Qua fax;

- Qua thư điện tử;

- Đăng ký trực tuyến.

b) Trường hợp khách hàng thường xuyên không thực hiện nghĩa vụ nộp phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên theo quy định tại khoản 2 Điều 9 của Quy chế này thì mã số khách hàng thường xuyên sẽ bị tạm khóa. Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày mã số khách hàng thường xuyên bị tạm khóa, nếu khách hàng thường xuyên vẫn không nộp phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên thì Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm sẽ khóa mã số khách hàng thường xuyên và chỉ kích hoạt lại mã số khách hàng thường xuyên khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ phí sử dụng dịch vụ khách hàng thường xuyên. Để được kích hoạt lại mã số khách hàng thường xuyên, khách hàng gửi Văn bản đề nghị đến Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

2. Việc sử dụng tài khoản đăng ký trực tuyến được quy định như sau:

a) Khách hàng thường xuyên sử dụng tài khoản đăng ký trực tuyến do Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm cấp để đăng ký và tìm kiếm thông tin trực tuyến giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo việc kê biên tài sản thi hành án;

b) Tài khoản đăng ký trực tuyến sẽ bị khóa trong trường hợp khách hàng vi phạm khoản 2, 3 Điều 7 Thông tư số 22/2010/TT-BTP ngày 6/12/2010 của Bộ Tư pháp;

c) Trong trường hợp tài khoản đăng ký đã bị khóa, nếu khách hàng thường xuyên có nhu cầu sử dụng lại tài khoản đăng ký trực tuyến thì nộp Đơn yêu cầu kích hoạt lại tài khoản đến Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm theo một trong các phương thức quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 22/2010/TT-BTP ngày 6/12/2010 của Bộ Tư pháp để được kích hoạt lại tài khoản ngay trong ngày làm việc.

3. Khi tổ chức, cá nhân muốn chấm dứt sử dụng tài khoản đăng ký trực tuyến phải thông báo bằng văn bản cho Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo trên, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm hủy bỏ tài khoản đăng ký trực tuyến đó trong hệ thống đăng ký trực tuyến.

4. Trong trường hợp khách hàng thường xuyên có hành vi vi phạm pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm hoặc không thực hiện, thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ theo quy định của Quy chế này hoặc các nghĩa vụ liên quan đến việc đăng ký giao dịch bảo đảm, hợp đồng, thông báo việc kê biên tài sản thi hành án, thì Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm có quyền quyết định việc hủy bỏ mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến của khách hàng thường xuyên đó.

Điều 12. Quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng thường xuyên

1. Khách hàng thường xuyên có các quyền lợi sau:

a) Được cấp và hướng dẫn sử dụng mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến;

b) Được hướng dẫn truy cập, sử dụng hệ thống đăng ký trực tuyến;

c) Được thanh toán lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin theo ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi qua Kho bạc Nhà nước hoặc thanh toán từ số tiền tạm ứng đã nộp vào tài khoản của Trung tâm Đăng ký;

d) Được tư vấn, giải đáp nghiệp vụ về giao dịch bảo đảm và đăng ký giao dịch bảo đảm;

đ) Được hưởng các dịch vụ khác do Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm cung cấp.

2. Khách hàng thường xuyên có các nghĩa vụ sau:

a) Ghi mã số khách hàng thường xuyên trên đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm;

b) Hoàn thành nghĩa vụ nộp phí, lệ phí theo quy định cho cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Cục có trách nhiệm giúp Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm trong việc đôn đốc, kiểm tra và định kỳ 6 tháng, hàng năm tiến hành sơ kết, tổng kết về tình hình và kết quả thực hiện việc cấp, quản lý và sử dụng mã số khách hàng thường xuyên, tài khoản đăng ký trực tuyến.

2. Lãnh đạo các đơn vị thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm phổ biến và tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này trong phạm vi đơn vị.

3. Giám đốc Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tại thành phố Hà Nội, Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tại thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tại thành phố Đà Nẵng có trách nhiệm:

a) Rà soát, thống kê các khách hàng không phải là khách hàng thường xuyên nhưng vẫn gửi đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm theo các phương thức dành cho khách hàng thường xuyên;

b) Hướng dẫn bằng văn bản cho các khách hàng nêu trên thực hiện các thủ tục đăng ký khách hàng thường xuyên tại Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh, các đơn vị thuộc Cục có trách nhiệm báo cáo Cục trưởng xem xét, quyết định.