Quyết định số 201/2003/QĐ-TTg do Thủ tướng Chính phủ ban hành (được ký thay bởi Phó Thủ tướng Vũ Khoan) về việc thành lập Tiểu ban nội dung phục vụ Hội nghị cấp cao về Diễn đàn hợp tác Á - Âu lần thứ 5 (ASEM 5). Quyết định này quy định chi tiết về cơ cấu nhân sự, chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động và thời hạn làm việc của Tiểu ban nội dung nhằm bảo đảm công tác chuẩn bị chu đáo nhất cho sự kiện đối ngoại quan trọng này.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quyết định áp dụng đối với các thành viên của Tiểu ban nội dung thuộc Uỷ ban Quốc gia chuẩn bị và tổ chức Hội nghị cấp cao ASEM 5, bao gồm Trưởng Tiểu ban, các thành viên đại diện cho các Bộ, ban, ngành liên quan, cùng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phối hợp phục vụ hoạt động của Tiểu ban.

Thành phần nhân sự của Tiểu ban nội dung

Tiểu ban nội dung được thành lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Nguyễn Dy Niên với vai trò Trưởng Tiểu ban. Các thành viên chủ chốt của Tiểu ban bao gồm:

• Đại diện lãnh đạo các Bộ, ngành: Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Nguyễn Quốc Huy; Thứ trưởng Bộ Thương mại Lương Văn Tự; Thứ trưởng Bộ Tài chính Lê Thị Băng Tâm; Thứ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Trần Đình Khiển.
• Đại diện các tổ chức chính trị - xã hội: Trưởng ban Ban Đối ngoại Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Nguyễn Văn Dũng; Bí thư thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Đào Ngọc Dung; Tổng Thư ký Liên hiệp các Tổ chức hữu nghị Việt Nam Trần Đắc Lợi.
• Đại diện chuyên trách ngoại giao: Trưởng đoàn ASEM SOM Việt Nam Nguyễn Trung Thành (Bộ Ngoại giao) và Trưởng ban Ban Thư ký ASEM 5 (Bộ Ngoại giao).
• Các cán bộ cấp vụ đại diện cho các Bộ chuyên ngành bao gồm: Bộ Công an, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Văn hoá - Thông tin, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Tiểu ban nội dung

Tiểu ban nội dung chịu trách nhiệm toàn diện về mặt nội dung phục vụ Hội nghị cấp cao ASEM 5 với các nhiệm vụ cụ thể sau:

• Xây dựng và chuẩn bị nội dung tham gia của Việt Nam trên tất cả các lĩnh vực hợp tác trong khuôn khổ diễn đàn.
• Phối hợp chặt chẽ với các nước điều phối viên của cả hai khu vực châu Á và châu Âu để xây dựng chương trình nghị sự, chương trình làm việc, các văn kiện chính thức và toàn bộ tài liệu liên quan đến nội dung hoạt động của Hội nghị.
• Chủ trì biên soạn và chuẩn bị các tài liệu hướng dẫn, cung cấp thông tin cho các đại biểu trong và ngoài nước tham dự Hội nghị (như sách thông tin - information book, sổ tay hướng dẫn - handbook...).
• Theo dõi sát sao và xử lý kịp thời mọi vấn đề phát sinh liên quan đến nội dung thảo luận tại Hội nghị.

Chế độ báo cáo và tham mưu đối sách

Để bảo đảm tính kịp thời và chính xác trong chỉ đạo, Tiểu ban có trách nhiệm:

• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về kết quả công tác và tiến độ chuẩn bị nội dung gửi Chủ tịch Uỷ ban Quốc gia và Thủ tướng Chính phủ.
• Cập nhật liên tục các diễn biến mới phát sinh cũng như thái độ, quan điểm của các nước thành viên tham gia diễn đàn.
• Kịp thời đề xuất, kiến nghị các chủ trương và đối sách ngoại giao phù hợp của Việt Nam nhằm bảo đảm tổ chức thành công Hội nghị cấp cao ASEM 5.

Cơ chế hoạt động và phối hợp công tác

Quyết định quy định rõ phương thức vận hành của Tiểu ban nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc:

• Các thành viên của Tiểu ban hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm, được phép huy động và sử dụng bộ máy tổ chức, cán bộ thuộc quyền quản lý của cơ quan mình để phục vụ cho các nhiệm vụ của Tiểu ban.
• Trưởng Tiểu ban có thẩm quyền quyết định phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, ban hành quy chế phối hợp công tác và tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ để xử lý công việc linh hoạt, hiệu quả.
• Nhóm đặc trách nội dung thuộc Ban Thư ký ASEM 5 (đặt tại Bộ Ngoại giao) đóng vai trò là bộ phận giúp việc trực tiếp cho Tiểu ban, đồng thời là đầu mối liên lạc, phối hợp giữa Tiểu ban nội dung với các cơ quan chuyên môn và các tiểu ban khác.
• Các Bộ, cơ quan có thành viên tham gia Tiểu ban phải khẩn trương cử cán bộ chuyên trách theo dõi và thiết lập đầu mối liên lạc thống nhất để duy trì phối hợp chặt chẽ với bộ phận giúp việc của Tiểu ban.

Thời hạn hoạt động của Tiểu ban

Tiểu ban nội dung của Uỷ ban Quốc gia về ASEM 5 chính thức hoạt động kể từ ngày ký Quyết định này cho đến khi kết thúc toàn bộ các hoạt động của Hội nghị cấp cao ASEM 5.

Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan và các thành viên có tên trong danh sách tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.