QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC QUY ĐỊNH GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật an toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, được sửa đổi, bổ sung một số điều bởi Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 và Nghị định số 170/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại văn bản số 665/STTTT-CNTT ngày 31/8/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thực hiện kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2018.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1945/QĐ-UBND ngày 27/9/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Lâm Đồng.

2. Không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

2. Các cơ quan không thuộc khoản 1 Điều này nhưng liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các sở, ngành, địa phương, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quyết định này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quyết định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.

2. Gửi, nhận văn bản điện tử là việc cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ.

3. Trục kết nối liên thông văn bản điện tử tỉnh Lâm Đồng là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử giữa các phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

4. Bên gửi là cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử.

5. Bên nhận là cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử.

6. Chữ ký số: theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

7. Chứng thư số: theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Điều 5. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử

1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.

2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7 của Quyết định này.

3. Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 7 của Quyết định này.

4. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc trục kết nối liên thông văn bản điện tử tỉnh Lâm Đồng để xử lý theo quy định.

Điều 6. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

3. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

4. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

5. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Điều 7. Các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử

1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.

2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy

a) Văn bản quy phạm pháp luật;

b) Văn bản, hồ sơ, tài liệu có quy định phải gửi bản giấy;

c) Văn bản gửi cho cá nhân để thực hiện.

3. Đầu mối cơ quan đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy chế làm việc, quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Văn phòng các cơ quan gửi, nhận văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của cơ quan và theo quy chế làm việc, quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của cơ quan mình.

Chương II

QUY TRÌNH GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 8. Gửi văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật và gửi đến bên nhận thông qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau.

2. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi phải thông báo trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.

Điều 9. Nhận văn bản điện tử

1. Trước khi tiếp nhận, bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết, xử lý theo quy định.

2. Sau khi tiếp nhận, bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết.

Điều 10. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.

2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan phải thể hiện các thông tin sau đây của văn bản điện tử:

a) Mã định danh của cơ quan: Theo Quyết định số 1821/QĐ-UBND ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

b) Cấu trúc mã định danh văn bản gồm:

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.

c) Số và ký hiệu văn bản;

d) Ngày, tháng, năm văn bản;

đ) Loại văn bản;

e) Trích yếu nội dung văn bản;

g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm;

h) Trạng thái xử lý (đã nhận, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa,...);

i) Chức vụ, họ tên người ký;

k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc);

l) Bên gửi;

m) Bên nhận;

n) Thời gian gửi, nhận;

o) Thời hạn xử lý;

p) Lịch sử gửi, nhận văn bản;

q) Thông tin khác (nếu có).

Điều 11. Tổng hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử

Việc tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước được thực hiện tự động trên các hệ thống:

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan gửi đến thông qua trục kết nối liên thông văn bản điện tử tỉnh Lâm Đồng và hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

2. Văn phòng các cơ quan có trách nhiệm tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan mình và đơn vị trực thuộc thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan mình.

Chương III

HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ

Điều 12. Các hành vi bị nghiêm cấm trong việc gửi, nhận, sử dụng văn bản điện tử

1. Phát tán virus vào hệ thống mạng;

2. Truy cập trái phép vào hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật và quy định của nhà nước;

3. Tạo ra thông điệp dữ liệu trong việc gửi, nhận văn bản điện tử nhằm thực hiện hành vi trái pháp luật;

4. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quy trình gửi và nhận văn bản điện tử;

5. Thay đổi, xóa, hủy, sao chụp, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản điện tử;

6. Tạo hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi phá hoại hạ tầng công nghệ trong gửi, nhận văn bản điện tử;

7. Gửi, nhận văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật (được quản lý riêng);

8. Dự thảo, lưu giữ trên máy tính và thiết bị điện tử có kết nối mạng đối với các văn bản, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.

Điều 13. Trách nhiệm bảo đảm an toàn thông tin

1. Thủ trưởng các cơ quan nhà nước có trách nhiệm đảm bảo an toàn thông tin của đơn vị mình. Đảm bảo các hệ thống thông tin của cơ quan hoạt động an toàn trong mọi tình huống.

2. Cơ quan nhà nước phải xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin của cơ quan mình; có cán bộ phụ trách quản lý an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn và kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin.

Điều 14. Trách nhiệm giải quyết và khắc phục sự cố an toàn thông tin

1. Cơ quan nhà nước có hạ tầng kỹ thuật bị sự cố

a) Phải áp dụng mọi biện pháp để khắc phục và hạn chế thiệt hại do sự cố xảy ra, lập biên bản báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan quản lý trực tiếp;

b) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục của cơ quan mình phải báo cáo ngay Sở Thông tin và Truyền thông, Đội ứng cứu sự cố mạng, máy tính tỉnh Lâm Đồng để kịp thời ngăn chặn và khắc phục sự cố;

c) Tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan chức năng tham gia khắc phục sự cố và thực hiện theo đúng hướng dẫn.

2. Cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp

a) Tùy theo mức độ của sự cố, hướng dẫn hoặc cử cán bộ có thẩm quyền đến cơ sở để hướng dẫn, xử lý, khắc phục sự cố;

b) Huy động các phương tiện cần thiết để khắc phục sự cố.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Hướng dẫn, kiểm soát, hỗ trợ công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

b) Tham gia khắc phục sự cố, điều tra nguyên nhân, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền giải pháp xử lý và khắc phục sự cố.

Điều 15. Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin để gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử

Thủ trưởng các cơ quan nhà nước có trách nhiệm đảm bảo các điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử; triển khai các biện pháp tổ chức và kỹ thuật đảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tin tại cơ quan mình.

Điều 16. Cấp, quản lý các tài khoản cá nhân trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Thủ trưởng các cơ quan nhà nước có trách nhiệm cấp tài khoản cá nhân trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành cùng với các hệ thống thông tin chuyên ngành khác cho các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan mình để phục vụ trao đổi, xử lý công việc chuyên môn. Đồng thời, quán triệt, chỉ đạo cán bộ công chức, viên chức và người lao động quản lý, bảo mật, định kỳ thay đổi mật khẩu tài khoản cá nhân của các hệ thống thông tin.

Điều 17. Xử lý vi phạm

Các hành vi vi phạm gây ảnh hưởng đến an toàn mạng và an toàn, an ninh thông tin truyền tải trên trục kết nối liên thông văn bản điện tử tỉnh Lâm Đồng phải được phát hiện kịp thời và xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

2. Quản lý việc phát triển hạ tầng và cung cấp dịch vụ liên quan đảm bảo thực hiện gửi, nhận, sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

3. Tiếp tục hướng dẫn, triển khai ứng dụng chữ ký số cho các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.

4. Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cho các cơ quan nhà nước về gửi, nhận văn bản điện tử và đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

5. Định kỳ sáu tháng và một năm (hoặc đột xuất) tổng hợp kết quả thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 19. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, liên thông giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành với trục kết nối liên thông văn bản điện tử tỉnh Lâm Đồng; ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin;

2. Bố trí kinh phí đầy đủ, kịp thời trong kế hoạch ngân sách hàng năm; bảo đảm duy trì, phát triển hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hạ tầng mạng nội bộ và kết nối với trục kết nối liên thông văn bản điện tử tỉnh Lâm Đồng.

3. Định kỳ kiểm tra việc thực hiện Quyết định này tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc; tổ chức tập huấn sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức về các lợi ích của việc gửi, nhận văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

4. Phân công cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống các phần mềm của đơn vị. Tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu văn bản điện tử, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

5. Định kỳ sáu tháng và một năm (hoặc đột xuất) báo cáo kết quả gửi, nhận văn bản điện tử tại cơ quan mình, gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

6. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tập huấn, triển khai thực hiện Quy định này.

Điều 20. Điều khoản thi hành

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, các cơ quan phản ánh đến Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.