Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 42/TTr-STP ngày 14 tháng 3 năm 2025;

Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế phối hợp trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 18/2025/QĐ-UBND ngày 11 tháng 4 năm 2025 của UBND tỉnh Bình Phước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định nguyên tắc, nội dung, hình thức và trách nhiệm phối hợp của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

2. Những nội dung không quy định trong Quy chế này được thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản có liên quan.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các sở, ban, ngành.

2. Công an tỉnh; Công an các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cơ quan Công an).

3. Tòa án nhân dân tỉnh; Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi là Tòa án nhân dân).

4. UBND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cơ quan đăng ký hộ tịch).

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp

1. Hoạt động phối hợp được thực hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan gắn với trách nhiệm và phát huy vai trò chủ động, hỗ trợ lẫn nhau; không làm cản trở hoạt động của cơ quan, tổ chức và ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân.

2. Tuân thủ quy định của pháp luật; đảm bảo thực hiện tốt các quy định cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho Nhân dân trong thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký hộ tịch và các loại giấy tờ cá nhân khác, nâng cao hiệu quả đăng ký và quản lý nhà nước về hộ tịch.

Điều 4. Nội dung phối hợp

1. Phối hợp trong công tác quản lý nhà nước về hộ tịch.

a) Phối hợp hướng dẫn, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch;

b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch;

c) Quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

d) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về hộ tịch;

đ) Tổng hợp tình hình và thống kê, báo cáo công tác hộ tịch.

2. Phối hợp trong việc thực hiện công tác đăng ký hộ tịch.

a) Phối hợp trong việc thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch.

b) Phối hợp thực hiện thông báo khi có sự thay đổi hộ tịch.

Điều 5. Hình thức phối hợp

1. Trao đổi ý kiến bằng văn bản hoặc cung cấp thông tin bằng văn bản.

2. Tổ chức họp liên ngành.

3. Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết.

4. Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

PHỐI HỢP TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH

Điều 6. Phối hợp hướng dẫn, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch

1. Sở Tư pháp giúp UBND tỉnh hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các quy định của pháp luật trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

2. Công an tỉnh chỉ đạo Công an cấp xã hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ với Cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch trong việc thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định; phối hợp hỗ trợ, hướng dẫn việc kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Sở Y tế có trách nhiệm hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra chặt chẽ các cơ sở y tế trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm việc cấp các giấy tờ về sự kiện sinh, tử theo đúng quy định của pháp luật; chỉ đạo, hướng dẫn các cơ sở y tế phối hợp tốt với các cơ quan có liên quan trong trường hợp có xác minh, cung cấp số liệu sinh, tử để phục vụ cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định.

Điều 7. Phối hợp tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch

Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh, Sở Y tế và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu UBND tỉnh xây dựng Kế hoạch, nội dung tuyên truyền, phổ biến pháp luật, bồi dưỡng nghiệp vụ về hộ tịch và tổ chức thực hiện.

Điều 8. Quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có trách nhiệm xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định.

2. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo bố trí kinh phí cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định.

3. Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và các nội dung có liên quan đến Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh.

Điều 9. Phối hợp thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về hộ tịch

1. Hàng năm, Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh ban hành và tổ chức triển khai kế hoạch thanh tra, kiểm tra về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

2. Khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực hộ tịch, Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất, xử lý vi phạm pháp luật theo quy định.

3. Các cơ quan, đơn vị, địa phương và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung thanh tra, kiểm tra, khiếu nại, tố cáo có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức thực hiện thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Tổng hợp tình hình và thống kê, báo cáo công tác hộ tịch

1. Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh thực hiện tổng hợp tình hình và thống kê, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

2. Các cơ quan, đơn vị, địa phương khi nhận được văn bản yêu cầu, đề nghị báo cáo công tác hộ tịch, cần thực hiện thống kê, báo cáo đầy đủ các nội dung theo đề cương và gửi về UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp) tổng hợp theo đúng thời gian quy định.

Chương III

PHỐI HỢP THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

Điều 11. Phối hợp thực hiện trong công tác đăng ký các sự kiện hộ tịch

1. Phối hợp trong việc xác minh hồ sơ đăng ký hộ tịch

a) Cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản xác minh gửi cơ quan Công an cung cấp thông tin cá nhân. Văn bản đề nghị cần nêu rõ nội dung cần xác minh, mục đích xác minh.

b) Cơ quan Công an căn cứ vào nội dung, mục đích xác minh của cơ quan đăng ký hộ tịch, thực hiện trả lời xác minh trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc đối với trường hợp hồ sơ hợp lệ, đúng thủ tục, thông tin rõ ràng và không quá 05 ngày làm việc đối với trường hợp phải thực hiện xác minh.

2. Phối hợp trong việc rà soát, cập nhật giấy tờ về hộ tịch và cư trú

a) Sau khi đăng ký khai sinh, đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai tử, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm hướng dẫn cá nhân đến cơ quan Công an để thực hiện các thủ tục đăng ký, điều chỉnh thông tin dân cư.

b) Sau khi tiếp nhận kết quả thông tin hộ tịch của cá nhân, cơ quan Công an có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, điều chỉnh kịp thời các thông tin có liên quan trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.

c) Cơ quan Công an phối hợp, hỗ trợ cơ quan đăng ký hộ tịch liên quan đến mã số định danh cá nhân.

d) Trong quá trình đăng ký cư trú cho cá nhân nếu cơ quan Công an phát hiện một người có nhiều Giấy khai sinh hoặc các thông tin trong Giấy khai sinh không thống nhất với các giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ khác của cá nhân thì gửi văn bản và photo Giấy khai sinh đó cho cơ quan đăng ký hộ tịch để kiểm tra, xác minh làm rõ. Trong thời hạn 10 ngày làm việc cơ quan đăng ký hộ tịch trả lời bằng văn bản cho cơ quan Công an để thực hiện đăng ký cư trú cho cá nhân, trường hợp phải xác minh nhiều nơi thời hạn không quá 15 ngày làm việc.

3. Phối hợp trong việc cấp Giấy chứng sinh

Sở Y tế có trách nhiệm chỉ đạo các cơ sở y tế cấp Giấy chứng sinh với đầy đủ các nội dung theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.

4. Phối hợp trong việc tra cứu, hỗ trợ xác minh thông tin việc sinh phục vụ công tác đăng ký hộ tịch

a) Cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản gửi cơ sở y tế có thẩm quyền đề nghị xác minh thông tin về việc sinh để làm cơ sở thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật. Văn bản đề nghị cần nêu rõ nội dung thông tin cần cung cấp, mục đích sử dụng thông tin.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan y tế có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

5. Phối hợp trong thực hiện liên thông 02 nhóm thủ tục hành chính

a) Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Y tế, Sở Nội vụ, Công an tỉnh, Bảo hiểm xã hội theo dõi việc thực hiện liên thông điện tử 02 nhóm thủ tục hành chính: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi; đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất theo quy định.

b) Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan rà soát, điều chỉnh, hoàn thiện Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh bảo đảm đồng bộ, kết nối, chia sẻ dữ liệu với Phần mềm dịch vụ công liên thông, Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu ngành Nội vụ, ngành Y tế, Cơ sở dữ liệu quốc gia về Bảo hiểm và Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định.

c) Công an tỉnh; Bảo hiểm xã hội; Sở Nội vụ và Sở Y tế hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về Quy trình thực hiện liên thông điện tử đối với 02 nhóm thủ tục hành chính.

d) UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn triển khai thực hiện việc liên thông 02 nhóm thủ tục hành chính theo đúng quy định.

6. Phối hợp trong triển khai Quy trình Đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến

Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tư pháp, UBND cấp huyện phối hợp tổ chức triển khai thực hiện Quy trình đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến theo đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Điều 12. Trách nhiệm thông báo khi có sự thay đổi hộ tịch

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo đến cơ quan đã đăng ký hộ tịch của cá nhân để ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định của pháp luật.

2. Tòa án nhân dân thực hiện thông báo bằng văn bản kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định có hiệu lực pháp luật liên quan đến thay đổi hộ tịch của cá nhân đến cơ quan đã đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điều 30 Luật Hộ tịch.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký nuôi con nuôi; đăng ký giám hộ, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thông báo đến cơ quan nơi đã đăng ký hộ tịch của cá nhân để ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định của pháp luật.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Các sở, ban, ngành tỉnh; cơ quan Công an; Tòa án nhân dân; cơ quan đăng ký hộ tịch và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp và tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, trường hợp có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết; trường hợp vượt thẩm quyền, Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND tỉnh xem xét, giải quyết theo quy định.

Điều 14. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

1. Các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu trong Quy chế này khi được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì nội dung dẫn chiếu trong quyết định này cũng được điều chỉnh và thực hiện theo văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung, thay thế.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề chưa phù hợp hoặc mới phát sinh, Giám đốc Sở Tư pháp kịp thời báo cáo UBND tỉnh bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế của địa phương./.