QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH DƯƠNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/06/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 52/TTr-STTTT ngày 19/06/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế trên địa bàn tỉnh, đảm bảo hiệu quả, an toàn, tiết kiệm.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Tỉnh ủy, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1741/ QĐ-UBND ngày 29/6/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến: Là một hệ thống thông tin đa phương tiện có khả năng thực hiện các buổi họp, hội nghị thông qua thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) truyền tải hình ảnh và âm thanh giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa kết nối qua đường truyền mạng. Ngoài ra, Hệ thống Hội nghị truyền hình còn cho phép trình chiếu bảng biểu, tài liệu bằng cách kết nối hệ thống truyền hình với thiết bị đầu vào như máy tính xách tay, máy tính để bàn, điện thoại, máy chiếu,....

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Dương (gọi tắt là Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh): Là hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến được kết nối thông qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng Internet công cộng với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Bình Dương (trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông) và các điểm cầu cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã, bao gồm:

- Cấp tỉnh: 03 điểm cầu tại Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh và Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Bình Dương và 01 điểm cầu di động nhằm kết nối các cuộc họp trực tuyến từ Trung ương với Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh.

- Cấp huyện: 09 điểm cầu đặt tại phòng họp/ hội trường của Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thị xã, thành phố phục vụ các cơ quan cấp huyện thực hiện cuộc họp.

- Cấp xã: 08 điểm cầu đặt tại phòng họp của UBND các xã, phường phục vụ các cơ quan cấp xã thực niên cuộc họp. Đối với các cơ quan cấp xã có khoảng cách gần trụ sở Văn phòng UBND cấp huyện sẽ sử dụng chung hệ thống hội nghị trực tuyến đặt tại phòng họp/hội trường của Văn phòng HĐND-UBND cấp huyện.

Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh có khả năng mở rộng đến các điểm cầu cấp xã khác khi được trang bị phần cứng theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Điểm cầu chính: Là điểm cầu tại nơi cơ quan chủ trì cuộc họp.

4. Điểm cầu cuối: Là các điểm cầu không phải điểm cầu chính, có thể theo dõi toàn bộ nội dung, thông tin trực tuyến cuộc họp và có thể đăng ký phát biểu thông qua cán bộ kỹ thuật trực điểm cầu hoặc theo yêu cầu của người chủ trì cuộc họp tại điểm cầu chính

5. Cơ quan chủ trì cuộc họp: Là cơ quan điều hành cuộc họp tại điểm cầu chính, gồm có một trong các cơ quan: Tỉnh ủy; HĐND tỉnh; UBND tỉnh; Các cơ quan Đảng trực thuộc Tỉnh ủy; Các Sở, Ban, ngành (kể cả các cơ quan thuộc ngành dọc trên địa bàn tỉnh); Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các Đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh;

Đối với cấp huyện là các cơ quan hành chính, các tổ chức Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các Đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện chủ trì cuộc họp với các cơ quan, tổ chức trực thuộc mình quản lý sau khi Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh được mở rộng.

Điều 3. Mục đích của Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh

- Chuyển tiếp các cuộc họp trực tuyến từ cấp Trung ương với cấp tỉnh khi có nhu cầu xuống cấp huyện, cấp xã để theo dõi, nắm bắt thông tin.

- Tổ chức các cuộc họp trực tuyến giữa Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Các cơ quan Đảng trực thuộc Tỉnh ủy, các Sở, Ban, ngành, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các Đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội với cấp huyện, cấp xã; giữa cơ quan cấp tỉnh với cơ quan cấp huyện, cấp xã; giữa các cơ quan cấp huyện với nhau và giữa cơ quan cấp huyện với cơ quan cấp xã,... nhằm góp phần tích cực vào việc đổi mới, nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước, đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm và an toàn, an ninh thông tin.

Điều 4. Đơn vị vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh

- Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Bình Dương là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, vận hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị cơ sở (điểm cầu cuối) trong việc quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh.

- Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh được đặt tại phòng họp/hội trường của cơ quan, đơn vị và phân công, bố trí nhân viên quản lý phòng họp, cán bộ phụ trách kỹ thuật tại các điểm cầu chịu trách nhiệm vận hành thiết bị tại các điểm câu.

Điều 5. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh

1. Các cơ quan, đơn vị được bố trí thiết bị không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bị Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh để phục vụ công việc khác, không thuộc chức năng của hệ thống hoặc sử dụng hệ thống không đúng với mục đích được quy định tại Điều 3 Quy chế này. Trong quá trình sử dụng, yêu cầu đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống. Mọi thông tin được tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật, an ninh thông tin và đúng quy định của Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh được sử dụng trong tất cả loại hình hội nghị, cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức; các cuộc họp triển khai Nghị quyết, Văn kiện,...

3. Mục đích, yêu cầu, thời gian tổ chức cuộc họp, thành phần tham dự tại điểm cầu chính và các điểm câu cuối: Do cơ quan, đơn vị có nhu cầu họp trực tuyến xác định dựa trên nội dung cuộc họp. Cơ quan, đơn vị có nhu cầu họp trực tuyến thống nhất với Đơn vị vận hành để thiết lập kịch bản họp phù hợp với nội dung, mục đích, thời gian, thành phần cuộc họp.

4. Các cơ quan Đảng, chính quyền, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các Đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội từ tỉnh đến các huyện, thị xã, thành phố Thủ Dầu Một đều được sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh sau khi thực hiện đăng ký theo quy trình và có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 6. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp Hội nghị truyền hình

1. Phòng họp tổ chức Hội nghị truyền hình được bố trí thiết bị, nội thất phù hợp với điều kiện và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp trên Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh.

2. Ánh sáng sử dụng cho phòng họp trực tuyến là nguồn sáng nhân tạo thay cho nguồn sáng tự nhiên trong các phòng họp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý. Hạn chế sử dụng ánh sáng tự nhiên; tránh sử dụng màu đen, màu trắng trong phòng họp.

3. Trong quá trình vận hành, cán bộ kỹ thuật có thể phối hợp với Đơn vị vận hành tiến hành đo kiểm, cân chỉnh ánh sáng, bổ sung thiết bị nhằm đảm bảo Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh được vận hành tốt.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH CỦA TỈNH

Điều 7. Quy trình tổ chức họp trên Hệ thống Hội nghị truyền hình

Bước 1. Đăng ký, thông báo kế hoạch cuộc họp

1. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức họp trực tuyến trên Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh phải chuẩn bị nội dung, dự kiến thời gian, thành phần của cuộc họp, gửi thông tin đăng ký họp trực tuyến bằng văn bản hoặc thư điện tử về Đơn vị vận hành chậm nhất 02 ngày làm việc trước khi tổ chức họp để sắp xếp, phục vụ kỹ thuật, trừ các trường hợp khẩn cấp, đột xuất.

Thông tin liên hệ: Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Bình Dương, Số điện thoại: 0274 3897559 (số nội bộ 111); Email: trungtamcntttruyenthong@binhduong.gov.vn.

Sau khi có ý kiến đồng ý của cơ quan làm điểm cầu chính, cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp có trách nhiệm mời họp; cơ quan làm điểm cầu chính có trách nhiệm thông báo đến các điểm cầu cuối để phối hợp, bố trí phòng họp, kiểm tra và điều khiển trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp.

Trường hợp tổ chức cuộc họp không có sự tham gia của các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị được đặt tại phòng họp/hội trường tổ chức họp, Đơn vị vận hành có trách nhiệm phối hợp, thực hiện công tác vận hành, điều khiển trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp.

2. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp Hội nghị truyền hình phải được thông báo trước cho các tổ chức, cá nhân dự họp bằng văn bản hoặc thư điện tử chậm nhất trước 02 ngày làm việc (trừ các trường hợp khẩn cấp, đột xuất).

3. Cán bộ phụ trách kỹ thuật tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính để thực hiện công tác chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra 01 ngày.

Bước 2. Kiểm tra vận hành thử hệ thống trước cuộc họp

1. Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính: Thực hiện kiểm tra thông số thiết bị tại điểm cầu chính, tiến hành kiểm tra lần lượt thông số âm thanh, hình ảnh tại các điểm cầu cuối đảm bảo tín hiệu truyền dẫn thông suốt, hình ảnh rõ nét, âm thanh không bị rè, nhiễu.

2. Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cuối: Phối hợp cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính kiểm tra thông số thiết bị, âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu mình phụ trách.

3. Cán bộ kỹ thuật vận hành tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông phối hợp Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính, điểm cầu cuối kiểm tra toàn bộ thiết bị tại Trung tâm nhằm đảm bảo phục vụ tốt cho cuộc họp, lập nhật ký kiểm tra, báo cáo cho cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp biết để tiến hành tổ chức cuộc họp.

Bước 3. Thực hiện cuộc họp

1. Đại biểu các cơ quan, đơn vị được mời họp có trách nhiệm tham dự đầy đủ các nội dung theo chương trình của cuộc họp và các yêu cầu trong quá trình họp Hội nghị truyền hình quy định tại Điều 8 của Quy chế này.

2. Các cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp nếu có yêu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp phải thông báo cho bộ phận kỹ thuật tại Trung tâm Công nghệ thông tin để phối hợp thực hiện.

Bước 4. Kết thúc cuộc họp

1. Sau khi kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật tại tất cả điểm cầu tham dự họp phải tắt thiết bị theo đúng quy trình vận hành.

2. Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển tại trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông hoàn chỉnh kỹ thuật, tổ chức bàn giao băng/file ghi hình cuộc họp (nếu có) cho cơ quan, người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp.

Điều 8. Các yêu cầu trong quá trình diễn ra họp Hội nghị truyền hình

1. Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính

Cán bộ vận hành thiết bị Hội nghị truyền hình phải tập trung để vận hành tốt các thiết bị phục vụ phiên họp;

Khi điểm cầu chính đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển phòng họp Hội nghị truyền hình tại điểm cầu chính phải điều chỉnh hình ảnh, âm thanh đạt chất lượng tốt nhất; đồng thời chủ động kiểm tra tắt micro ở những điểm đầu cuối có âm thanh gây nhiễu. Nhắc nhở cán bộ phụ trách kỹ thuật ở điểm cầu cuối chuyển micro về trạng thái tắt (off - đèn trên micro chuyển sang màu đỏ).

2. Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cuối

Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính để bật/tắt micro hệ thống để tăng tính chủ động khi tham gia ý kiến; Có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm cầu chính để kiểm tra kết nối, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cuộc họp; trường hợp bị ngắt kết nối hoặc tín hiệu không ổn định khi đang họp thì cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở các điểm cầu cuối phải thông báo cho cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại Trung tâm và cán bộ kỹ thuật phụ trách điều khiển phòng họp tại điểm cầu chính biết để cùng phối hợp xử lý;

Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp Hội nghị truyền hình tại các điểm cầu phải kiểm tra và điều chỉnh không cho ánh sáng từ bên ngoài chiếu trực tiếp vào màn hình tivi gây khó khăn trong việc theo dõi cuộc họp.

3. Các cá nhân tham gia dự họp

Giữ yên lặng, hạn chế trao đổi riêng để tránh gây nhiễu âm thanh cho hệ thống, phát biểu khi có yêu cầu từ chủ tọa hoặc đăng ký phát biểu khi được chủ tọa cho phép.

Điều 9. Trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị đầu cuối và đường truyền của Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh

1. Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông Bình Dương chịu trách nhiệm quản lý chung về mặt kỹ thuật cho toàn bộ Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh; phối hợp với Trung tâm Thông tin điện tử, Viễn thông Bình Dương xử lý nhanh chóng các sự cố trên đường truyền Mạng số liệu chuyên dùng nhằm đảm bảo tín hiệu rõ ràng, thông suốt trong quá trình diễn ra hội nghị. Ngoài ra, Trung tâm có trách nhiệm duy trì đường truyền Internet công cộng đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật, băng thông nhằm phục vụ hệ thống Hội nghị Truyền hình cho các kết nối từ các điểm cầu cuối từ Internet vào hệ thống.

2. Thiết bị Hội nghị truyền hình đặt tại phòng họp cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, vận hành, đảm bảo đúng mục đích; không được cài đặt bất cứ phần mềm nào khác hoặc điều chỉnh thay đổi thông số cấu hình của thiết bị, không được tự ý di chuyển hoặc thay đổi vị trí các thiết bị khi chưa được sự đồng ý của cơ quan, đơn vị quản lý về mặt kỹ thuật.

3. Trung tâm thông tin điện tử, Viễn thông Bình Dương có trách nhiệm đảm bảo băng thông, kỹ thuật trên đường truyền số liệu chuyên dùng gồm: Độ mất gói, rớt gói (Packet loss) <1%, Độ trễ <150ms; Biến động về độ trễ (Jitter) <30m, băng thông phải đảm bảo cho truyền tải được hình ảnh độ nét cao cho Hệ thống Hội nghị truyền hình.

Điều 10. Mở rộng hệ thống Hội nghị truyền hình

Hệ thống Hội nghị truyền hình có khả năng mở rộng khi có yêu cầu. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh và hướng dẫn, thẩm định yêu cầu của các huyện, thị xã, thành phố Thủ Dầu Một trong việc mua sắm, mở rộng hệ thống Hội nghị truyền hình một cách thống nhất, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

Điều 11. Các khoản mục chi và định mức chi cho việc vận hành, tổ chức các cuộc họp

1. Các khoản chi vận hành hệ thống

- Chi phí đường truyền Internet công cộng;

- Chi phí hỗ trợ kỹ thuật;

- Chi phí bảo dưỡng Hệ thống Hội nghị truyền hình;

- Chi phí đo kiểm, cân chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại các phòng họp.

Kinh phí vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh do ngân sách nhà nước bảo đảm chi trả và được bố trí vào nguồn kinh phí không thường xuyên của Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Định mức chi vận hành hỗ trợ kỹ thuật/ tổ chức cuộc họp tại các điểm cầu

Định mức chi vận hành hỗ trợ kỹ thuật/tổ chức cuộc họp tại các điểm cầu thực hiện theo các quy định hiện hành; trong trường hợp không có quy định, các cơ quan, đơn vị lập văn bản gửi Sở Tài chính để xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu UBND tỉnh xem xét, giải quyết.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Tổ chức thực hiện

1. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.

Thủ trưởng các cơ quan Đảng, cơ quan hành chính nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội và các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

2. Định kỳ hàng năm, các cơ quan, đơn vị báo cáo tình hình hoạt động của Hệ thống Hội nghị truyền hình, gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung trong Quy chế này không phù hợp với các quy định của văn bản mới do Trung ương ban hành hoặc có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị có văn bản phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./