Quyết định số 167/2025/QĐ-UBND quy định chi tiết về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và số lượng người làm việc của Phòng Công chứng số 2 tỉnh Vĩnh Long. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp tại địa phương.

• Bản chất tổ chức: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Vĩnh Long là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long, do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập.
• Chức năng chính: Thực hiện cung cấp dịch vụ công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực và các quy định pháp luật khác có liên quan.
• Tư cách pháp lý: Đơn vị có tư cách pháp nhân độc lập, có trụ sở làm việc, con dấu riêng và được mở tài khoản riêng để hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Cơ chế quản lý: Chịu sự quản lý trực tiếp về tổ chức và hoạt động của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ từ Cục Bổ trợ tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.

Phòng Công chứng số 2 tỉnh Vĩnh Long thực hiện hai nhóm nhiệm vụ chính bao gồm phục vụ quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ sự nghiệp công, cụ thể:

• Phục vụ quản lý nhà nước:
  • Xây dựng và trình Sở Tư pháp phê duyệt các chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm hoặc đột xuất trong lĩnh vực công chứng và các lĩnh vực liên quan.
  • Tổ chức triển khai các kế hoạch đã được phê duyệt, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng và quản lý ngành.
  • Tham gia đóng góp ý kiến, xây dựng các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật theo phân công của lãnh đạo Sở Tư pháp hoặc yêu cầu từ các cơ quan, đơn vị liên quan.
  • Kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình giải quyết vụ việc công chứng và các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý.
  • Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê, xây dựng và cung cấp cơ sở dữ liệu thông tin về công chứng theo quy định.
  • Giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng và các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của đơn vị.
• Cung cấp dịch vụ sự nghiệp công: Thực hiện các dịch vụ công chứng hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký, bản sao và các dịch vụ công khác được pháp luật cho phép.
• Quản lý tài chính và tài sản: Thực hiện nghiêm túc chế độ tài chính, kế toán và quản lý, sử dụng tài sản công đúng quy định pháp luật.
• Quản lý nội bộ: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ công chứng; thi đua khen thưởng; quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, số lượng người làm việc, viên chức và người lao động của đơn vị.
• Nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Tư pháp giao phó theo quy định.

• Thành phần nhân sự: Cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng bao gồm Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, các công chứng viên, viên chức và người lao động khác.
• Tiêu chuẩn và trách nhiệm của Trưởng phòng:
  • Là người đứng đầu và là người đại diện theo pháp luật của Phòng Công chứng.
  • Chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc Sở Tư pháp và trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị.
  • Yêu cầu bắt buộc: Phải là công chứng viên và có thời gian hành nghề công chứng thực tế từ đủ 02 năm trở lên.
  • Thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức thuộc về Giám đốc Sở Tư pháp.
• Trách nhiệm của Phó Trưởng phòng: Giúp việc cho Trưởng phòng trong việc quản lý, điều hành một số lĩnh vực công việc được phân công; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và pháp luật về kết quả thực hiện nhiệm vụ đó.
• Công tác cán bộ: Quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển hoặc cho từ chức đối với các chức danh lãnh đạo (Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng) được thực hiện chặt chẽ theo quy định pháp luật hiện hành.

• Số lượng người làm việc tại Phòng Công chứng số 2 được xác định cụ thể dựa trên Đề án vị trí việc làm đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
• Việc bố trí nhân sự phải bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, điều kiện và tiêu chuẩn nghề nghiệp theo quy định.

• Thời điểm có hiệu lực: Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 30 tháng 10 năm 2025.
• Điều khoản thay thế: Quyết định này thay thế hoàn toàn Quyết định số 4226/QĐ.UB ngày 02 tháng 12 năm 2002 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc thành lập Phòng Công chứng số 2 tỉnh Vĩnh Long.
• Nguyên tắc áp dụng văn bản viện dẫn: Trong trường hợp các văn bản pháp luật được viện dẫn trong Quyết định này có sự sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì sẽ áp dụng theo các văn bản mới nhất đó.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng phòng Công chứng số 2 tỉnh Vĩnh Long, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.