Quyết định số 166/2003/QĐ-UB do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành năm 2003 về việc thành lập Phòng công chứng số 5 trực thuộc Sở Tư pháp thành phố Hà Nội nhằm mở rộng mạng lưới dịch vụ công chứng, đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự và hành chính của người dân trên địa bàn.

Phạm vi và đối tượng áp dụng: Quyết định này áp dụng đối với Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, Phòng công chứng số 5, các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, đặc biệt là khu vực huyện Sóc Sơn và các vùng lân cận.

Thành lập và địa vị pháp lý của Phòng công chứng số 5

• Phòng công chứng số 5 được thành lập với tư cách là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.
• Phòng có tư cách pháp nhân độc lập, được phép sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng để hoạt động theo quy định hiện hành của Nhà nước.
• Trụ sở làm việc của Phòng công chứng số 5 được đặt tại xã Phù Lỗ, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.

Chức năng, nhiệm vụ và cơ chế hoạt động

• Phòng công chứng số 5 thực hiện các hoạt động công chứng, chứng thực theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ Tư pháp cũng như của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
• Phòng công chứng số 5 được phép thực hiện thí điểm dịch vụ hành chính công theo Quyết định số 22/2002/QĐ-UB ngày 25/02/2002 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, góp phần cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.

Cơ cấu tổ chức và biên chế nhân sự

• Bộ máy quản lý và chuyên môn của Phòng bao gồm: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Kế toán, Thủ quỹ, các Công chứng viên và các cán bộ nghiệp vụ chuyên môn khác.
• Biên chế chính thức của Phòng công chứng số 5 được ấn định là 10 (mười) người.
• Đối với các vị trí công việc hỗ trợ khác như giúp việc cho công chứng viên, bảo vệ, tạp vụ... tùy thuộc vào nhu cầu thực tế, Trưởng phòng công chứng số 5 được quyền chủ động ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật sau khi có ý kiến thống nhất từ Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.

Phân định địa hạt công chứng và trách nhiệm thi hành

• Ủy ban nhân dân thành phố giao Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm xác định và quy định cụ thể về địa hạt công chứng của Phòng công chứng số 5, bảo đảm phù hợp với các quy định hiện hành của Bộ Tư pháp.
• Các chức danh và cơ quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định bao gồm: Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Trưởng Ban Tổ chức chính quyền thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng công chứng số 5, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, cùng Giám đốc các Sở, Ban, Ngành có liên quan trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Hiệu lực thi hành: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký ban hành.