ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1639/QĐ-UBND	Bến Tre, ngày 22 tháng 5 năm 2025

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ 11 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI TRONG CÁC LĨNH VỰC: VĂN THƯ, LƯU TRỮ QUẢN TRỊ - TÀI VỤ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH BẾN TRE

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Quyết định số 2540/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025 trên địa bàn tỉnh Bến Tre;

Căn cứ Kế hoạch số 2298/KH-UBND ngày 07 tháng 4 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ về chương trình cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh năm 2025 và 2026;

Căn cứ Công văn số 5990/VPCP-KSTT ngày 22 tháng 8 năm 2024 của Văn phòng Chính phủ về việc công bố, rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2112/TTr-SNV ngày 13 tháng 5 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 11 thủ tục hành chính nội bộ ban hành mới trong các lĩnh vực: Văn thư, lưu trữ, quản trị - tài vụ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre (Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Nội vụ; - Cục Kiểm soát TTHC - VPCP; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Các PCVP UBND tỉnh; - Sở Nội vụ; - Phòng TH, TTPVHCC; - Cổng Thông tin điện tử tỉnh; - Lưu: VT, Lộc.

CHỦ TỊCH Trần Ngọc Tam

 

PHỤ LỤC I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1639/QĐ-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI

STT	Tên thủ tục hành chính	Lĩnh vực	Cơ quan thực hiện
1	Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến	Văn thư	Sở Nội vụ
2	Phát hành văn bản đi	Vãn thư	Sở Nội vụ
3	Thu hồi văn bản phát hành	Văn thư	Sở Nội vụ
4	Đính chính văn bản đã phát hành	Văn thư	Sở Nội vụ
5	Sao y, sao lục, trích sao văn bản	Văn thư	Sở Nội vụ
6	Cấp giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đi công tác	Văn thư	Sở Nội vụ
7	Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan	Lưu trữ	Sở Nội vụ
8	Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) tại Lưu trữ cơ quan	Lưu trữ	Sở Nội vụ
9	Tiêu hủy tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) hết giá trị	Lưu trữ	Sở Nội vụ
10	Thanh toán công tác phí cho cán bộ, công chức, viên chức	Quản trị - Tài vụ	Sở Nội vụ
11	Đăng ký xe đi công tác	Quản trị - Tài vụ	Sở Nội vụ

 

PHỤ LỤC II

NỘI DUNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI, THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1639/QĐ-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

I. LĨNH VỰC: VĂN THƯ

1. Thủ tục: Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

1.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận toàn bộ văn bản đến gửi Ban Giám đốc Sở qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

- Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc.

- Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống. Nếu văn bản phát hiện sai sót như: Văn bản gửi không đúng cơ quan; không có chữ ký; không đóng dấu, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; không số; không ghi ngày, tháng;... thì gửi trả văn bản lại cho nơi gửi trên hệ thống hoặc thông báo cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin theo quy định.

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện chuyển trình văn bản đến cho lãnh đạo Sở phụ trách, có ý kiến phân công xử lý.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

1.3. Thành phần hồ sơ: Các văn bản giấy, thư gửi đến và văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

1.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

1.5. Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

1.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Tổ chức, cá nhân.

1.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

1.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký và trình chuyển lãnh đạo xử lý.

1.9. Phí, lệ phí: Không có.

1.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

1.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản đến của Sở Nội vụ phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Sở Nội vụ, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định.

- Văn thư cơ quan phải thực hiện chuyển ngay văn bản đến sau khi tiếp nhận và đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, việc chuyển văn bản phải đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung của văn bản. Ưu tiên tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến có mức độ khẩn và hỏa tốc trước.

- Việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản có đóng dấu độ khẩn được gửi đến ngoài giờ hành chính thì báo cáo lãnh đạo Văn phòng Sở; cập nhật thông tin và chuyển văn bản điện tử đến Trưởng đơn vị chủ trì để phân cho người có trách nhiệm xử lý; trường hợp có bản giấy kèm theo chuyển ngay văn bản giấy đến Trưởng đơn vị chủ trì để phân cho người có trách nhiệm xử lý.

1.12. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Thủ tục: Phát hành văn bản đi

2.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành văn bản (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử trên Hệ thống Ioffice).

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đi bằng số hoặc bằng Hệ thống (văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số cơ quan (đối với văn bản điện tử).

- Bước 4: Văn thư cơ quan phát hành và theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi.

- Bước 5: Văn thư cơ quan thực hiện lưu văn bản đi sau khi phát hành văn bản theo quy định.

2.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

2.3. Thành phần hồ sơ:

Các văn bản đi (giấy) và văn bản đi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

2.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

2.5. Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Văn thư cơ quan.

2.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

2.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đi được phát hành và lưu theo quy định.

2.9. Phí, lệ phí: Không có.

2.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

2.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản đi phải tập trung vào đầu mối phát hành tại Văn phòng Sở. Việc cấp số, ký hiệu, thời gian ban hành trên văn bản điện tử và văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng hệ thống và liên tục cho văn bản điện tử và văn bản giấy và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản có độ mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản không có độ mật thực hiện đăng ký trên Hệ thống;

2.12. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Thủ tục: Thu hồi văn bản phát hành

3.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận yêu cầu về việc thu hồi văn bản theo ý kiến của lãnh đạo, chuyên viên khi phát hiện văn bản phát hành có sai sót.

- Bước 2. Văn thư cơ quan thực hiện thu hồi văn bản đã phát hành theo nơi nhận.

+ Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan gửi văn bản thông báo thu hồi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nhận văn bản. Bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Khi nhận lại văn bản, Văn thư cơ quan phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

+ Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra trên hệ thống, nếu:

. Trường hợp cơ quan, đơn vị, cá nhân chưa tiếp nhận văn bản, thì Văn thư cơ quan thực hiện hiện chức năng trên hệ thống để xóa cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

. Trường hợp cơ quan, đơn vị, cá nhân đã tiếp nhận văn bản, thì Văn thư cơ quan thông báo đến cơ quan, đơn vị nhận văn bản để hủy bỏ văn bản trên hệ thống.

- Bước 3: Văn thư cơ quan có trách nhiệm quản lý và tiêu hủy các văn bản đã thu hồi theo đúng quy định.

3.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

3.3. Thành phần hồ sơ: Văn bản thông báo thu hồi phải nêu rõ văn bản cần thu hồi là văn bản nào, nêu rõ lý do thu hồi.

3.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

3.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

3.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

3.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

3.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đã được thu hồi và tiêu hủy theo quy định.

3.9. Phí, lệ phí: Không có.

3.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

3.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC: Không có.

3.12. Căn cứ pháp lý: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

4. Thủ tục: Đính chính văn bản đã phát hành

4.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn bản xác định mức độ sai sót của văn bản đã được phát hành thì thực hiện soạn thảo văn bản đính chính văn bản đã phát hành. Trường hợp văn bản sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành thì tham mưu đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức đã ban hành văn bản; trường hợp văn bản phát hành sai sót về nội dung thì tham mưu sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương (khoản 3 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

- Bước 2: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đính chính và thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký; nhân bản, đóng dấu (đối với văn bản giấy), ký số cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử) sau khi đã được lãnh đạo phê duyệt, ký ban hành.

- Bước 3: Văn thư cơ quan phát hành văn bản theo nơi nhận của văn bản đính chính. Khi phát hành văn bản đính chính, Văn thư cơ quan thực hiện kiểm tra nơi nhận của văn bản cần đính chính phải đúng và đủ với nơi nhận của văn bản đính chính.

4.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

4.3. Thành phần hồ sơ:

- Văn bản đính chính;

- Văn bản cần đính chính;

- Các tài liệu, giấy tờ có liên quan (nếu có).

4.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

4.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

4.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

4.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

4.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đính chính được phát hành đến nơi nhận.

4.9. Phí, lệ phí: Không có.

4.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

4.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC: Không có.

4.12. Căn cứ pháp lý: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

5. Thủ tục: Sao y, sao lục, trích sao văn bản

5.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận yêu cầu và quyết định của người có thẩm quyền về việc cho phép thực hiện sao y, sao lục, trích sao văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời gian ban hành của bản sao y, sao lục, trích sao trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

- Bước 4: Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản của bản sao trên Hệ thống theo nơi nhận của văn bản điện tử và văn bản giấy và lưu theo quy định.

5.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

5.3. Thành phần hồ sơ: Văn bản cần sao y, sao lục, trích sao.

5.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

5.5. Thời hạn giải quyết: Trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

5.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

5.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

5.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đã được sao y, sao lục, trích sao được phát hành và lưu theo quy định.

5.9. Phí, lệ phí: Không có.

5.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

5.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản có yêu cầu cần sao y, sao lục, trích sao đều phải được tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan của Văn phòng Sở để thực hiện thủ tục và hình thức sao đúng quy định.

- Việc cấp số, ký hiệu của bản sao văn bản điện tử và bản sao văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng 1 hệ thống và liên tục cho văn bản điện tử và văn bản giấy.

- Văn bản sao phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư Văn phòng Sở và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo Văn phòng Sở, Chánh Văn phòng Sở quyết định.

5.12. Căn cứ pháp lý: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

6. Thủ tục: cấp giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đi công tác

6.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đi công tác thì cung cấp thông tin theo quy định (Họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được cử đi công tác; thời gian đi, nơi đến công tác) về Văn phòng Sở Nội vụ.

- Bước 2: Văn thư tiếp nhận, vào sổ theo dõi, điền các thông tin đã được cung cấp vào Giấy đi đường.

- Bước 3: Văn thư trình Chánh Văn phòng Sở ký thừa lệnh Giấy đi đường và đóng dấu cơ quan vào Giấy đi đường.

- Bước 4: cấp Giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được cử đi công tác.

6.2. Cách thức thực hiện: Đến trực tiếp Văn phòng Sở (Bộ phận Văn thư).

6.3. Thành phần hồ sơ: Kèm theo giấy mời, văn bản cử đi công tác của lãnh đạo đơn vị.

6.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

6.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

6.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

6.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

6.8. Kết quả thực hiện TTHC: Giấy đi đường (Theo Mẫu số C16-HD của Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính).

6.9. Phí, lệ phí: Không có.

6.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

6.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

- Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.

6.12. Căn cứ pháp lý:

- Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chỉ hội nghị;

- Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.

II. LĨNH VỰC: LƯU TRỮ

7. Thủ tục: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan

7.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan cập nhật tất cả các hồ sơ ban hành trong Danh mục hồ sơ lên hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice để các cá nhân liên quan thực hiện lập hồ sơ điện tử khi giải quyết công việc. Đồng thời gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ giấy (nếu có) song song với hồ sơ điện tử.

- Bước 2: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao, thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở gồm hồ sơ giấy (nếu có) song song với hồ sơ điện tử để bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ.

- Bước 3: Kết thúc hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong. Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; chỉnh sửa hồ sơ cho hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.

- Bước 4: Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Khi kết thúc xong công việc, cá nhân có nhiệm vụ lập hồ sơ tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan.

- Bước 5: Lưu trữ cơ quan kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi tiếp nhận thì công chức lưu trữ của cơ quan thực hiện chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan theo quy định.

7.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

7.3. Thành phần hồ sơ: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

7.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

7.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

7.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

7.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

7.8. Kết quả thực hiện TTHC: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre được lập và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

7.9. Phí, lệ phí: Không có.

7.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

7.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn bảo quản và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

- Đơn vị và cá nhân trong các phòng chuyên môn thuộc Sở có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo đúng thời hạn: 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu Nội vụ cơ bản; trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu còn lại. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Chánh Văn phòng Sở đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Công chức, viên chức thuộc các phòng chuyên môn thuộc Sở trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan.

7.12. Căn cứ pháp lý:

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

8. Thủ tục: Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) tại Lưu trữ cơ quan

8.1 Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu giấy (hoặc tài liệu điện tử) tại Lưu trữ cơ quan thì nộp giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, phiếu yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu (đối với cán bộ, công chức, viên chức của các Phòng chuyên môn thuộc Sở) tại Bộ phận Lưu trữ của Văn phòng Sở.

- Bước 2: Công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm cấp Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu để người khai thác điền thông tin (nội dung tài liệu cần tra tìm).

- Bước 3: Công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan kiểm tra tài liệu, hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cần khai thác có đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật để trình xin ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng Sở.

- Bước 4: Sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng Sở, công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu tiến hành thực hiện và trả kết quả:

Cho nghiên cứu tại chỗ hoặc cung cấp bản phô tô, sao y bản chính, trích sao, sao lục, bản scan theo yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

- Không cung cấp hồ sơ, tài liệu với yêu cầu không đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật. Không đáp ứng yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu thì giải thích rõ ràng hoặc phải có văn bản trả lời về việc không cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu khai thác.

8.2 Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

8.3 Thành phần hồ sơ:

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức;

- Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tài liệu được cho phép khai thác, sử dụng.

8.4 Số lượng hồ sơ: Không quy định.

8.5 Thời hạn giải quyết: Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

8.6 Đối tượng thực hiện TTHC: Cơ quan, tổ chức, cá nhân; cán bộ, công chức, viên chức.

8.7 Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

8.8 Kết quả thực hiện TTHC: Nghiên cứu tại chỗ, bản phô tô, sao y bản chính, trích sao, sao lục, bản scan.

8.9 Phí, lệ phí: Không có.

8.10 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

8.11 Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Sở và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

- Yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan cần nêu rõ tên loại, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích yếu nội dung tài liệu cần khai thác (đối với văn bản đi của cơ quan); thời gian và nội dung sự việc (đối với hồ sơ công việc).

8.12 Căn cứ pháp lý:

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

9. Thủ tục: Tiêu hủy tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) hết giá trị

9.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Lưu trữ cơ quan thực hiện xác định giá trị tài liệu và thống kê Danh mục tài liệu hết giá trị (tài liệu giấy và tài liệu điện tử) để trình xin ý kiến về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

- Bước 2: lãnh đạo Sở quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng; các thành viên của Hội đồng là đại diện của các Phòng, Ban, đơn vị có tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.

- Bước 3: Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện tổ chức họp và có ý kiến thẩm định tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy. Trên cơ sở đó đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

- Bước 4: Sau khi có ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến đồng ý của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp, Chánh Văn phòng Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

- Bước 5: Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

+ Đối với tài liệu giấy thì tiêu hủy bằng cách cắt nhỏ thành giấy vụn và phải được đảm bảo không thể khôi phục lại như hiện trạng tài liệu ban đầu.

+ Đối với tài liệu điện tử thì thực hiện hủy tài liệu bằng cách sử dụng chức năng trên hệ thống để xóa (hủy) tài liệu hết giá trị và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

9.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

9.3. Thành phần hồ sơ:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.

9.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

9.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

9.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

9.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

9.8. Kết quả thực hiện TTHC: Hồ sơ, tài liệu được tiêu hủy theo quy định.

9.9. Phí, lệ phí: Không có.

9.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

9.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản, lưu tại bộ phận Lưu trữ hiện hành theo quy định.

- Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu giấy. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

9.12. Căn cứ pháp lý:

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

III. LĨNH VỰC: QUẢN TRỊ - TÀI VỤ

10. Thủ tục: Thanh toán công tác phí cho cán bộ, công chức, viên chức

10.1 Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân/Bộ phận đề nghị thanh toán công tác phí lập bộ chứng từ gửi về Văn phòng Sở.

- Bước 2: Kế toán tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ (Trả lại người bộ phận đề nghị thanh toán nếu không chưa đúng quy định).

- Bước 3: Kế toán trưởng ký duyệt trên Giấy đề nghị thanh toán và trình Chánh Văn phòng phê duyệt.

- Bước 4: Kế toán tiến hành làm thủ tục thanh toán cho người bộ phận đề nghị thanh toán công tác phí.

Trong thời gian 07 ngày (công tác trong nước) hoặc 15 ngày (công tác nước ngoài) kể từ khi đoàn/cá nhân đi công tác về phải chuyển hồ sơ cho Văn phòng Sở làm thủ tục thanh toán.

10.2 Cách thức thực hiện: Cá nhân có nhu cầu thanh toán công tác phí gửi hồ sơ chứng từ trực tiếp tại Văn phòng Sở.

10.3 Thành phần hồ sơ:

Các chứng từ kèm theo:

- Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú). Trường hợp đặc biệt đi công tác mà không thể đóng dấu cơ quan, nơi đến được thì do Lãnh đạo Sở trực tiếp phụ trách xem xét xác nhận.

- Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

- Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

- Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoản chi phí đi lại), (kèm giấy đề nghị thanh toán).

- Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Trường hợp đi công tác mà không có hóa đơn tài chính sẽ thanh toán bằng hình thức khoán chi theo định mức quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ, (kèm giấy đề nghị thanh toán).

10.4 Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

10.5 Thời gian giải quyết: Không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ thanh toán hợp lệ.

10.6 Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

10.7 Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

10.8 Kết quả thực hiện TTHC: Giấy rút dự toán chuyển khoản.

10.9 Phí, lệ phí: Không có.

10.10 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

10.11 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Theo quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

10.12 Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí;

- Thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp;

- Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị;

- Nghị quyết số 18/2017/NQ-HĐND ngày 05/12/2017 của Hội đồng nhân dân tỉnh về việc quy định chế độ chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị trên địa bàn tỉnh Bến Tre;

- Quyết định số 559/QĐ-SNV ngày 31/3/2025 về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của Sở Nội vụ năm 2025.

11. Thủ tục: Đăng ký xe đi công tác

11.1 Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Xác định nhu cầu đề nghị xin xe, các phòng, ban, đơn vị căn cứ vào tình hình nhiệm vụ được giao tại cơ quan lập phiếu đăng ký xe (theo mẫu), chuyên đề nghị tới Văn phòng Sở xem xét. (Trừ xe đã có trong kế hoạch tổng thể thực hiện nhiệm vụ mà Lãnh đạo Sở đã phê duyệt).

- Bước 2: Kiểm tra yêu cầu và trình Lãnh đạo phê duyệt, Văn phòng Sở dựa vào quy chế xem xét đúng tiêu chuẩn, đáp ứng nhiệm vụ hay không. Văn phòng Sở thẩm định xong, đúng đối tượng trình lên Lãnh đạo Sở duyệt, nếu không đúng đối tượng trả lời cho phòng ban.

- Bước 3: Điều động xe và tài xế thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng Sở phân công tài xế, viết lệnh điều xe, giấy công tác và các giấy tờ liên quan đến xe khi tham gia giao thông theo đúng quy định của pháp luật.

11.2 Cách thức thực hiện: Các phòng, ban, đơn vị có nhu cầu xin xe trực tiếp gửi phiếu đề xuất tới Văn phòng Sở xem xét.

11.3 Thành phần hồ sơ: Phiếu đăng ký xe ô tô đi công tác có chữ ký đầy đủ

11.4 Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

11.5 Thời gian giải quyết: Không quy định.

11.6 Đối tượng thực hiện TTHC: Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân trực thuộc Sở.

11.7 Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nội vụ.

11.8 Kết quả thực hiện TTHC: Giấy đăng ký xe đi công tác, phiếu điều xe ô tô.

11.9 Phí, lệ phí: Không có.

11.10 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

11.11 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

11.12 Căn cứ pháp lý của TTHC:

- Luật quản lý và sử dụng tài sản công năm 2017;

- Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật quản lý, sử dụng tài sản công;

- Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chỉ hội nghị.

- Thông tư số 144/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung của Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật quản lý, sử dụng tài sản công;

- Thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp;

- Nghị quyết số 06/2018/NQ-HĐND ngày 06/7/2018 của Hội đồng nhân dân tỉnh Bến Tre ban hành quy định phân cấp quản lý, sử dụng tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của địa phương trên địa bàn tỉnh Bến Tre;

- Nghị định số 72/2023/NĐ-CP ngày 26/9/2023 của Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô./.