QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH KIÊN GIANG TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2020

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang tại Tờ trình số 308/TTr-SNV ngày 27 tháng 6 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Kiên Giang từ năm 2014 đến năm 2020 với các nội dung chủ yếu sau:

1. Quan điểm, mục tiêu quy hoạch

a) Quan điểm

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ nhằm thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ.

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phải có tầm nhìn dài hạn và phải có lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn.

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phải phù hợp với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Mục tiêu

- Mục tiêu tổng quát

+ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

+ Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Kiên Giang trong những năm tiếp theo;

+ Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Mục tiêu cụ thể

+ Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa của tỉnh Kiên Giang;

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ;

+ Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ mới;

+ Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của địa phương;

+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

2. Các nội dung chủ yếu Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ từ năm 2014 đến năm 2020

a) Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy, nhân sự

- Các cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.

- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp (mở lớp tập huấn nghiệp vụ, cơ quan tự cử công chức, viên chức đi học tại các cơ sở đào tạo tập trung, tại chức…).

Cấp tỉnh

+ Đến năm 2020, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đảm bảo đủ biên chế theo đề án vị trí việc làm được phê duyệt, để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng;

+ Các sở, ban, ngành; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên.

Cấp huyện

+ Phòng Nội vụ bố trí tối thiểu 01 biên chế chuyên trách giúp Trưởng phòng tham mưu Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ;

+ Các phòng, ban chuyên môn bố trí 01 công chức làm văn thư, lưu trữ đúng nghiệp vụ để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Cấp xã

Bố trí công chức (hoặc cán bộ không chuyên trách) có đủ trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên để phụ trách công tác văn thư, lưu trữ.

b) Về công tác văn thư: Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:

- 80% các cơ quan nhà nước thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc đối với tài liệu truyền thống.

- 100% các cơ quan nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 60% các văn bản, tài liệu giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

- 80% cán bộ, công chức, viên chức tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố sử dụng thư điện tử cho công việc.

- 80% các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, huyện, thị xã, thành phố.

c) Về công tác lưu trữ: Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật, 100% tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị. Có 60% tài liệu được số hóa; 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 30% hồ sơ, tài liệu được công bố, giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm phục vụ trên 500 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

d) Hệ thống cơ sở vật chất

Ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:

- Từ nay đến năm 2015, Sở Nội vụ phối hợp các ngành chức năng tiến hành sửa chữa, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo chủ trương đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Đến năm 2020, kho lưu trữ chuyên dụng đảm bảo đúng các thông số kỹ thuật và có sức chứa khoảng 6.000 mét tài liệu.

- Các cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí cho việc chỉnh lý, lựa chọn tài liệu để nộp lưu về lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 648/QĐ-UBND ngày 25 tháng 3 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Kiên Giang giai đoạn 2013 - 2017.

- Đến năm 2020, 100% sở, ban, ngành cấp tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố bố trí kho lưu trữ hiện hành, đảm bảo diện tích để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Từng bước trang bị phương tiện thực hiện các biện pháp kỹ thuật tiên tiến để bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như: Máy vi tính nối mạng diện rộng, máy scan tài liệu, hộp, bìa, giá và thiết bị phòng cháy chữa cháy…

- Từ nay đến năm 2020, cấp xã phải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m² để bảo quản tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Phần III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ).

3. Giải pháp

- Trên cơ sở Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, triển khai các văn bản của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương; phối hợp các ngành, các cấp đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả.

- Từ nay đến năm 2020, việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình phải đảm bảo sự ổn định tránh việc chuyển đổi hoặc kiêm nhiệm nhiều công tác khác, ảnh hưởng đến nhiệm vụ chuyên môn.

- Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác nhằm khuyến khích động viên công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ lâu dài.

- Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

- Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố:

+ Trên cơ sở văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, đơn vị cần phải ban hành một số văn bản như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan, danh mục hồ sơ cơ quan...;

+ Thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc và chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của ngành;

+ Hàng năm tiến hành việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, đơn vị theo quy định;

+ Thu thập, sưu tầm tài liệu (bao gồm cả tài liệu quý hiếm);

+ Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu ngăn nắp, khoa học tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ thống nhất trong toàn tỉnh.

Điều 2. Tổ chức thực hiện

- Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quyết định phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Kiên Giang từ năm 2014 đến năm 2020 trên phạm vi toàn tỉnh; hàng năm có báo cáo định kỳ kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.

- Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính phối hợp trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí ngân sách nhà nước hàng năm để thực hiện các nội dung của quyết định phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Kiên Giang từ năm 2014 đến năm 2020.

- Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố tham mưu Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo việc thực hiện các nội dung quyết định phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Kiên Giang từ năm 2014 đến năm 2020 cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương trên cơ sở quy hoạch chung của tỉnh.

- Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo, triển khai thực hiện theo các nội dung tại quyết định phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Kiên Giang từ năm 2014 đến năm 2020.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.