ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 713/TTr-STP ngày 14/6/2022

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
(Kèm theo Quyết định số 15/2022/QĐ-UBND ngày 23 tháng 6 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Nam Định.

2. Quy chế này áp dụng đối với các Tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại tỉnh Nam Định.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật không thực hiện, tạm dừng hoặc dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là căn cứ pháp lý để Công chứng viên xem xét từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó. Cơ quan yêu cầu ngăn chặn chịu trách nhiệm về yêu cầu của mình.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây ban hành có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định pháp luật. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó. Cơ quan yêu cầu giải tỏa chịu trách nhiệm về yêu cầu của mình.

4. Thông tin cảnh báo là thông tin bằng văn bản do tổ chức, cá nhân cung cấp nhằm cảnh báo cho Công chứng viên trong việc thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch.

5. Tài khoản là những thông số nhất định mà người có liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu bao gồm tên truy cập và mật khẩu

6. Người quản trị là người quản lý máy chủ Cơ sở dữ liệu hoặc công chức Sở Tư pháp được phân công quản lý theo quy định.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp thông tin và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Việc cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu phải đầy đủ, chính xác, kịp thời. Các tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật, cung cấp thông tin công chứng về hợp đồng, giao dịch mà tổ chức hành nghề công chứng thực hiện trên phần mềm Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính xác thực của thông tin; thường xuyên, kịp thời truy cập, khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan, tổ chức liên quan phối hợp, thống nhất trong việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu đảm bảo hiệu quả.

3. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của Công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

4. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật.

5. Việc sửa, thay đổi, nâng cấp Cơ sở dữ liệu phải được nhà quản trị cung ứng phần mềm chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

2. Thay đổi quy trình quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu. Trừ trường hợp pháp luật có quy định phải cung cấp thông tin.

4. Sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

5. Cung cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao.

6. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định pháp luật.

Chương II

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHÚNG

Điều 5. Cung cấp thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

1. Tòa án nhân dân các cấp cung cấp thông tin bằng văn bản về việc yêu cầu dừng, tạm dừng giao dịch về tài sản, chấm dứt việc dừng, tạm dừng giao dịch về tài sản, hủy hoặc chấm dứt hợp đồng, giao dịch đã được công chứng đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp thông tin bằng văn bản liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

3. Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và các cơ quan tổ chức có thẩm quyền cung cấp thông tin bằng văn bản có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, quyết định thi hành án, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

4. Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai và các đơn vị có liên quan cung cấp thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

5. Cơ quan công an cung cấp thông tin bằng văn bản về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến đến giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo nhằm chiếm đoạt tài sản.

6. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện) kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

7. Các Tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản, hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản, bỏ sót thừa kế hoặc các thông tin khác có liên quan trong hoạt động công chứng đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu. Khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải chủ động thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

8. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành văn bản có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải toả ngăn chặn, các cơ quan tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 6. Tiếp nhận, cập nhật, giải tỏa thông tin ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp.

2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo, trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào Cơ sở dữ liệu:

a) Đối với thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn.

b) Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp biết để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

3. Khi phát hiện thấy những điểm không hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với lãnh đạo Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 7. Cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật kịp thời thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận ký tên, đóng dấu.

2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch phải được cập nhật đầy đủ như thông tin về nhân thân, về tổ chức, về tài sản đem giao dịch, về tên loại hợp đồng, số công chứng, ngày công chứng và các thông tin khác có liên quan.

3. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.

Điều 8. Trách nhiệm tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu

1. Khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch thì các Tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản.

2. Trường hợp sau khi tra cứu tài sản đó có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng.

3. Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

4. Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên thông báo ngay với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý kịp thời theo quy định pháp luật.

Điều 9. Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng, giao dịch đã được công chứng

Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải được cập nhật, chia sẻ kịp thời và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu.

Điều 10. Tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm: Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật, tra cứu, khai thác, sử dụng dữ liệu Cơ sở dữ liệu.

3. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về tài khoản được cấp.

4. Khóa tài khoản

Tài khoản của cá nhân, tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên bị miễn nhiệm, đình chỉ hành nghề công chứng, xóa đăng ký hành nghề, thu hồi Thẻ công chứng viên;

b) Tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hoạt động, giải thể, chuyển đổi, sáp nhập, hợp nhất;

c) Cá nhân không còn làm trong lĩnh vực công chứng;

d) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu sửa đổi Cơ sở dữ liệu làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động của Cơ sở dữ liệu hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu;

đ) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin không đúng quy định;

e) Cá nhân, tổ chức quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu và thông tin có trong Cơ sở dữ liệu vào mục đích trái pháp luật.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ Công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng

1. Quyền của Công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng

a) Được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật.

b) Tham gia đào tạo bồi dưỡng sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do cơ quan tổ chức có thẩm quyền tổ chức.

2. Nghĩa vụ của Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng

a) Cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin về hợp đồng, giao dịch mà mình giải quyết vào Cơ sở dữ liệu kể từ khi ký và đóng dấu văn bản công chứng.

b) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

c) Cung cấp kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng.

d) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

đ) Thực hiện việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định pháp luật.

e) Đảm bảo cơ sở vật chất, đường truyền để khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Chi phí liên quan đến khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải trả các chi phí liên quan đến việc khai thác, duy trì và sử dụng cơ sở dữ liệu với đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu.

2. Việc thu, trả chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng giữa đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và Hội công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý Cơ sở dữ liệu.

2. Quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Nam Định.

3. Cập nhật kịp thời các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo do các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp.

4. Phối hợp với đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu nâng cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng để đáp ứng nhu cầu hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.

5. Phối hợp tổ chức bồi dưỡng, tập huấn việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 14. Trách nhiệm của các sở, ngành

1. Sở Tài chính phối hợp Sở Tư pháp và các đơn vị có liên quan tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí nâng cấp Cơ sở dữ liệu.

2. Các cơ quan trong hệ thống Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, Thi hành án dân sự, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện hoặc chỉ đạo đơn vị trực thuộc trong thời hạn 02 ngày làm việc, thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

3. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Tư pháp trong việc quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu.

Điều 15. Trách nhiệm Hội công chứng viên tỉnh

Hội Công chứng viên tỉnh giám sát công chứng viên là thành viên của Hội thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật về cập nhật, tra cứu, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

Điều 16. Trách nhiệm đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu

1. Thường xuyên nâng cấp hệ thống Cơ sở dữ liệu để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu.

2. Hướng dẫn, kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh trong Cơ sở dữ liệu.

3. Chịu trách nhiệm duy trì, bảo mật thông tin liên quan trong Cơ sở dữ liệu.

4. Thực hiện việc sao lưu, lưu trữ thông tin đầy đủ kịp thời.

5. Phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh đào tạo, bồi dưỡng quản lý khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 17. Xử lý vi phạm

Tổ chức hành nghề công chứng không cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.

Điều 18. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.