ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2012/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định cho các cuộc họp, hội nghị, giao bao, tập huấn định kỳ hoặc đột xuất (cuộc họp) trên hệ thống hội nghị truyền hình (HNTH) trực tuyến giữa:

a) Ủy ban nhân dân tỉnh với Ủy ban nhân dân cấp huyện;

b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với cơ quan, đơn vị cấp huyện;

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; các đại biểu, khách mời tham dự và sử dụng hệ thống HNTH trực tuyến.

Điều 2. Giải thích thuật ngữ

1. Hội nghị truyền hình (HNTH - Video Conference): là các buổi họp, hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) truyền tải hình ảnh và âm thanh giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa kết nối qua đường truyền mạng.Thiết bị này cho phép hai hoặc nhiều địa điểm cùng đồng thời liên lạc hai chiều thông qua video và truyền âm thanh.

2. Hệ thống hội nghị truyền hình (HNTH) trực tuyến tỉnh An Giang: là hệ thống HNTH được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và Nhà nước giữa điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh (hoặc điểm cầu Sở Thông tin và Truyền thông) với mười một điểm cầu tại Văn phòng UBND cấp huyện và được điều khiển bằng một thiết bị trung tâm.

3. Điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh: là một điểm cầu Trung tâm, nơi lắp đặt thiết bị HNTH để kết nối với thiết bị trung tâm và các điểm cầu khác, được lắp đặt tại phòng họp số 01 của Văn phòng UBND tỉnh.

4. Điểm cầu Sở Thông tin và Truyền thông: là một điểm cầu Trung tâm, nơi lắp đặt thiết bị HNTH để kết nối với thiết bị điều khiển trung tâm và các điểm cầu khác, được lắp đặt tại phòng họp Trung tâm Tin học – Sở Thông tin và Truyền thông An Giang

5. Điểm cầu cấp huyện (điểm cầu cuối): Là những nơi lắp đặt thiết bị HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm và các điểm cầu của các đơn vị khác, được lắp đặt tại phòng họp trụ sở Văn phòng UBND cấp huyện trong tỉnh.

6. Thiết bị trung tâm: là thiết bị để kết nối, điều khiển các điểm cầu thực hiện HNTH trực tuyến theo yêu cầu của điểm cầu trung tâm.

7. Mạng truyền số liệu chuyên dùng (TSLCD) của cơ quan Đảng và Nhà nước là mạng truyền dẫn tốc độ cao, sử dụng phương thức chuyển mạch nhãn đa giao thức trên nền giao thức liên mạng (IP/MPLS) sử dụng riêng trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam xây dựng, vận hành.

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Sử dụng hệ thống HNTH tỉnh An Giang để tổ chức hội nghị trực tuyến nhằm góp phần tích cực thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong hoạt động các cơ quan nhà nước; tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Nhà nước của tỉnh, góp phần thực hành tiết kiệm trong việc tổ chức các cuộc họp.

Chương II

TỔ CHỨC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 4. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Phòng họp tổ chức HNTH được bố trí nội thất, thiết bị phù hợp với điều kiện và đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật phục vụ cho HNTH trực tuyến.

2. Ánh sáng trong phòng họp sử dụng ánh sáng nhân tạo thay ánh sáng tự nhiên để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý; sử dụng phông, rèm phù hợp tránh ngược sáng cho camera.

3. Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự HNTH trực tuyến dễ nhìn, thoải mái.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh là điểm cầu trung tâm các cuộc HNTH trực tuyến do UBND tỉnh tổ chức, chủ trì.

2. Điểm cầu Sở Thông tin và Truyền thông là điểm cầu trung tâm các cuộc HNTH trực tuyến do các đơn vị cấp tỉnh tổ chức, chủ trì.

3. Mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự và thời gian tổ chức HNTH trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì và có yêu cầu tổ chức HNTH trực tuyến xác định.

4. Các cuộc họp thường kỳ, đột xuất của các đơn vị cấp tỉnh chủ trì với các đơn vị cấp huyện phải ưu tiên tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến.

Điều 6. Xây dựng và thông báo kế hoạch cuộc họp

1. Các cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn định kỳ:

Đối với cuộc họp do UBND tỉnh tổ chức, chủ trì:

Căn cứ vào thông báo (hoặc thư mời họp) của UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH của tỉnh.

Đối với cuộc họp do cơ quan, đơn vị cấp tỉnh tổ chức, chủ trì:

Khi có nhu cầu tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến các đơn vị gởi văn bản thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông ngày dự kiến tổ chức cuộc họp ít nhất trước 05 ngày làm việc để làm công tác chuẩn bị.

2. Đối với các cuộc họp đột xuất:

Cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu tổ chức cuộc họp đột xuất (do tính cấp thiết của cuộc họp) trên hệ thống HNTH trực tuyến thì liên hệ trực tiếp với Sở Thông tin và Truyền thông trước 01 ngày nếu cuộc họp diễn ra ngày hôm sau hoặc trước 01 giờ nếu diễn ra ngay trong ngày để làm công tác chuẩn bị.

Điều 7. Phân công trách nhiệm việc tổ chức họp trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

a) Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến phải chuẩn bị nội dung, tài liệu, phông nền, thành phần tham dự và phát hành thư mời cho các cơ quan, đơn vị có liên quan về thời gian, địa điểm dự họp.

b) Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp nếu có yêu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp phải thông tin cho đơn vị làm điểm cầu trung tâm biết trước khi cuộc họp diễn ra để được phục vụ.

2. Trách nhiệm của đơn vị làm điểm cầu trung tâm.

a) Trước 01 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị làm điểm cầu trung tâm có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp, kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu cuối đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống HNTH; thông báo cho cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp biết để tiến hành tổ chức cuộc họp;

b) Đơn vị làm điểm cầu trung tâm có trách nhiệm hoàn chỉnh kỹ thuật, giao băng ghi hình, tài liệu… cuộc họp (nếu có) cho đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

c) Chủ trì, phối hợp với các điểm cầu cuối giải quyết các sự cố về kỹ thuật, thiết bị trong thời gian sớm nhất.

3. Trách nhiệm của điểm cầu cuối

a) Chuẩn bị phòng họp cho các đơn vị tham gia cuộc họp tại điểm cầu của đơn vị.

b) Phối hợp với điểm cầu trung tâm kiểm tra kỹ thuật tại điểm cầu của đơn vị, đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống HNTH.

c) Khi có sự cố về kỹ thuật, thiết bị phải báo cho điểm cầu trung tâm biết để kịp thời khắc phục sự cố.

4. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.

a) Đại biểu các cơ quan, đơn vị được mời họp có trách nhiệm tham dự đầy đủ đúng thành phần theo các nội dung chương trình của cuộc họp.

b) Dự họp nghiêm túc, tác phong chỉnh tề; không hút thuốc trong phòng họp; để điện thoại di động ở chế độ rung; không trao đổi lớn tiếng gây ảnh hưởng không khí buổi họp; có mặt xuyên suốt, không được tự ý bỏ ra về.

5. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách kỹ thuật.

a) Tại điểm cầu trung tâm:

- Trong quá trình diễn ra họp HNTH trực tuyến cán bộ phụ trách kỹ thuật phải luôn có mặt, tập trung để vận hành tốt các thiết bị phục vụ cuộc họp; phối hợp xử lý sự cố kỹ thuật (nếu có) tại các điểm cầu cuối.

- Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển phòng họp HNTH tại điểm cầu trung tâm có trách nhiệm kiểm tra điều chỉnh hình ảnh, âm thanh đảm bảo đạt chất lượng tốt nhất. Tắt micro tại tất cả điểm cầu cuối bằng thiết bị điều khiển.

- Khi ở điểm cầu cuối nếu có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH tại điểm cầu trung tâm phải đảm bảo bật micro ở điểm đầu cuối tương ứng; điều chỉnh hình ảnh, mức âm lượng cho phù hợp tại điểm cầu cuối đó.

b) Tại các điểm cầu cuối:

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm cầu trung tâm để kiểm tra kết nối, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cuộc họp; trường hợp bị ngắt kết nối khi đang họp thì cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở các điểm cầu cuối phải thông báo cho cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp điểm cầu trung tâm biết để xử lý; tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa thông số cấu hình hoặc quay số vì sẽ làm tắt nghẽn đến các điểm cầu khác.

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật ở điểm cầu trung tâm để bật/tắt micro nhằm tăng tính chủ động khi tham gia ý kiến của người dự họp.

- Kiểm tra và điều chỉnh không cho ánh sáng từ bên ngoài chiếu trực tiếp vào màn hình tivi gây khó khăn trong việc theo dõi cuộc họp.

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu cuối phải có mặt xuyên suốt trong quá trình diễn ra cuộc họp nhằm kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật.

- Sau khi kết thúc cuộc họp các cán bộ kỹ thuật vận hành HNTH tại tất cả các điểm cầu cuối tắt thiết bị theo đúng quy trình vận hành đã quy định.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý, bảo quản thiết bị đầu cuối, đường truyền của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Các thiết bị của hệ thống HNTH tỉnh An Giang là tài sản của Nhà nước. Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và Uỷ ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng đảm bảo đúng mục đích; không được tự ý di chuyển hoặc thay đổi vị trí các thiết bị khi chưa được sự đồng ý của cơ quan quản lý thiết bị.

2. Đường truyền tín hiệu phục vụ HNTH trực tuyến của tỉnh là đường truyền số liệu chuyên dùng, đơn vị được giao quản lý và vận hành hệ thống thiết bị có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông giải quyết nhanh chóng các sự cố (nếu có) xảy ra trên đường truyền, đảm bảo sự thông suốt cho đường truyền số liệu chuyên dùng.

Điều 9. Kinh phí tổ chức cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Kinh phí tổ chức HNTH trực tuyến trên địa bàn tỉnh được sử dụng từ dự toán được giao hàng năm cho đơn vị.

2. Mức chi tổ chức HNTH trực tuyến trên địa bàn tỉnh An Giang thực hiện theo các quy định hiện hành.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Đơn vị đầu mối

Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản l‎ý, vận hành chính hệ thống HNTH trực tuyến và hỗ trợ kỹ thuật cho các điểm cầu cuối trong việc quản l‎ý, vận hành hệ thống HNTH trực tuyến trong tỉnh.

Điều 11. Điều khoản thi hành

1. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài chính, các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị HNTH của tỉnh, chi phí đường truyền hằng năm cho hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh.

2. Văn phòng UBND tỉnh, UBND cấp huyện, Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm lập dự toán kinh phí tổ chức HNTH trực tuyến chung với dự toán hằng năm của đơn vị gởi Sở Tài chính.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.