QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, BAN HÀNH VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/10/1991;
Căn cứ Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 267/TTg ngày 24/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước trong tình hình mới;
Căn cứ Thông tư số 06/TT-BNV ngày 28/8/1992 của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về bảo vệ bí mật Nhà nước;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Xây dựng.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, ban hành và sử dụng tài liệu bí mật Nhà nước của Bộ Xây dựng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, bản Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này thay thế cho các quy định trước đây về bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ Xây dựng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ Xây dựng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, BAN HÀNH VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo QĐ số 14/1999/QĐ-BXD ngày 05/05/1999 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Các loại tài liệu bí mật Nhà nước :

Căn cứ vào tính chất quan trọng, các tài liệu thuộc phạm vi bí mật Nhà nước được chia làm 3 mức độ: Tuyệt mật, Tối mật và Mật.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý tài liệu bí mật Nhà nước

- Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng tài liệu bí mật Nhà nước.

- Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) các đơn vị được giao trực tiếp tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng tài liệu bí mật Nhà nước ở đơn vị.

- Cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý tài liệu bí mật Nhà nước phải có phẩm chất tốt (trung thành với Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật Nhà nước), có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Chương 2:

LẬP DANH MỤC VÀ BAN HÀNH TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Điều 3. Lập danh mục tài liệu bí mật Nhà nước

1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm :

- Lập danh mục bí mật Nhà nước và xác định các độ mật trình Bộ trưởng.

- Vào tháng 1 hàng năm, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật Nhà nước (nếu có) trình Bộ trưởng.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm :

- Tổng hợp danh mục bí mật Nhà nước của các đơn vị trực thuộc Bộ.

- Phối hợp với Vụ Tổ chức lao động, Vụ Pháp chế để xác định và phân loại danh mục tài liệu bí mật Nhà nước của Bộ.

- Lập danh mục bí mật Nhà nước và xác định độ "Tuyệt mật", "Tối mật" để Bộ trưởng trình Thủ tướng Quyết định và xác định danh mục bí mật Nhà nước độ "Mật" để Bộ trưởng trình Thủ tướng phê duyệt.

Điều 4. Soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu bí mật Nhà nước

Việc soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu bí mật Nhà nước phải theo đúng các quy định sau :

- Người thực hiện phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 2 của Quy chế này.

- Phải tổ chức thực hiện ở nơi đảm bảo an toàn, do Thủ trưởng đơn vị quy định.

- Không được đánh máy, in, sao chụp thừa số bản đã được quy định. Sau khi đánh máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản thảo (nếu không cần lưu) và những bản đánh máy, in thử, hỏng, thừa v.v... Nếu sử dụng máy vi tính thì phải khoá mã.

- Tài liệu đánh máy, in, sao chụp ra phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần thu hồi), đánh số trang, số bản, số lượng in ấn, quy định phạm vi lưu hành, nơi nhận ...

Các dấu độ mật, thu hồi theo mẫu thống nhất quy định tại Thông tư số 06/TT-BNV ngày 28/8/1992 của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an).

Điều 5. Ban hành tài liệu bí mật Nhà nước

Tài liệu bí mật Nhà nước sau khi đã được người có thẩm quyền ký ban hành phải thực hiện theo các quy định sau :

- Tài liệu bí mật Nhà nước trước khi gửi đi nhất thiết phải vào sổ "Tài liệu mật đi" để theo dõi. Đối với tài liệu "Tuyệt mật", thì người chuẩn bị văn bản vẫn phải lấy số đi và đăng ký theo đúng cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (hoặc ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý) cho vào bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.

- Tài liệu bí mật Nhà nước gửi đi phải kèm theo phiếu gửi. Phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số, ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn vào góc bên phải phía trên của tờ phiếu và ghi rõ nơi nhận phải hoàn lại ngay phiếu gửi cho nơi gửi sau khi nhận được tài liệu bí mật Nhà nước.

- Tài liệu bí mật Nhà nước gửi đi không gửi chung trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy tốt, không thấm nước, không nhìn qua được và khó bóc bì.

Tài liệu độ "Mật" ngoài bì đóng dấu ký hiệu chữ "C" in hoa nét đậm (không đóng dấu "Mật").

Tài liệu độ "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi bằng 2 bì :

+ Bì trong : ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ mật theo độ mật của tài liệu. Nếu là tài liệu độ "Tuyệt mật" gửi đích danh cho người có thẩm quyền giải quyết, thì đóng dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì".

+ Bì ngoài : ghi như gửi tài liệu thường, nếu là tài liệu độ "Tuyệt mật" đóng dấu ký hiệu độ mật chữ "A" in nét hoa đậm, nếu là tài liệu độ "Tối mật" đóng dấu ký hiệu độ mật chữ "B" in nét hoa đậm.

Điều 6. Giao nhận và vận chuyển tài liệu bí mật Nhà nước

- Mọi trường hợp giao nhận tài liệu bí mật Nhà nước giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư v.v...) đều phải vào sổ có ký nhận giữa 2 bên giao nhận tại phòng làm việc.

- Mọi trường hợp vận chuyển tài liệu bí mật Nhà nước phải có phương tiện mang giữ tốt, không được giao cho người không có trách nhiệm giữ hộ.

Điều 7. Thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước

Văn thư của cơ quan, người được giao nhiệm vụ gửi tài liệu bí mật Nhà nước phải theo dõi, thu hồi đúng định kỳ những tài liệu bí mật Nhà nước có đóng dấu thu hồi.

Chương 3:

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC GỬI ĐẾN

Điều 8. Tiếp nhận tài liệu bí mật Nhà nước gửi đến

1. Đối với cơ quan Bộ :

- Tất cả tài liệu bí mật Nhà nước gửi đến Bộ bất cứ từ nguồn nào đều phải qua văn thư Văn phòng Bộ vào sổ "Tài liệu bí mật Nhà nước đến", theo số, độ mật và tên cơ quan gửi tài liệu bí mật Nhà nước ghi ở ngoài bì.

- Văn thư không bóc bì và chuyển tài liệu bí mật Nhà nước cho Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực Tổng hợp - Hành chính xử lý.

- Trường hợp tài liệu bí mật Nhà nước gửi đến mà bì trong có dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì, thì văn thư chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên đi vắng và tài liệu có dấu "khẩn", "Hoả tốc" thì chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý.

2. Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ :

Tài liệu bí mật Nhà nước sau khi được văn thư vào sổ "Tài liệu bí mật Nhà nước đến" theo số, độ mật và cơ quan gửi tài liệu bí mật Nhà nước ghi ở ngoài bì chuyển ngay cho Thủ trưởng đơn vị xử lý.

Điều 9. Xử lý tài liệu bí mật Nhà nước gửi đến

1. Đối với cơ quan Bộ :

- Đối với tài liệu có độ "Mật", Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực Tổng hợp - Hành chính báo cáo đồng chí Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực công tác và chuyển cho các đơn vị có liên quan trong cơ quan Bộ.

- Đối với tài liệu có độ "Tuyệt mật", "Tối mật" phải báo cáo và xin ý kiến của Lãnh đạo Bộ để xử lý (Trừ tài liệu mật có dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì).

2. Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ :

Việc xử lý tài liệu bí mật Nhà nước thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị.

Chương 4:

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Điều 10. Sử dụng tài liệu bí mật Nhà nước

- Đối với tài liệu có độ "Mật" : Cá nhân, đơn vị được giao sử dụng tài liệu trong trường hợp cần thiết có thể được phép sao chụp tài liệu đó cho cá nhân, đơn vị có liên quan sử dụng, nhưng sau đó phải thu hồi lại các bản sao chụp và bảo quản theo quy định.

- Đối với tài liệu có độ "Tuyệt mật", "Tối mật" : chỉ có cá nhân đơn vị được giao được phép sử dụng tài liệu, trong trường hợp cần thiết chỉ được phép cho người có liên quan đến việc sử dụng tài liệu nghiên cứu tại chỗ, nghiêm cấm việc sao chụp các loại tài liệu này.

- Nghiêm cấm việc phổ biến các loại tài liệu bí mật Nhà nước cho những tổ chức, cá nhân không liên quan đến việc sử dụng tài liệu bí mật Nhà nước.

Điều 11. Việc cung cấp thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho tổ chức quốc tế, nước ngoài và người nước ngoài :

Khi có yêu cầu phải cung cấp thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho tổ chức quốc tế, nước ngoài và người nước ngoài, các đơn vị, cá nhân phải có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét kỹ theo nguyên tắc:

- Bảo đảm lợi ích của đất nước;

- Chỉ được phép cung cấp những bí mật sau khi được cấp có thẩm quyền xét duyệt, như sau :

+ Đối với tài liệu có độ "Mật" : lập danh mục những nội dung tài liệu cần cung cấp trình Bộ trưởng Bộ Xây dựng phê duyệt.

+ Đối với tài liệu có độ "Tối mật" : lập danh mục những nội dung tài liệu cần cung cấp (có thuyết minh chi tiết) báo cáo Bộ trưởng Bộ Xây dựng nghiên cứu và đề nghị Bộ trưởng Bộ Công an phê duyệt, (riêng thuộc lĩnh vực quốc phòng do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng phê duyệt).

+ Đối với tài liệu có độ "Tuyệt mật" : lập danh mục những nội dung tài liệu cần cung cấp (có thuyết minh chi tiết) báo cáo Bộ trưởng Bộ Xây dựng nghiên cứu trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

- Các đơn vị, cá nhân chỉ được phép cung cấp đúng nội dung đã được phê duyệt cho đúng đối tượng được cung cấp thông tin.

Điều 12. Quản lý và bảo quản tài liệu bí mật Nhà nước

Mọi bí mật Nhà nước phải được cất giữ, bảo quản nghiêm ngặt theo đúng quy định của Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước.

Tài liệu bí mật Nhà nước sau khi sử dụng, giải quyết xong phải được phân loại, sắp xếp đưa vào hồ sơ bảo quản, không được phép mang ra khỏi cơ quan, phòng làm việc; tài liệu bí mật Nhà nước phải được cất giữ vào tủ, hòm, két có khoá an toàn.

Trường hợp cán bộ phải mang tài liệu bí mật Nhà nước đi công tác thì phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền (Thủ trưởng đơn vị, Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ); phải đăng ký với bộ phận bảo mật cơ quan, đảm bảo tuyệt đối an toàn trên đường đi và có phương tiện cất giữ an toàn; khi về phải nộp lại cho bộ phận bảo mật.

Trường hợp làm mất, thất lạc tài liệu bí mật Nhà nước phải báo cáo ngay cho người có thẩm quyền biết để có biện pháp xử lý.

Chương 5:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Đối với cơ quan Bộ.

Chánh Văn phòng , Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn và kiểm tra cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện nghiêm túc các quy định của Quy chế này.

Điều 14. Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ.

Thủ trưởng các đơn vị trực tiếp nghiên cứu Bản quy chế này và các văn bản Quy phạm pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước đã ban hành, xây dựng và ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của đơn vị mình một cách cụ thể và chi tiết.

Điều 15. Điều khoản thi hành.

Việc xây dựng, ban hành Quy chế và hướng dẫn cho cán bộ, công chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước phải được hoàn thành trong tháng 4 năm 1999.

Cán bộ, công chức vi phạm các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước sẽ bị thi hành kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật.

Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo và kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ thực hiện nghiêm túc các quy định của bản Quy chế này.