ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC KẠN
(Kèm theo Quyết định số 13/2021/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng: Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức, gá nhân có liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu .trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng: Là hệ thống cơ sở dữ liệu bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và các thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác được gửi đến để cập nhật.

2. Thông tin ngăn chặn: Là các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng do tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng và các thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mục đích nhằm ngăn chặn thực hiện các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản được gửi đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan, tổ chức, cá nhân đó trước đây, được gửi đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng: Là những thông số gồm tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng mục đích, thẩm quyền, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Bảo đảm an toàn, bảo mật, thuận tiện khi khai thác, sử dụng, có khả năng kết nối với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.

3. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên và cá nhân, tổ chức có liên quan theo quy định của Luật Công chứng và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 4. Tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Người được cấp tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng:

a) Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng;

b) Phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp: Lãnh đạo Phòng và công chức được giao tham mưu quản lý nhà nước lĩnh vực công chứng.

c) Đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh: Công chứng viên, chuyên viên, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng.

2. Người được cấp tài khoản có quyền truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp theo quy định.

3. Khóa tài khoản

Tài khoản của người được cấp để quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, miễn nhiệm, xóa đăng ký hành nghề.

b) Tổ chức hành nghề công chứng chuyển đổi, giải thể, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động.

c) Người được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc không còn thực hiện nhiệm vụ liên quan đến hoạt động công chứng.

d) Các trường hợp khác theo quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp.

4. Giám đốc Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp, khóa, mở lại tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định pháp luật và Quy chế này.

Điều 5. Kinh phí, chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Kinh phí xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng được bố trí từ nguồn ngân sách địa phương, đóng góp của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các nguồn kinh phí xã hội hóa khác.

2. Chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện đảm bảo hiệu quả trên cơ sở quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền gửi đến để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Giám đốc Sở Tư pháp chỉ đạo, phân công người thực hiện nhiệm vụ cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

2. Người được phân công có trách nhiệm cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, người được giao nhiệm vụ cập nhật thông tin phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

3. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định ngay sau khi công chứng viên ký, đóng dấu vào văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch. Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu sao (*) trong Cơ sở dữ liệu công chứng phải bắt buộc cập nhật.

2. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác thì tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Sửa thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sửa các thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các lỗi về kỹ thuật trong văn bản hoặc lỗi do đánh máy.

2. Trường hợp lỗi được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng (đã lưu), người thực hiện cập nhật báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp (đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn mà Sở Tư pháp tiếp nhận, cập nhật), Trưởng phòng công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng (đối với các thông tin mà tổ chức hành nghề công chứng đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng) để kiểm tra, xem xét và thực hiện việc chỉnh sửa cho chính xác.

Điều 9. Sao lưu, lưu trữ

Việc sao lưu, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng phải được thực hiện thường xuyên, khoa học, hệ thống, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin theo quy định.

Chương III

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tổ chức triển khai, quản lý; khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc thì báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

2. Thực hiện thanh tra, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh theo quy định.

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Hằng năm, Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí triển khai Cơ sở dữ liệu công chứng trong dự toán kinh phí chung của Sở Tư pháp

2. Sở Thông tin và Truyền thông trên cơ sở phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình phối hợp với Sở Tư pháp trong việc triển khai Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.

3. Trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cổ thẩm quyền ngoài việc gửi các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật, đồng thời gửi thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp để thực hiện cập nhật theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này.

b) Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm cung cấp và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành văn bản.

c) Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh phối hợp cung cấp thông tin, hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật có liên quan.

d) Việc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải đúng thẩm quyền, thể hiện đầy đủ, chính xác về tổ chức, cá nhân, tài sản bị ngăn chặn và các tài liệu kiểm chứng kèm theo.

Điều 12. Trách nhiệm của Hội công chứng viên

1. Phối hợp với Sở Tư pháp vận động, triển khai đến công chứng viên là thành viên, của tổ chức mình, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Báo cáo, phối hợp với Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý đối với các hành vi cập nhật thông tin không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 13. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh sau khi được thành lập, cấp giấy đăng ký hoạt động phải tham gia vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng thì báo cáo cho Sở Tư pháp để kiểm tra, đối chiếu và cập nhật kịp thời.

3. Quản lý chung đối với những tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp thuộc tổ chức mình.

4. Trưởng phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng có trách nhiệm:

a) Quản lý và chịu trách nhiệm chung về việc cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng hiệu quả, an toàn Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

c) Phân công công chứng viên, chuyên viên, nhân viên thực hiện các nội dung theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Quy chế này.

d) Có trách nhiệm quản lý, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, an ninh, bí mật thông tin theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

đ) Tham gia, cử công chứng viên, chuyên viên, nhân viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Công chứng viên, chuyên viên, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng được cấp tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:

a) Cập nhật, sửa, khai thác, tra cứu, sử dụng, lưu trữ thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật và Quy chế này, đảm bảo đúng mục đích, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã cập nhật, sửa, lưu trữ.

b) Tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công.

c) Có trách nhiệm quản lý, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, an ninh, bí mật thông tin theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

d) Kịp thời báo cáo Trưởng phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng các vấn đề phát sinh trong quá trình khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 14. Tổ chức thực hiện

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ nội dung Quy chế có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện, đảm bảo hiệu quả, đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.