Quyết định số 129/2004/QĐ-UB do Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ban hành quyết định về việc thành lập Văn phòng Đăng ký đất và nhà Hà Nội trực thuộc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm thông tin lưu trữ và dịch vụ nhà đất.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quyết định này áp dụng đối với việc tổ chức lại, thành lập và quy định cơ cấu hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất và nhà Hà Nội; đồng thời xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan ban ngành, cá nhân liên quan thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội trong việc quản lý và vận hành đơn vị này.

Địa vị pháp lý của Văn phòng Đăng ký đất và nhà Hà Nội

• Văn phòng Đăng ký đất và nhà Hà Nội được thành lập trực thuộc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm thông tin lưu trữ và dịch vụ nhà đất thuộc Sở.
• Văn phòng hoạt động dưới hình thức đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cũng như ngân hàng theo quy định của pháp luật.
• Trụ sở làm việc của Văn phòng được đặt tại số 18 phố Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.

Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng

Văn phòng Đăng ký đất và nhà Hà Nội thực hiện các chức năng và nhiệm vụ chuyên môn sau:

• Về chức năng: Là tổ chức sự nghiệp hỗ trợ Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất thực hiện công tác quản lý nhà nước chuyên ngành về tài nguyên, môi trường và nhà đất. Đồng thời, thực hiện tư vấn và cung cấp dịch vụ hành chính công cho các tổ chức, công dân có nhu cầu. Văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất và chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Về nhiệm vụ đăng ký và quản lý hồ sơ: Thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và nhà đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội. Lập, chỉnh lý và quản lý hệ thống hồ sơ địa chính gốc trên địa bàn thành phố; tiếp nhận thông tin biến động về đất và nhà từ Sở và các cơ quan có thẩm quyền để cập nhật, chỉnh lý biến động đồng bộ vào hệ thống hồ sơ địa chính gốc.
• Về cung cấp thông tin và xây dựng dữ liệu: Cung cấp số liệu địa chính và nhà đất cho các cơ quan chức năng nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước của Thành phố. Xây dựng, quản lý và khai thác sử dụng hệ thống thông tin về đất và nhà đất của Thành phố.
• Về đào tạo và nghiên cứu khoa học: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ cho các tổ chức đăng ký đất và nhà tại cấp quận, huyện. Nghiên cứu ứng dụng, tư vấn triển khai công nghệ, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực quản lý, lưu trữ thông tin của ngành.
• Về hợp tác và dịch vụ công: Hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước để tiếp nhận, triển khai thực hiện các dự án liên quan đến lĩnh vực đăng ký đất và nhà. Thực hiện các dịch vụ hành chính công bao gồm đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, cung cấp thông tin đất nhà, trích lục bản đồ do chia tách hoặc nhập thửa đất, trích sao hồ sơ địa chính. Văn phòng được phép thu phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế

Quyết định quy định chi tiết về bộ máy nhân sự và phương tiện làm việc của Văn phòng:

• Bộ máy quản lý: Gồm Giám đốc và một số Phó Giám đốc. Trong đó, Giám đốc Văn phòng do Thành phố bổ nhiệm dựa trên đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ và Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. Các Phó Giám đốc do Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất bổ nhiệm theo đúng quy trình và tiêu chuẩn hiện hành.
• Các phòng chuyên môn: Văn phòng được cơ cấu thành 05 phòng chức năng bao gồm: Phòng Tổ chức – Hành chính (gồm cả bộ phận Tài chính Kế toán); Phòng Đăng ký đất và nhà; Phòng Kỹ thuật xử lý dữ liệu; Phòng Lưu trữ; Phòng Dịch vụ hành chính công.
• Biên chế nhân sự: Tổng số biên chế được giao là 40 người. Trong đó có 15 biên chế chuyển nguyên trạng từ Trung tâm Thông tin Lưu trữ và Dịch vụ nhà đất, số còn lại là công chức được điều động từ các Phòng, Ban chuyên môn của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội (như Ban 60/CP, Phòng Đo đạc bản đồ, Phòng Đăng ký thống kê...).
• Phương tiện làm việc: Tiếp nhận nguyên trạng cơ sở vật chất, phương tiện làm việc từ Trung tâm thông tin lưu trữ và dịch vụ nhà đất. Giám đốc Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với Sở Tài chính lập dự toán kinh phí trình Thành phố phê duyệt để mua sắm bổ sung máy móc, trang thiết bị văn phòng, ô tô, trang phục phục vụ công tác.

Cơ chế tài chính và công tác điều hành

• Cơ chế tài chính: Văn phòng áp dụng chế độ tài chính theo quy định tại Nghị định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 và Thông tư hướng dẫn số 25/2002/TT-BTC ngày 21/3/2002 của Bộ Tài chính. Sở Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn Văn phòng xây dựng đơn giá chi phí dịch vụ hành chính công và các chi phí hoạt động liên quan khác.
• Xây dựng quy chế hoạt động: Giám đốc Văn phòng có trách nhiệm xây dựng quy chế tổ chức, hoạt động, quy định rõ chức năng nhiệm vụ và cơ cấu chức danh tiêu chuẩn của Văn phòng để trình Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất phê duyệt sau khi có ý kiến thống nhất từ Sở Nội vụ Thành phố.

Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

• Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 09 năm 2004.
• Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thành phố; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành liên quan và Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất và nhà Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.