ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 07 tháng 3 năm 2024

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- Các sở, ban, ngành thuộc Thành phố;
- UBND các quận, huyện, thị xã;
- VPUB: CVP, PCVP C.N.Trang, NC, KSTTHC;
- Lưu: VT, STP, KSTTHC.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Hồng Sơn

1

Mục đích

Quy trình này quy định trình tự và cách thức Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội.

2

Phạm vi

- Áp dụng đối với việc Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội.

- Lãnh đạo, công chức thuộc Phòng Tư pháp, Bộ phận TN&TKQ giải quyết TTHC thuộc UBND cấp huyện chịu trách nhiệm thực hiện Quy trình này

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

1. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

2. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;

3. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

4. Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy đinh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

5. Thông tư số 01/2023/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

6. Quyết định số 1329/QĐ-BTP ngày 01/6/2020 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp;

7. Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

8. Công văn số 5438/VPCP-KSTT ngày 06/7/2020 của Văn phòng Chính phủ về việc triển khai dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử

x

Bản scan bản chính cần chứng thực điện tử (nếu có)

3.3

Số lượng hồ sơ: Không quy định

3.4

Thời gian giải quyết

- Trong ngày Phòng Tư pháp cấp huyện tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp cấp huyện không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC - UBND cấp huyện

3.6

Phí 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 1.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản

3.7

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính.

3.8

Điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

3.9

Quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia (CDVCQG), Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố, các đối tượng tham gia Quy trình được cấu hình theo quyền thực hiện, 03 bước tương ứng với 03 quyền;

- Quyền tạo bản sao: Công chức thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện (sau đây gọi là Công chức thực hiện công tác chứng thực).

- Quyền ký bản sao: Lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp huyện (sau đây gọi chung là Lãnh đạo)

- Quyền đóng dấu bản sao: người quản lý con dấu Phòng Tư pháp cấp huyện.

Hệ thống cấu hình theo quyền có thể tùy biến, cấu hình một người thực hiện nhiều quyền, phù hợp với phân công nhiệm vụ thực tế tại Phòng Tư pháp.

3.10

Mô tả quy trình

Bước

Thao tác

Đối tượng

Thời gian

1

- Tổ chức, cá nhân có thể đặt lịch hẹn với Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực. Nếu đặt lịch hẹn, Tổ chức, cá nhân đăng nhập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố chọn Phòng Tư pháp có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đặt lịch hẹn.

- Khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực trực tiếp đến xuất trình tại Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp phí chứng thực tại Bộ phận Một cửa UBND cấp huyện nơi thực hiện chứng thực

Công dân/ Tổ chức

2

Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện công tác chứng thực kiểm tra bản chính cần chứng thực, nếu bảo đảm các quy định về chứng thực thì đăng nhập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội thực hiện tiếp nhận:

(1) Với trường hợp tổ chức, cá nhân đặt lịch hẹn, Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện công tác chứng thực chọn lịch hẹn trong danh sách lịch hẹn, thông tin tổ chức, cá nhân được tự động lấy từ thông tin tài khoản

(2) Với trường hợp tổ chức, cá nhân không đặt lịch hẹn, Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện nhập thông tin của tổ chức, cá nhân. Tổ chức, cá nhân nhập tài khoản DVCQG, trên Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội thông tin tổ chức, cá nhân được tự động điền theo thông tin tài khoản.

Sau đó, Công chức Phòng Tư pháp tạo bản scan, đính kèm file scan bản chính lên Hệ thống (nếu công dân đã có sẵn bản scan thì công chức kiểm tra, đối chiếu bản scan với bản chính) và chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Phòng Tư pháp ký.

Quyền tạo bản sao (Công chức thực hiện công tác chứng thực)

Không quá 04 giờ Trường hợp giấy tờ cần chứng thực phức tạp, số lượng lớn: Không quá 16 giờ

3

Lãnh đạo Phòng Tư pháp truy cập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội kiểm tra hồ sơ hứng thực đang trình, ký số lên bản scan.

Quyền Ký bản sao (Lãnh đạo Phòng Tư pháp)

Không quá 02 giờ

4

Công chức Phòng Tư pháp cấp số chứng thực điện tử do Hệ thống cấp tự động theo sổ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, ký số Phòng Tư pháp lên bản scan, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài khoản Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội, gửi về email cho công dân, đồng thời lưu tại tài khoản của công chức, lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp huyện.

Quyền ký số cơ quan (công chức Phòng Tư pháp)

Không quá 02 giờ