ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG THÁP
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1279/QĐ-UBND

Đồng Tháp, ngày 17 tháng 12 năm 2014

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT.TU; TT.HĐND Tỉnh;
- Các PCT UBND Tỉnh;
- Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, NC/NC(G).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Dương

STT

NỘI DUNG CÁC TIÊU CHÍ

Điểm

Ghi chú

Chuẩn

Tự chấm

Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH

18

I

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BỐ TRÍ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

4

1

Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

2

a)

Có văn thư chuyên trách và lưu trữ chuyên trách

2

b)

Văn thư kiêm lưu trữ

1,5

c)

Có bố trí công chức, viên chức làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ

1

d)

Không bố trí

0

2

Trình độ chuyên môn của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

2

a)

Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

2

b)

Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ

1,5

c)

Trung cấp văn thư, lưu trữ hoặc đại học các chuyên ngành khác đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

1

d

Trung cấp, cao đẳng các chuyên ngành khác

0,5

đ)

Còn lại

0

II

CHỈ ĐẠO, HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

15

1

Chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của Tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ

2

a)

Có văn bản chỉ đạo, triển khai riêng và có các hình thức phổ biến khác (như lồng ghép tại giao ban, họp cơ quan, giới thiệu trên Website nội bộ, photo văn bản gửi các đơn vị trực thuộc)

2

b)

Có văn bản chỉ đạo, triển khai riêng; không có hình thức phổ biến khác

1

c)

Chỉ có phổ biến mà không có văn bản triển khai

0,5

d)

Chưa có văn bản hướng dẫn triển khai và chưa có hình thức phổ biến

0

2

Ban hành, sửa đổi các văn bản công tác văn thư, lưu trữ

6

a)

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

1

-

Có ban hành

1

-

Không ban hành

0

b)

Danh mục hồ sơ hàng năm

2

-

100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

2

-

Từ 85% đến dưới 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

1,5

-

Từ 70% đến dưới 85% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

1

-

Từ 50% đến dưới 70% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0,5

-

Dưới 50% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0

c)

Danh mục thành phần tài liệu

1

-

Từ 80% đến 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

1

-

Từ 60% đến dưới 80% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0,5

-

Dưới 60% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0

d)

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

1

-

Từ 80% đến 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

1

-

Từ 60% đến dưới 80% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0,5

-

Dưới 60% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0

đ)

Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

1

-

Từ 80% đến 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

1

-

Từ 60% đến dưới 80% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0,5

-

Dưới 60% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành

0

3

Ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ

1

a)

Có ban hành

1

b)

Không ban hành

0

4

Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc (trừ các đơn vị cơ quan cấp trên đã kiểm tra)

2

a)

Kiểm tra từ 90% đến 100% các đơn vị trực thuộc

2

b)

Kiểm tra từ 80% đến dưới 90% các đơn vị trực thuộc

1,5

c)

Kiểm tra từ 70% đến dưới 80% các đơn vị trực thuộc

1

d)

Kiểm tra 50% đến dưới 70% các đơn vị trực thuộc

0,5

đ)

Kiểm tra dưới 50% các đơn vị trực thuộc

0

5

Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở đối với công tác văn thư, lưu trữ hàng năm

2

a)

Thực hiện đầy đủ báo cáo thống kê cơ sở hàng năm đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian

2

b)

Có báo cáo thống kê cơ sở nhưng trễ từ 01 ngày đến 05 ngày so với quy định hoặc báo cáo sớm nhưng chưa đạt nội dung yêu cầu

1

c)

Không có báo cáo hoặc có báo cáo thống kê cơ sở nhưng trễ trên 05 ngày

0

6

Thực hiện các báo cáo đột xuất công tác văn thư, lưu trữ

1

a)

Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian; hoặc trong năm không có yêu cầu báo cáo đột xuất.

1

b)

Có báo cáo đột xuất nhưng trễ 02 ngày so với quy định hoặc báo cáo đúng hạn mà chưa đạt nội dung yêu cầu

0,5

c)

Không có báo cáo hoặc có báo cáo nhưng trễ trên 02 ngày so với quy định

0

7

Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ do Tỉnh, huyện tổ chức

1

a)

Công chức, viên chức được cử tham gia tập huấn đầy đủ không vắng buổi nào; hoặc trong năm không có mở lớp tập huấn

1

b)

Công chức, viên chức được cử đi tập huấn không tham gia đầy đủ thời gian tập huấn

0,5

c)

Không cử công chức, viên chức được cử đi tập huấn

0

Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

49

I

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

13

1

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1

a)

100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại bộ phận văn thư được tiếp nhận và đăng ký vào sổ, có đóng dấu đến và ghi số, ngày tháng năm đến theo đúng quy định

1

b)

Vẫn còn văn bản đến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư nhưng không được đăng ký vào sổ hoặc không được đóng dấu đến hoặc có đóng dấu đến nhưng không ghi số đến hoặc không ghi ngày tháng năm đến theo quy định

0

2

Trình văn bản đến

1

a)

100% văn bản đến được trình cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

1

b)

Vẫn còn văn bản đến không được trình cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

0

3

Chuyển giao văn bản đến

2

a)

100% văn bản đến được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý, nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ (dùng phần mềm quản lý văn bản hoặc dùng sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ)

2

b)

100% văn bản đến được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý, nhanh chóng, đúng đối tượng nhưng thiếu chặt chẽ (không dùng phần mềm quản lý văn bản hoặc không có sổ theo dõi chuyển giao văn bản hoặc có sổ nhưng người nhận văn bản không ký nhận)

1

c)

Có sử dụng phần mềm quản lý văn bản mà không chuyển giao kịp thời văn bản đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý qua mạng hoặc quản lý văn bản bằng sổ mà không chuyển giao văn bản đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc

0

4

Theo dõi kết quả xử lý văn bản đến

5

a)

Có quy định thời gian xử lý và có biện pháp để theo dõi kết quả xử lý, tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản đến đúng quy định

5

b)

Không quy định thời gian xử lý văn bản đến nhưng có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến

4

c)

Có quy định thời gian xử lý văn bản đến nhưng không có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến

2

d)

Không quy định thời gian xử lý văn bản đến và không có biện pháp để theo dõi kết quả xử lý văn bản đến

0

5

Sổ quản lý văn bản đến

2

a)

Có sổ quản lý văn bản đến, 100% văn bản đến được cập nhật vào sổ, đầy đủ và đúng các thông tin trong sổ theo quy định

2

b)

Có sổ quản lý văn bản đến, 100% văn bản đến được cập nhật vào sổ nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đầy đủ hoặc cập nhật nhưng không đúng theo quy định

1

c)

Không có sổ quản lý văn bản đến, hoặc có sổ nhưng không cập nhật đầy đủ văn bản đến vào sổ

0

6

Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hành

2

a)

Ứng dụng có hiệu quả các nội dung quản lý văn bản đến từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành, thực hiện in sổ quản lý văn bản đến từ phần mềm

2

b)

Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa ứng dụng được nội dung: in sổ quản lý văn bản đến từ phần mềm

1

c)

Chưa ứng dụng

0

II

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

17

1

Ghi số và ngày tháng năm văn bản

2

a)

100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định

2

b)

Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định

1

c)

Từ 60% đến dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định

0,5

d)

Dưới 60% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định

0

2

Thể thức văn bản hành chính

3

a)

100% văn bản ban hành đúng thể thức

3

b)

Từ 90% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức

2,5

c)

Từ 80% đến dưới 90% văn bản ban hành đúng thể thức

2

d)

Từ 70% đến dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức

1,5

đ)

Từ 60% đến dưới 70% văn bản ban hành đúng thể thức

1

e)

Từ 50% đến dưới 60% văn bản ban hành đúng thể thức

0,5

g)

Dưới 50% văn bản ban hành đúng thể thức

0

3

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

5

a)

100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

5

b)

Từ 90% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

4

c)

Từ 80% đến dưới 90% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

3

d)

Từ 70% đến dưới 80% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

2

đ)

Từ 60% đến dưới 70% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

1

e)

Từ 50% đến dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

0,5

g)

Dưới 00% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

0

4

Đăng ký văn bản đi

2

a)

100% văn bản đi được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi, có số, cập nhật đầy đủ, đúng các nội dung thông tin của sổ

2

b)

100% văn bản đi được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi, có số nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung thông tin của sổ

1

c)

Không có sổ quản lý văn bản đi hoặc vẫn còn văn bản đi không được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi

0

5

Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

1

a)

Quản lý văn bản đi chặt chẽ (có sổ theo dõi và cập nhật nội dung theo đúng quy định)

1

b)

Quản lý văn bản đi thiếu chặt chẽ (không có sổ theo dõi hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung theo đúng quy định)

0

6

Lưu văn bản đi

2

a)

Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

2

b)

Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu nhưng chưa được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

1

c)

Văn bản đi chỉ được lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc các bộ phận lưu không đầy đủ hoặc chưa đóng dấu

0

7

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi

2

a)

Ứng dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành (thực hiện việc in sổ quản lý văn bản đi từ phần mềm theo định kỳ)

2

b)

Có ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa ứng dụng được nội dung: In sổ quản lý văn bản đi từ phần mềm theo định kỳ

1

c)

Không phần mềm hoặc có mà không sử dụng

0

III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

3

1

Công chức, viên chức quản lý và sử dụng con dấu

1

a)

Có phân công quản lý con dấu theo đúng quy định

1

b)

Không phân công quản lý con dấu hoặc phân công nhưng không đúng quy định

0

2

Cách thức quản lý con dấu khi được phân công

1

a)

Được quản lý chặt chẽ theo quy định

1

b)

Còn để con dấu cho nhiều người sử dụng hoặc khi vắng mặt không làm biên bản bàn giao

0

3

Phương tiện bảo quản con dấu

1

a)

Có tủ, có khóa

1

b)

Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa

0

IV

LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

16

1

Thực hiện lập hồ sơ công việc

8

a)

100% công chức lập hồ sơ công việc

8

b)

Từ 90% đến dưới 100% công chức lập hồ sơ công việc

6

c)

Từ 80% đến dưới 90% công chức lập hồ sơ

4

d)

Từ 70% đến dưới 80% công chức lập hồ sơ công việc

3

đ)

Từ 60% đến dưới 70% công chức lập hồ sơ công việc

2

e)

Từ 50% đến dưới 60% công chức lập hồ sơ công việc

1

g)

Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc

0

2

Chất lượng của hồ sơ công việc được lập

8

a)

100% hồ sơ được lập đúng theo quy định (hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của công chức, tài liệu thu thập trong hồ sơ đầy đủ, có liên quan chặt chẽ với nhau, đúng trình tự diễn biến/giải quyết; có giá trị bảo quản đồng đều; tài liệu được sắp xếp và biên mục đầy đủ theo quy định)

8

b)

Từ 90% đến dưới 100% hồ sơ được lập theo đúng quy định

6

c)

Từ 80% đến dưới 90% hồ sơ được lập đúng theo quy định

4

d)

Từ 70% đến dưới 80% hồ sơ được lập đúng theo quy định

3

đ)

Từ 60% đến dưới 70% hồ sơ được lập đúng theo quy định

2

e)

Từ 50% đến dưới 60% hồ sơ được lập đúng theo quy định

1

g)

Dưới 50% hồ sơ được lập đúng theo quy định

0

Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

30

I

KHO LƯU TRỮ

7

1

Kho lưu trữ

2

a)

Đã có kho lưu trữ có diện tích từ 24m2 trở lên

2

b)

Kho tạm có diện tích dưới 24m2

1

c)

Chưa có kho lưu trữ

0

2

Nội quy kho lưu trữ

1

a)

Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan

1

b)

Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan

0

3

Các trang thiết bị, phương tiện bả o quản tài liệu như: Giá, kệ sắt để đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy chữa cháy...

2

a)

Có đầy đủ 100% các thiết bị bảo quản tài liệu (Máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi, giá kệ đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, thiết bị phòng cháy chữa cháy)

2

b)

Thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu (thiếu mỗi thiết bị lấy 2 điểm trừ đi 0,25 điểm)

0,25 đến 1,75

c)

Chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu

0

4

Thực hiện chế độ vệ sinh kho và tài liệu

2

a)

Thường xuyên, định kỳ (kho sạch sẽ, không bị ẩm thấp, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ, không bị mối, mọt...)

2

b)

Thỉnh thoảng, không theo định kỳ (tài liệu trong kho còn bụi bẩn, kho không ngăn nắp ...)

1

c)

Không thực hiện vệ sinh kho, để tài liệu nấm mốc, mối, mọt, mục nát...

0

II

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

23

1

Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

5

a)

Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện thu thập 100% tài liệu vào kho theo quy định

5

b)

Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện thu thập từ 80% đến dưới 100% tài liệu vào kho theo quy định

4

c)

Có kế hoạch và thu thập được từ 70% đến dưới 80% tài liệu vào kho theo quy định

3

d)

Có kế hoạch và thu thập được từ 60% đến dưới 70% tài liệu vào kho theo quy định

2

đ)

Có kế hoạch và thu thập được từ 50% đến dưới 60% tài liệu vào kho theo quy định

1

e)

Không có kế hoạch hoặc có kế hoạch mà thu thập dưới 50% tài liệu vào kho theo quy định

0

2

Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2

a)

Có biên bản, có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định

2

b)

Có biên bản nhưng không có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định hoặc ngược lại

1

c)

Không có biên bản và mục lục hồ sơ nộp lưu

0

3

Hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho

6

a)

100% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp có biên mục, có sổ mục lục hồ sơ

6

b)

Từ 90% đến dưới 100% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp

5

c)

Từ 80% đến dưới 90% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp

4

d)

Từ 70% đến dưới 80% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp

3

đ)

Từ 60% đến dưới 70% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp

2

e)

Từ 50% đến dưới 60% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp

1

g)

Dưới 50% tài liệu được hệ thống hóa, sắp xếp

0

4

Xác định giá trị tài liệu

2

a)

Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho từng hồ sơ lưu trữ theo quy định

2

b)

Có xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ nhưng chưa đầy đủ

1

c)

Chưa xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ

0

5

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

2

a)

Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ và giao nộp theo đúng kế hoạch

2

b)

Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ nhưng giao nộp không đúng theo kế hoạch

1

c)

Không có kế hoạch giao nộp tài liệu hoặc có kế hoạch nhưng chưa thực hiện giao nộp tài liệu

0

6

Bảo quản tài liệu lưu trữ

2

a)

Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu; thực hiện vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; không để thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại…

2

b)

Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhưng không thực hiện vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ hoặc để xảy ra thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại…

1

c)

Bảo quản chưa tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; không thực hiện vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; để xảy ra thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại…

0

7

Quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1

a)

Có quy định

1

b)

Chưa quy định

0

8

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

2

a)

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng quy định (dựa vào số liệu thống kê lượt người và số lượng tài liệu của đơn vị đưa ra phục vụ)

2

b)

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chưa đúng thủ tục hoặc chưa có sổ quản lý chặt chẽ

1

c)

Chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

0

9

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1

a)

Có

1

b)

Chưa

0

Phần IV. CÁCH TÍNH ĐIỂM CỘNG, ĐIỂM TRỪ

I

Điểm cộng tối đa

3

1

Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định

1

2

Có nhiều cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến nếu được chấp nhận, được 0,5 điểm nhưng không quá 2 điểm)

2

II

Điểm trừ tối đa

-3

1

Được hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu nhưng không thực hiện việc chỉnh lý hoặc thực hiện nhưng không đạt yêu cầu

-1

2

Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị không đúng theo quy định

-1

3

Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định

-1

Điểm tổng cộng

100

………, ngày …… tháng … năm 201…
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị