QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA UBND TỈNH LÀO CAI

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

- Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

- Căn cứ vào Quyết định số: 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính Phủ về việc phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005;

Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản “Quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai”.

Điều 2: Các ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, ban, ngành, đoàn thể, các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Tích hợp dữ liệu tỉnh căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

QUY ĐỊNH

VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA UBND TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 123/2005/QĐ.UB ngày 23 tháng 3 năm 2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai là thành phần của Hệ thống thông tin điện tử tỉnh Lào Cai.

Hệ thống thư điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm Lưu trữ và tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) nhằm phục vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan trong tỉnh Lào Cai sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2: Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai chịu trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý Danh bạ thư điện tử.

Điều 3: Trung tâm Lưu trữ và tích hợp dữ liệu thuộc Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật, giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh trong việc quản lý Hệ thống thư điện tử.

Điều 4: Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị, tổ chức, đoàn thể và các cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh Lào Cai khi khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA UBND TỈNH LÀO CAI

Điều 5: Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm Lưu trữ và Tích hợp dữ liệu thuộc Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai.

Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng: hộpthư@laocai . gov . vn được chia thành các loại như sau:

1. Hộp thư dành cho các đơn vị, tổ chức, đoàn thể trong tỉnh và được gọi là hộp thư đơn vị có dạng: contact-tênđơnvị@laocai . gov . vn (Có danh sách kèm theo).

Ví dụ: Hộp thư của Sở Y tế Lào Cai có địa chỉ: contact-syt@laocai . gov . vn

2. Hộp thư dành cho cá nhân gồm: Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc từng cơ quan trực thuộc tỉnh có dạng: têncánhân-tênđơnvị@laocai . gov . vn

Ví dụ: Hộp thư của cán bộ Nguyễn Văn A công tác tại Sở Y tế tỉnh Lào Cai có địa chỉ: nguyenvana-syt@laocai . gov . vn

Mỗi đơn vị hành chính của tỉnh được cấp 01 tài khoản quản trị đơn vị có chức năng quản lý danh sách hộp thư điện tử của các cá nhân trong đơn vị; cán bộ quản trị tài khoản này lập danh sách các hộp thư điện tử của đơn vị mình và gửi về Văn phòng UBND tỉnh (kể cả trường hợp khi có sự thay đổi).

Mọi thông tin cá nhân, đơn vị khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Lưu trữ và tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương III

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 6: Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai trong công tác quản lý Hệ thống thư điện tử:

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai có quyền quản lý Danh bạ thư điện tử của tỉnh; cho phép thiết lập, sửa đổi hoặc loại bỏ hộp thư của các cá nhân, đơn vị.

- Cán bộ quản trị Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh (thuộc Trung tâm Lưu trữ và tích hợp dữ liệu) có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh trong việc quản lý Hệ thống thư điện tử.

* Trung tâm Lưu trữ và tích hợp dữ liệu có nhiệm vụ:

1) Quản trị Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh, thông tin về Danh bạ thư điện tử của các cá nhân, đơn vị trong tỉnh.

2) Cấp tài khoản quản trị cho các đơn vị hành chính; hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn khai thác.

3) Bảo đảm cho Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục.

4) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh.

5) Hủy bỏ những hộp thư tạo lập không đúng quy định; Xoá bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ.

6) Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

7) Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức, các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh Lào Cai khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh.

8) Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh.

Điều 7: Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử được áp dụng cho các đối tượng được tuyển dụng, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong các đơn vị hành chính của tỉnh như sau:

1) Đối với trường hợp công chức mới được tuyển dụng vào làm việc trong các đơn vị của tỉnh hoặc thuyên chuyển công tác giữa các đơn vị trong tỉnh: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, cán bộ quản trị tài khoản đơn vị khởi tạo hộp thư mới và lập danh sách bổ xung gửi về Văn phòng UBND tỉnh.

2) Đối với trường hợp công chức, viên chức thay đổi đơn vị công tác hoặc nghỉ hưu: Cán bộ quản trị tài khoản của đơn vị căn cứ vào Quyết định của Thủ trưởng đơn vị hủy bỏ hộp thư khỏi danh sách hộp thư điện tử của đơn vị.

Điều 8: Trách nhiệm của đơn vị sử dụng hộp thư điện tử đơn vị:

Hộp thư điện tử đơn vị là loại hộp thư đặc biệt dùng để các đơn vị hành chính, các tổ chức, đoàn thể trong tỉnh trao đổi công tác.

Hộp thư điện tử đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý và khai thác sử dụng; đồng thời phải thường xuyên thay đổi mật khẩu theo định kỳ để đảm bảo tính an toàn.

Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho người thay thế.

Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.

Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư đơn vị và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

* Trách nhiệm của người quản lý tài khoản quản trị đơn vị:

Tài khoản quản trị đơn vị là tài khoản được quyền thêm mới, sửa đổi hay xóa bỏ hộp thư điện tử cho các cán bộ của đơn vị mình.

Tài khoản quản trị đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý và sử dụng; đồng thời phải thường xuyên thay đổi mật khẩu theo định kỳ để đảm bảo tính an toàn.

Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị phải bàn giao Tài khoản quản trị đơn vị, mật khẩu cho người thay thế.

Điều 9: Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân:

Các cán bộ công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính trong tỉnh Lào Cai được cấp hộp thư điện tử cá nhân phải có trách nhiệm:

1) Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử; đồng thời phải thường xuyên thay đổi mật khẩu theo định kỳ để đảm bảo tính an toàn.

2) Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân.

3) Chịu trách nhiệm nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4) Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư của mình.

5) Không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu truy nhập hộp thư điện tử cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo ngay cho cán bộ quản trị tài khoản đơn vị để được thay đổi mật khẩu.

6) Không phát tán thư rác, các thư điện tử không đúng mục đích trên Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh.

7) Khi gặp sự cố về truy cập vào hộp thư điện tử phải báo cho cán bộ quản trị tài khoản đơn vị để khôi phục, sửa chữa.

Điều 10: Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện:

- Không được tự tổ chức Hệ thống thư điện tử riêng.

- Không được sử dụng các hộp thư cá nhân khác như: Yahoo, Hotmail,... để trao đổi công việc trên các hệ thống mạng.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11: Những cá nhân, đơn vị có thành tích trong việc thực hiện quy chế này sẽ được tính điểm trong phong trào thi đua khen thưởng hàng năm. Cá nhân, đơn vị nào tự ý làm trái gây ảnh hưởng nghiêm trọng sẽ bị xử lý tuỳ theo mức độ nguy hại tới công tác quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh.

Điều 12: Trung tâm Lưu trữ và Tích hợp dữ liệu, Văn phòng UBND tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai trong đơn vị mình các quy định trên.

Điều 13: Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Văn phòng UBND tỉnh (qua Trung tâm Lưu trữ và Tích hợp dữ liệu) để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh Lào Cai xem xét, quyết định ./.

DANH SÁCH

HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC, ĐOÀN THỂ TRONG TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai)