ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 644/TTr-VPUBND ngày 29 tháng 5 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1116/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là các tài liệu được sử dụng rộng rãi không thuộc danh mục bí mật Nhà nước.

2. Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bến Tre gọi tắt là việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Điều 3. Thành phần tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND tỉnh, Ban Cán sự UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, tổ chức Đảng và Đoàn thể của Văn phòng UBND tỉnh; tài liệu của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 4. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh

1. Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu thuộc bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật nhưng chưa được giải mật; tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra của các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức, cá nhân là người nước ngoài bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh.

2. Cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 5. ủy quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền Chánh Văn phòng UBND tỉnh: Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu thuộc bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật đã được giải mật; tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh đối với tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan (trừ Điều 4 của Quy định này); cho phép công chức, viên chức trong cơ quan khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc phạm vi công việc được giao.

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh ủy quyền Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh: Cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu không thuộc thẩm quyền quy định tại Điều 4 và Khoản 1, Điều 5 Quy định này.

Chương III

QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 6. Quyền và trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

2. Thực hiện đúng Quy định khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; chế độ bảo mật theo quy định (đối với tài liệu có mức độ mật).

3. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

4. Người có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần nêu rõ tên loại, số ký hiệu, nội dung, thời gian, cơ quan ban hành văn bản (đối với văn bản đi của cơ quan); thời gian và nội dung sự việc (đối với hồ sơ công việc) và mục đích yêu cầu của việc nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 7. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

1. Xây dựng quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh.

2. Bố trí công chức tổ chức thực hiện đúng quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo các nội dung sau:

a) Tiếp nhận yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, hồ sơ gồm có:

- Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ: Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân: Đơn xin cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú; giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài); sinh viên đến khai thác tài liệu phải có giấy giới thiệu của nhà trường; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có Đề cương nghiên cứu. Cá nhân được ủy quyền đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy ủy quyền và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

b) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt vào Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 5, Điều 6 Quy định này.

c) Phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Hướng dẫn người có yêu cầu viết Phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Cung cấp tài liệu, thông tin theo nội dung yêu cầu.

- Mở sổ theo dõi việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chương IV

CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 8. Điều kiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 6 và Điểm a, b, c, Điều 7 của Quy chế này.

2. Lệ phí: Không thu phí.

Điều 9. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh

1. Nghiên cứu tại chỗ.

2. Cấp bản sao: Sao y bản chính; sao lục; trích sao; photo bản gốc hoặc bản chính.

Điều 10. Thời gian phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Thời gian phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh được thực hiện trong ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hằng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày lễ); sáng 7 giờ đến 11 giờ; chiều từ 13 giờ đến 17 giờ.

2. Không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp được Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền, Chánh Văn phòng UBND tỉnh ủy quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp được Chủ tịch UBND tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Trách nhiệm thực hiện

Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện đúng Quy định này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp trình UBND tỉnh điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.