QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Luật Ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;

Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21/9/2010 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh (gồm 5 chương và 22 điều).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây của Ủy ban nhân dân tỉnh trái với quy định này nay bãi bỏ.

Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY CHẾ

VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 111/QĐ-UBND ngày 11/01/2011 của UBND tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Văn bản đến và văn bản đi

1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo... của các cơ quan đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.

2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Điều 2. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.

3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Điều 3. Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị (trực tiếp là bộ phận Tổ văn thư-đánh máy, dưới đây gọi tắt là Văn thư) giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Các đơn vị chức năng, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về theo dõi tình hình, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của mình.

3. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.

4. Các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.

5. Trung tâm Thông tin (bộ phận Tin học) có trách nhiệm hướng dẫn chương trình phần mềm quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (điện tử) theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng tại cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến

1. Văn thư là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp khi nhận được những văn bản do Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuyển lại; hoặc nhận trực tiếp từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài (phải hạn chế tối đa việc lãnh đạo nhận trực tiếp văn bản từ bên ngoài), đều phải chuyển ngay cho Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung.

Điều 5. Xử lý ban đầu đối với văn bản đến

Văn thư xử lý ban đầu đối với văn bản đến như sau:

1. Đối với điện mật

a) Chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận (thông qua các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có liên quan để tham mưu, báo cáo kịp thời).

b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, chuyển ngay cho đơn vị, cá nhân liên quan để xử lý.

c) Khi xử lý xong, đơn vị chức năng, cá nhân đó phải chuyển lại cho Văn thư để làm thủ tục quản lý theo chế độ bảo mật.

2. Đối với những bì công văn đóng dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên trên phong bì.

3. Các loại văn bản còn lại

Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày tháng; đóng dấu "Đến" lên góc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu "Đến"... để chuyển cho cá nhân, bộ phận có trách nhiệm xử lý văn bản đến.

Điều 6. Phân loại, phân phối văn bản đến

1. Văn thư tổ chức phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản để tham mưu xử lý, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Văn bản phải làm thủ tục trả lại:

- Văn bản mà Văn thư phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo)...; Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.

- Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp xem xét và làm phiếu chuyển lại nơi gửi đối với các văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, hoặc văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp...

3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, nếu đã đúng trình tự, thủ tục của văn bản đến, Văn thư được Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ thực hiện phân phối văn bản như sau:

- Nguyên tắc chung để phân phối văn bản đến là: công việc thuộc lĩnh vực nào thì do đơn vị, chuyên viên được phân công theo dõi, phụ trách lĩnh vực đó tiếp nhận để xử lý. Nếu công việc có sự liên quan, đan xen trách nhiệm giữa các chuyên viên thì phân phối cho chuyên viên theo dõi sở, ngành, đơn vị chủ trì ký trình văn bản đến, chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến.

- Đối với các văn bản đã rõ ràng về trách nhiệm người nhận xử lý thì phân phối ngay cho cá nhân, đơn vị xử lý văn bản; nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý trong ngày

- Đối với các văn bản chưa có quy định rõ ràng về trách nhiệm người nhận xử lý thì chuyển các văn bản này đến cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để phân phối và ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị xử lý văn bản vào dấu "Đến"; văn thư nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân trong ngày.

4. Văn thư cập nhật vào máy vi tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh cùng toàn bộ văn bản, tài liệu liên quan (nếu có), trước khi chuyển giao cho đơn vị, cá nhân xử lý.

5. Việc xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 7. Chuyển giao, tiếp nhận văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:

1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại Văn thư; chuyên viên nghiên cứu tổng hợp cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết, tiến độ xử lý hồ sơ để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của mình.

2. Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân đồng thời trên hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc và văn bản giấy. Người nhận có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, văn bản đến (nếu nhận được văn bản điện tử mà chưa nhận được văn bản giấy phải thông báo ngay cho văn thư để kiểm tra, chuyển lại kịp thời).

3. Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, hỏa tốc, Văn thư chuyển trực tiếp (hoặc gọi điện thoại thông tin ngay) cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý kịp thời.

4. Đối với tài liệu các ngành, đơn vị gửi đến để phục vụ các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, Văn thư chuyển đến đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị, theo dõi nội dung họp để xem xét, chuyển đến các thành phần dự họp theo quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

5. Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân trả lại ngay cho Văn thư để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.

Chương III

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 8. Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên nghiên cứu tổng hợp

Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp xử lý văn bản đến hoặc công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo trình tự, thủ tục như sau:

1. Một số nguyên tắc chung về việc xử lý văn bản đến của chuyên viên:

a) Các văn bản đến có nội dung chỉ cung cấp thông tin (để biết) thì chuyên viên chỉ nghiên cứu, nắm tình hình (đối với những văn bản có nhiều thông tin cần thiết thì sao gửi cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các chuyên viên liên quan), không cần lập hồ sơ xử lý công việc.

Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của các cơ quan Đảng, Nhà nước cấp trên, văn bản của Tỉnh ủy..., tùy theo nội dung từng loại văn bản mà chuyên viên có thể sao gửi những nơi cần thiết hoặc dự thảo văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo triển khai các vấn đề liên quan.

b) Các văn bản, hồ sơ công việc có nội dung đề nghị của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, nhất thiết phải có ý kiến thẩm định của Thủ trưởng các sở, ngành, cơ quan chuyên môn chuyên ngành của Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực đó.

Nếu chưa đảm bảo nguyên tắc trên mà văn bản được gửi trực tiếp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thì chuyên viên sau khi nhận được văn bản, làm thủ tục chuyển đến sở, ban, ngành chuyên môn để thẩm định, đề xuất báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; nếu văn bản gửi cả Ủy ban nhân dân tỉnh và sở, ban, ngành chuyên môn thì không cần làm thủ tục chuyển văn bản, mà sở, ban, ngành chuyên môn có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực đó phải chủ động thẩm định, đề xuất báo cáo theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục

a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có liên quan (nếu có).

b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn bản cần ban hành (nếu có).

c) Trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.

Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản (đã ký đóng dấu) trong hồ sơ do các cơ quan trình.

3. Đối với những văn bản, đề án, còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau:

a) Những văn bản, đề án trình nhưng còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ.

Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải giải quyết gấp, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi có thể dự thảo công văn trình Lãnh đạo Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ký gửi các Sở, Ngành, cơ quan, địa phương liên quan để yêu cầu hoặc đề nghị tham gia ý kiến.

b) Đối với những văn bản, đề án còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi xin ý kiến Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có liên quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý.

5. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi trình lãnh đạo. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phối hợp có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.

6. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp chịu trách nhiệm về việc bảo mật hồ sơ công việc do mình chủ trì trực tiếp tham mưu, xử lý.

Điều 9. Xử lý văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm giải quyết công việc như sau:

1. Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận văn bản đến từ Văn thư.

2. Xem xét hồ sơ công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, ký tắt vào cuối dự thảo văn bản trình duyệt ban hành (nếu có), ghi ý kiến và ký vào Phiếu trình giải quyết công việc, để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Trong trường hợp cần thiết, chủ trì các cuộc họp với Lãnh đạo các Sở, Ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

4. Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký công văn đề nghị các Sở, Ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ trình còn thiếu.

5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 10. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh gồm:

1. Phiếu trình giải quyết công việc.

2. Văn bản trình của cơ quan trình có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Ý kiến chính thức bằng văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.

4. Các tài liệu cần thiết khác liên quan tới vấn đề trình.

5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo đúng nội dung trình.

6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu có) và của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo trình tự.

7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực.

Điều 11. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc

1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.

2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phân công xử lý.

3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (hoặc Phó Chủ tịch thường trực nếu Chủ tịch đi vắng).

Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả xử lý trước khi ban hành văn bản. Sau đó, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.

4. Không trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:

a) Vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân trình, xử lý không đúng về thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các sở, ngành, địa phương có chức năng, thẩm quyền quản lý liên quan đến vấn đề, lĩnh vực đó, hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

5. Các Sở, Ngành, địa phương trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt, ký ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh phải gửi qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, đảm bảo thực hiện thống nhất quản lý việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 12. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc.

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trình.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, ủy quyền cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.

Điều 13. Thời hạn xử lý công việc, thẩm quyền ký văn bản

1. Thời hạn xử lý công việc:

Thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc thực hiện từng loại công việc hoặc từng thủ tục hành chính cụ thể thuộc trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Thẩm quyền duyệt, ký các văn bản:

2.1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt và ký ban hành các văn bản (các loại) thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản có tính chất quan trọng (liên quan đến cơ chế điều hành nguồn lực, tài nguyên; các cơ chế chính sách phát triển kinh tế-xã hội...) báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ ngành Trung ương hoặc báo cáo Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, trước khi phát hành văn bản phải xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2.2. Chánh Văn phòng (Phó Văn phòng) Ủy ban nhân dân tỉnh được thừa lệnh, hoặc thừa ủy quyền duyệt, ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh như sau:

- Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý, được thừa lệnh ký một số văn bản thông thường như: thông báo ý kiến chỉ đạo, hoặc giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho ngành, đơn vị.

- Được thừa lệnh, hoặc thừa ủy quyền ký (không phải trình duyệt lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh) đối với một số loại văn bản cụ thể như: đính chính văn bản do lỗi chính tả; phiếu chuyển hồ sơ công việc; công văn đề nghị các Sở, ngành, địa phương, đơn vị bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ do cơ quan chủ trì trình còn thiếu hoặc cần làm rõ thêm; công văn giao các ngành, cơ quan chức năng tham gia ý kiến vào các dự thảo văn bản do Bộ ngành Trung ương soạn thảo.

Chương IV

PHÁT HÀNH VĂN BẢN

Điều 14. Đầu mối phát hành văn bản

Văn bản xử lý công việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được tập trung vào một đầu mối là Văn thư để làm thủ tục phát hành.

Điều 15. Soạn thảo, đánh máy văn bản

1. Văn bản do chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo, tự đánh máy phải đảm bảo theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ (bộ phận Văn thư đồng kiểm soát, nếu chưa đúng thể thức thì không phát hành văn bản).

Phòng Tổ chức-Hành chính-Quản trị có trách nhiệm soạn thảo các mẫu văn bản chủ yếu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo đúng thể thức quy định và hướng dẫn thống nhất thực hiện, (đảm bảo chuẩn tắc giữa văn bản thẩm quyền chung của Ủy ban nhân dân tỉnh và văn bản thẩm quyền riêng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).

2. Văn bản do các Sở, Ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện soạn thảo để trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành phải qua đầu mối cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, xử lý, ban hành để đảm bảo thực hiện chức năng quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 16. Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

1. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển cho Văn thư để làm các thủ tục phát hành.

2. Văn thư kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa.

3. Trước khi phát hành, các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm gửi bản ghi điện tử của văn bản đó cho Văn thư. Văn thư có trách nhiệm đưa bản ghi điện tử văn bản đã phát hành lên mạng tin học của Văn phòng. Văn bản trên mạng tin học phải bảo đảm đúng với văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm... Riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ "đã ký".

Điều 17. Gửi văn bản

Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận". Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn. Trường hợp do yêu cầu gấp nhận trực tiếp, phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản.

Điều 18. Đính chính văn bản.

Văn bản phát hành có sai sót về lỗi chính tả thì Chánh Văn phòng có trách nhiệm ban hành văn bản đính chính, cụ thể như sau:

- Văn bản ban hành ở thể loại Quyết định thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền của Chủ tịch ban hành quyết định đính chính theo mẫu quy định của Văn phòng Chính phủ.

- Các thể loại văn bản khác thì Chánh Văn phòng thừa lệnh của Chủ tịch ban hành công văn đính chính.

Điều 19. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu

Văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các con dấu khác (nếu có).

Tổ trưởng Văn thư và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.

b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 hoặc 1/4 phía bên trái của chữ ký; trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.

c) Văn bản có Phụ lục kèm theo phải đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản phụ lục.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do Văn thư phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận, sơ yếu lý lịch...) thì văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc: đóng dấu khống chỉ, đóng dấu chữ ký áp lề văn bản.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN

Điều 20. Trách nhiệm quản lý văn bản

1. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản, tài liệu vào tủ có khóa khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc những đợt nghỉ lễ, Tết dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.

2. Không cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của các Sở, Ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải chuyển cho Văn thư để làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.

4. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà làm tư liệu riêng, chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.

Điều 21. Quản lý tài liệu mật

Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Văn thư lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ 06 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 22. Lưu văn bản

1. Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lưu thêm 02 bản chính.

2. Văn thư chuyển cho bộ phận lưu trữ của Văn phòng (thuộc Trung tâm thông tin) các tập lưu văn bản phát hành để quản lý, sắp xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu, phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh (thuộc Sở Nội vụ).

3. Các cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lưu 02 bản chính (chuyên viên nghiên cứu tổng hợp soạn thảo lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc theo điều 10 Quy chế này để nộp lưu trữ theo quy định)./.