CHỦ TỊCH UBND TỈNH BẮC NINH

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 275/TTr-SNV ngày 25/8/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC NINH
(Kèm theo Quyết định số 1084/QĐ-UBND ngày 31/8/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh.

2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (gọi tắt là độc giả) tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh để phục vụ công tác, học tập, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

2. Tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh thuộc thành phần của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Điều 3. Nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử nhằm phát huy giá trị của tài liệu, đáp ứng nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia và bảo đảm an toàn tài liệu.

3. Các nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

2. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

3. Khai thác, sử dụng tài liệu số hóa.

4. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

5. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

6. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

7. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh

a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh chưa đến thời hạn giải mật.

b) Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc mức độ Mật.

Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu được quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Cho phép sử dụng tài liệu của cá nhân tại Lưu trữ lịch sử trong một số trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Giám đốc Sở Nội vụ

a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; tài liệu thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật.

b) Tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tiêu biểu hiến tặng, ký gửi khi được sự đồng ý của các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi.

3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Cho phép độc giả được khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, loại trừ các trường hợp quy định tại khoản 1, 2 của điều này.

Điều 6. Trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Nội vụ

- Trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả (theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy chế này).

- Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả theo thẩm quyền.

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tổ chức, quản lý Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định.

2.Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- Trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả (theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy chế này).

- Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả theo thẩm quyền.

- Ký duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu số hóa.

3. Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc

- Đón tiếp, tiếp nhận phiếu yêu cầu, vào sổ, khai thác và đưa tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả.

- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu; đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Hướng dẫn độc giả sử dụng tài liệu và thực hiện nghiêm túc, đầy đủ nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc.

- Theo dõi, báo cáo, thống kê kết quả công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử theo quy định.

4. Trách nhiệm của độc giả

- Độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh có trách nhiệm thực hiện nghiêm Quy chế này, Nội quy Phòng đọc, Nội quy Kho lưu trữ và các quy định có liên quan.

- Nghiên cứu tài liệu đúng nơi quy định, không được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Phòng đọc, trong trường hợp đặc biệt phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền.

- Không được quay phim, chụp hình tài liệu lưu trữ.

- Không được cắt, xé, ghi chép, gạch xóa, đánh dấu lên tài liệu hoặc thay đổi vị trí ban đầu của tài liệu lưu trữ trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.

- Không gây ồn ào, mất trật tự tại Phòng đọc.

- Thực hiện đúng các quy định về phòng cháy chữa cháy (không hút thuốc, mang chất dễ cháy, nổ... vào Phòng đọc).

- Không mang chất cấm, thức ăn, nước uống, các chất có mùi gây khó chịu vào Phòng đọc.

- Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng, mất mát và sửa chữa tài liệu lưu trữ phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 7. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Độc giả được phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

2. Độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.

3.Độc giả được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.

4. Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

5.Trường hợp độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ để nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp phải kèm theo đề cương nghiên cứu.

6. Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

7. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu. Và thời hạn phê duyệt, cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

Điều 8. Thẻ độc giả

1) Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả (do Lưu trữ lịch sử thực hiện).

2) Thời hạn sử dụng Thẻ độc giả: 01 năm kể từ ngày cấp.

Điều 9. Sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

1. Sao tài liệu

a) Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ (bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả).

b) Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV.

2. Chứng thực tài liệu

a) Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

b) Nội dung chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV.

Điều 10. Khai thác, sử dụng tài liệu số hóa

1. Tài liệu số hóa tại Lưu trữ lịch sử là tài sản công nghệ thông tin của Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh, bao gồm tài sản vật lý, tài sản thông tin và tài sản phần mềm; là thành phần của Trung tâm dữ liệu do Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh trực tiếp quản lý, vận hành sử dụng.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông là đơn vị có trách nhiệm vận hành, quản trị hệ thống, bảo mật, quản trị thiết bị, quản trị sao lưu, phục hồi dữ liệu, quản trị bảo mật hệ thống và an toàn hoạt động, khắc phục, xử lý sự cố phần mềm tài liệu số hóa theo Quyết định số 14/2019/QĐ-UBND ngày 14/8/2019 của UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh.

3. Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh được cấp một tài khoản truy cập để khai thác phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử. Trung tâm Lưu trữ lịch sử phải tuân thủ các quy định về đảm bảo an toàn, an ninh thông tin và chịu trách nhiệm với mọi hoạt động trên tài khoản truy cập để khai thác, sử dụng tài liệu số hóa.

Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Ninh có địa chỉ tên miền duy nhất là: http://qltllt.bacninh.gov.vn.

4. Tài liệu số hóa được khai thác và sử dụng tại Phòng đọc và phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản gốc, bản chính.

Điều 11. Xuất bản ấn phẩm và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ:

a)Xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ từ nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử với mục đích tuyên truyền, phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương.

b) Việc xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTTTT ngày 07/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản và Nghị định số 195/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xuất bản.

c) Căn cứ hồ sơ đề nghị, Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định, trình Chủ tịch UBND tỉnh cho ý kiến đối với tài liệu phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương.

Sau khi có ý kiến của Chủ tịch UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép xuất bản theo quy định.

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:

a) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, địa phương liên quan xây dựng các gian triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của UBND tỉnh.

b) Không trưng bày bản gốc, bản chính, chỉ trưng bày các bản chứng thực và bản sao từ nguyên bản.

Điều 12. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài), cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh, Sở Nội vụ.

2. Chỉ giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử những nội dung thông tin chung về các phông tài liệu và những tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi.

Điều 13. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

1) Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện trích dẫn tài liệu lưu trữ phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu theo nguyên tắc: tác giả, tựa đề công trình, năm của công trình, số trang tài liệu lưu trữ.

2) Độc giả sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử vào các công trình nghiên cứu phải trích dẫn chính xác thông tin và có chỉ dẫn nguồn tài liệu.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nội dung Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và đúng theo các quy định của pháp luật./.