ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 72/TTr-STP ngày 13 tháng 6 năm 2016,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Kèm theo Quyết định số: 1047/QĐ-UBND ngày 23 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

Chương 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Cà Mau theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

Việc xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Cà Mau phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Trách nhiệm của Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ đã nộp và nộp kèm theo các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

Chương 2

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 4. Vị trí và dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:

1. Vị trí đúng theo quy hoạch đã được phê duyệt: 3 điểm.

2. Vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân: 2 điểm.

Điều 5. Trụ sở của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 10 điểm, trong đó:

1. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng

a) Dưới 100m²: 0 điểm.

b) Từ 100m² đến dưới 120m²: 5 điểm.

c) Từ 120m² đến dưới 150m²: 6 điểm.

d) Từ 150m² đến dưới 200m²: 7 điểm.

đ) Từ 200m² trở lên: 8 điểm.

2. Tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng

a) Trụ sở Văn phòng công chứng có hợp đồng thuê, mượn hợp lệ có thời hạn từ 1 năm đến dưới 5 năm: 1 điểm.

b) Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của công chứng viên hợp danh hoặc có hợp đồng thuê, mượn hợp lệ có thời hạn từ 5 năm trở lên: 2 điểm.

Điều 6. Diện tích dành cho khách hàng

Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:

1. Dưới 50m²: 1 điểm.

2. Từ 50m² trở lên: Có phòng chờ, nơi tiếp và làm việc với khách hàng chung: 3 điểm.

3. Từ 50m² trở lên: Có phòng chờ, nơi tiếp và làm việc với khách hàng riêng: 5 điểm.

Điều 7. Diện tích dành cho lưu trữ

Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:

1. Dưới 30m²: 1 điểm.

2. Từ 30m² đến dưới 50m²: 2 điểm.

3. Từ 50m² trở lên: 3 điểm.

Điều 8. Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:

1. Diện tích dành cho giữ xe

a) Dưới 50m²: 1 điểm.

b) Từ 50m² trở lên: 2 điểm.

Địa điểm giữ xe chỉ được tính điểm khi đảm bảo thuận lợi, an ninh trật tự và an toàn giao thông.

2. Văn phòng công chứng có phương án phòng cháy, chữa cháy và trang bị các phương tiện phòng cháy, chữa cháy: 2 điểm.

Điều 9. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:

1. Dự kiến trang bị máy Photocopy, máy tính và các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng: Tối đa là 1 điểm.

2. Dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet: Tối đa là 1 điểm.

3. Dự kiến phương án đầu tư xây dựng phần mềm quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán và kết nối với cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp: Tối đa là 2 điểm.

Điều 10. Loại hình của Văn phòng công chứng và số lượng công chứng viên

Điểm tối đa là 12 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng do 02 công chứng viên thành lập: 0 điểm.

2. Văn phòng công chứng từ 03 công chứng viên trở lên thành lập: 5 điểm.

3. Số lượng công chứng viên (tối đa là 7 điểm): Mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh được tính 2 điểm, mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính 1 điểm.

Điều 11. Kinh nghiệm của công chứng viên liên quan đến công tác công chứng

Điểm tối đa là 16 điểm, được tính cho từng công chứng viên là thành viên hợp danh, trong đó:

1. Công chứng viên có thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng được cộng tối đa là 4 điểm, cụ thể:

a) Từ 2 năm đến 5 năm: 1 điểm.

b) Từ trên 5 năm đến 10 năm: 2 điểm.

c) Từ 10 năm trở lên: 4 điểm.

2. Công chứng viên có thời gian trực tiếp làm nghiệp vụ công chứng được cộng tối đa là 4 điểm, cụ thể:

a) Từ 1 năm đến 2 năm: 2 điểm

b) Từ 2 năm trở lên: 4 điểm.

3. Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên được cộng thêm tối đa là 8 điểm, cụ thể:

a) Từ 6 tháng đến 1 năm: 2 điểm.

a) Từ trên 1 năm đến 3 năm: 4 điểm.

b) Từ trên 3 năm đến 5 năm: 6 điểm.

c) Từ 5 năm trở lên: 8 điểm.

4. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, số điểm của mỗi công chứng viên được tính bằng một nữa số điểm của mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này.

5. Những công chứng viên chưa có thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng hoặc đã từng bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính sẽ không được tính điểm.

Điều 12. Thư ký nghiệp vụ công chứng

Điểm tối đa là 12 điểm, trong đó:

1. Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính 1 điểm, tổng cộng điểm cho số lượng thư ký nghiệp vụ tối đa không quá 5 điểm.

2. Mỗi thư ký nghiệp vụ được cộng tối đa 4 điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:

a) Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên: 1 điểm.

b) Đã từng được bổ nhiệm các chức danh tư pháp: 1 điểm.

c) Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng: 2 điểm.

3. Mỗi thư ký nghiệp vụ có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng được cộng tối đa 3 điểm, cụ thể:

a) Từ trên 1 năm đến 3 năm: 1 điểm.

b) Từ trên 3 năm đến 5 năm: 2 điểm.

c) Từ 5 năm trở lên: 3 điểm.

Điều 13. Nhân sự phụ trách kế toán

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm kế toán: Tối đa là 1 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán: Tối đa là 1 điểm.

3. Nhân viên kế toán có thời gian công tác kế toán được cộng tối đa là 2 điểm, cụ thể:

a) Dưới 1 năm: 0,5 điểm.

b) Từ 1 năm đến dưới 2 năm: 1 điểm. c) Từ 2 năm trở lên: 2 điểm.

Điều 14. Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên công nghệ thông tin: Tối đa là 1 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin: Tối đa là 1 điểm.

3. Nhân viên công nghệ thông tin có thời gian công tác công nghệ thông tin được cộng tối đa là 2 điểm, cụ thể:

a) Dưới 1 năm: 0,5 điểm.

b) Từ 1 năm đến dưới 2 năm: 1 điểm.

c) Từ 2 năm trở lên: 2 điểm.

4. Nếu Văn phòng công chứng không có nhân viên công nghệ thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng được cộng tối đa 2 điểm.

Điều 15. Nhân sự phụ trách lưu trữ

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công tác lưu trữ: Tối đa là 1 điểm.

2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành lưu trữ: Tối đa là 1 điểm.

3. Nhân viên lưu trữ có thời gian công tác lưu trữ được cộng tối đa là 2 điểm, cụ thể:

a) Dưới 1 năm: 0,5 điểm.

b) Từ 1 năm đến dưới 2 năm: 1 điểm.

c) Từ 2 năm trở lên: 2 điểm.

Điều 16. Cộng tác viên dịch thuật

Văn phòng công chứng có cộng tác viên dịch thuật được cộng tối đa là 1 điểm, trong đó 0,5 điểm/ngôn ngữ.

Điều 17. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật

Điểm tối đa là 6 điểm, trong đó:

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: Tối đa là 4 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: Tối đa là 2 điểm.

Điều 18. Khả năng quản trị của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:

1. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị: Tối đa là 2 điểm.

2. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng từng có kinh nghiệp quản trị Văn phòng công chứng trên 1 năm: Tối đa là 2 điểm.

Điều 19. Tính khả thi của đề án

Điểm tối đa là 6 điểm, trong đó:

1. Đề án xác định được thời gian, tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức bộ máy nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: Tối đa là 2 điểm.

2. Đề án xác định được tiến độ và các biện pháp, hình thức đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động: Tối đa là 2 điểm.

3. Đề án dự kiến được các giải pháp để giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của Văn phòng công chứng được cộng tối đa 2 điểm, cụ thể:

a) Thể thức thông qua các quyết định của Văn phòng công chứng, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ: Tối đa là 0,5 điểm.

b) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho công chứng viên, người lao động trong Văn phòng công chứng: Tối đa là 0,5 điểm.

c) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh:

Tối đa là 0,5 điểm.

d) Các trường hợp chấm dứt hoạt động, trình tự chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản của Văn phòng công chứng: Tối đa là 0,5 điểm.

Điều 20. Những trường hợp không được tính điểm

1. Cùng một nhân sự, cùng một địa điểm dự kiến đặt trụ sở được nêu tại nhiều Đề án thành lập Văn phòng công chứng trong cùng một đợt tiếp nhận hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

2. Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ đã từng bị xử lý kỷ luật trong quá trình công tác, bị xử phạt vi phạm hành chính với hình thức xử phạt bổ sung tước quyền sử dụng Thẻ công chứng viên (có thời hạn hoặc không có thời hạn) trong thời hạn 3 năm tính đến ngày nộp hồ sơ.

3. Nhân sự có độ tuổi từ 60 trở lên đối với nữ và 65 tuổi trở lên đối với nam tính đến thời điểm nộp hồ sơ (trừ Công chứng viên).

Chương 3

CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Điều 21. Thẩm định hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ: Các thành viên Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm quy định tại Chương 2 của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 22. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt từ 60 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm chất lượng công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số lượng công chứng viên nhiều hơn;

c) Hồ sơ có số điểm chất lượng chuyên viên nghiệp vụ cao hơn;

d) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn.

4. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Chương 4

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với Quy định này.

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết tố cáo tuân theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 24. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.