BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 103/2001/QĐ-BNN	Hà Nội, ngày 11 tháng 10 năm 2001

 

QUYẾT ĐỊNH

V/V : BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN PHÁT TRIỂN CHÈ VÀ CÂY ĂN QUẢ

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 01/11/1995 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
Căn cứ Hiệp định vay vốn dự án Phát triển chè và cây ăn quả số VIE 1781(SF) ký ngày 1/10/2001 giữa Chính Phủ Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu á (ADB);
Căn cứ Nghị Định số 17/2001/NĐ-CP ngày 14/5/2001 của Thủ tướng Chính Phủ về việc ban hành quy chế quản lý và sử dung nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ Quyết định 132/1999/BNN/QĐ-HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc ban hành quy chế quản lý các chương trình dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài thuộc trách nhiệm của Bộ Nông nghiệp và PTNT;
Xét đề nghị của Trưởng Ban Quản lý các Dự án Nông nghiệp, Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ và Giám đốc Dự án Phát triển chè và cây ăn quả;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “ Qui chế về Tổ chức và thực hiện dự án Phát triển chè và cây ăn quả”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký, mọi quy định trước đây trái với qui chế này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, thủ trưởng các đơn vị có liên quan, Trưởng Ban Quản lý các Dự án Nông nghiệp, Giám đốc Dự án Phát triển chè và cây ăn quả chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. /.

 

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN PHÁT TRIỂN CHÈ VÀ CÂY ĂN QUẢ
(Ban hành theo Quyết định số: 103/2001/QĐ - BNN - TCCB ngày 29 tháng 10 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) 

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Quy chế này quy định các nguyên tắc chung và các điều khoản chi tiết về việc tổ chức và thực hiện Dự án Phát triển cây chè và cây ăn quả, trên cơ sở văn kiện Hiệp định tín dụng phát triển số 1781 VIE (SF) được ký giữa nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB) ngày 01 tháng 10 năm 2001.

Điều 2: Mọi hoạt động và mối quan hệ của các Ban Quản lý dự án Trung ương (CPO) và Ban Quản lý Dự án tỉnh (PPMU) phải tuân thủ chặt chẽ theo Hiệp định dự án, các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và các quy định tại quy chế này.

Các điều khoản trong bản quy chế này được xây dựng trên nội dung các văn kiện chủ yếu sau:

- Hiệp định tín dụng dự án Phát triển cây chè và cây ăn quả số 1781 VIE (SF) giữa Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu á (ADB), ký ngày 01 tháng 10 năm 2001 và các văn kiện chính thức kèm theo Hiệp định.

- Nghị định 17/2001/NĐ-CP ngày 14/5/2001 của Thủ tướng Chính Phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức.

- Quyết định 100/BNN/TCCB/QĐ ngày 3/7/1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc thành lập Ban quản lý các dự án nông nghiệp.

- Quyết định 132/1999/BNN/QĐ/HTQT ngày 22/9/1999 của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và PTNT về việc Ban hành Quy chế quản lý các chương trình và dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc trách nhiệm của Bộ Nông nghiệp và PTNT.

- Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT số 2891 BNN/TCCB/QĐ ngày 28/6/2001 về việc thành lập Ban Quản lý dự án Phát triển cây chè và cây ăn quả.

Chương 2:

TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA DỰ ÁN

Điều 3. Cơ cấu tổ chức của dự án

Tổ chức của dự án Phát triển chè và cây ăn quả bao gồm:

a/ Ban Chỉ đạo dự án Trung ương (PSC) do Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn làTrưởng Ban.

b/ Ban Quản lý dự ánTrung ương (CPO).

c/ Ban Chỉ đạo dự án tỉnh (PPSC).

d/ Ban Quản lý dự án tỉnh (PPMU).

e/ Ban thực hiện dự án (PIU) của Ngân hàng nông nghiệp và PTNT, Viện nghiên cứu rau quả, Viện nghiên cứu chè, Viện công nghệ sau thu hoạch thành phố Hồ Chí Minh, Viện nghiên cứu cây ăn quả miền Nam.

Điều 4. Các Ban Chỉ đạo dự án

A. Ban Chỉ đạo dự án Trung ương (PSC):

1/ Thành phần:

- Ban chỉ đạo Dự án Trung ương gồm có: Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT là Trưởng Ban chỉ đạo dự án. Các thành viên của Ban Chỉ đạo dự án bao gồm đại diện của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Ngân hàng nông nghiệp và PTNT, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Vụ Hợp tác quốc tế của Bộ Nông nghiệp & PTNT, Cục Khuyến nông & Khuyến lâm, đại diện khối doanh nghiệp tư nhân ngành chè và cây ăn quả, Ban Quản lý các dự án nông nghiệp, Giám đốc dự án Phát triển chè và cây ăn quả, Giám đốc dự án là thư ký cho Ban chỉ đạo.

2/ Nhiệm vụ của Ban Chỉ đạo dự án Trưng ương:

a/ Ban chỉ đạo dự án có trách nhiệm điều phối, giám sát các hoạt động của dự án căn cứ theo văn kiện Hiệp định dự án

b/ Chỉ đạo, điều phối và thúc đẩy việc thực hiện dự án, hướng dẫn thông qua Ban Quản lý dự án Trung ương trong các vấn đề chính sách, chế độ của dự án

c/ Phê duyệt các kế hoạch vốn, kế hoạch hoạt động và mua sắm của dự án

d/ Phê duyệt các hợp đồng, kết quả đấu thầu mua sắm, xây lắp và tư vấn của dự án

đ/ Chỉ đạo dự án xây dựng các văn bản liên Bộ, cấp Bộ và các Quy định, Quy chế liên quan đến dự án trình Bộ và Nhà nước ban hành

e/ Phối hợp cùng với nhà tài trợ đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho dự án để đảm bảo dự án hoạt động có hiệu quả.

g/ Các thành viên thường trực của Ban Chỉ đạo dự án họp định kỳ 6 tháng một lần. Các cuộc họp bất thường sẽ được tổ chức theo yêu cầu cụ thể công việc của dự án và theo đề nghị của Trưởng Ban chỉ đạo dự án.

3/ Chế độ làm việc của Ban chỉ đạo Dự án Trung ương

a/ Ban chỉ đạo họp ít nhất 6 tháng 1 lần hoặc theo yêu cầu cụ thể của dự án.

b/ Ban chỉ đạo hoạt động kiêm nhiệm và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ.

B. Ban Chỉ đạo dự án tỉnh (PPSC):

1/ Thành phần:

Ban chỉ đạo dự án tỉnh gồm: Phó Chủ tịch Uỷ Ban nhân dân tỉnh làm Trưởng ban, các thành viên là đại diện gồm Giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT (DARD) là Phó ban thường trực và đại diện của các cơ quan Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT (VBARD) tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Giám đốc dự án PPMU là thành viên và thư ký của PPSC.

2/ Nhiệm vụ:

Các PPSC được thành lập ở mỗi tỉnh có dự án và chịu trách nhiệm hướng dẫn các PPMU tại tỉnh mình về vấn đề thực hiện dự án và chính sách.

3/ Chế độ làm việc:

Ban Chỉ đạo dự án tỉnh họp 3 tháng một lần, hoặc theo yêu cầu cụ thể công việc.

Điều 5. Các Ban Quản lý dự án

A. Ban Quản lý Dự án Trung ương (CPO):

1/ Tổ chức bộ máy:

Ban Quản lý dự án Trung ương Dự án Phát triển chè và cây ăn quả trực thuộc Ban Quản lý các Dự án nông nghiệp( gọi là Ban Quản lý Dự án Trung ương hay Văn phòng dự án), tên giao dịch tiếng Anh là Central Project Office-CPO. Ban Quản lý Dự án trung ương có trụ sở đặt tại Hà Nội, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng, hạch toán độc lập và được sử dụng con dấu của Ban Quản lý các dự án Nông nghiệp để giao dịch.

Ban Quản lý dự án Trung ương (hoặc Văn phòng Dự án) có 1 Giám đốc, Phó Giám đốc, kế toán dự án và các cán bộ nhân viên dự án. Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban chỉ đạo dự án về mọi hoạt động của dự án.

Ban Quản lý dự án Trung ương là cơ quan thường trực của Dự án Phát triển chè và cây ăn quả, là đầu mối giao dịch với các tổ chức trong và ngoài nước có chức năng quản lý điều hành thực hiện Dự án Phát triển cây chè và cây ăn quả tuân thủ theo Hiệp định Dự án số 1781 VIE (SF) và các văn bản cam kết hoặc thoả thuận ký kết giữa phía Việt Nam và Ngân hàng Phát triển châu á (ADB), đồng thời chấp hành các chính sách chế độ và quy định hiện hành của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2/ Nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án Trung ương.

a/ Giúp Ban chỉ đạo dự án tổ chức, triển khai thực hiện các mục tiêu và các hoạt động của dự án và các cơ quan tham gia thực hiện.

b/ Xây dựng, qui chế tổ chức thực hiện dự án, định mức kinh tế kỹ thuật và định mức chi tiêu cho dự án, đề nghị Trưởng ban chỉ đạo xem xét và trình Bộ ban hành.

c/ Căn cứ vào nội dung ghi trong Hiệp định, lập kế hoạch hoạt động, tổng dự toán hàng năm của dự án bao gồm cả vốn ADB và vốn đối ứng gửi Trưởng ban chỉ đạo xem xét và trình Bộ duyệt, tổ chức triển khai các hoạt động của dự án sau khi kế hoạch đã được phê duyệt.

d/ Tiếp nhận tiền vốn của dự án và phân bổ sử dụng theo kế hoạch được duyệt.

đ/ Tuyển chọn cán bộ nhân viên của dự án theo phân cấp và trình Bộ ra quyết định.

e/Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn đội ngũ cán bộ, kỹ thuật viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia dự án.

g/ Chuẩn bị hồ sơ mời thầu, thực hiện đấu thầu tuyển chọn chuyên gia quốc tế và trong nước, tổ chức đấu thầu xây dựng và mua sắm vật tư, thiết bị thuộc dự án theo qui chế hiện hành của Nhà nước và Quy định của Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB).

h/ Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã được phê duyệt và tổng hợp báo cáo định kỳ về tiến độ và kết quả thực hiện dự án gửi Trưởng ban chỉ đạo xem xét, trình Bộ và đối tác nước ngoài theo quy định.

i/ Tổ chức việc kiểm toán, quyết toán hàng năm và quyết toán khi kết thúc dự án.

B. Ban Quản lý dự án tỉnh (PPMU) và các Ban thực hiện dự án (PIU):

1/ Tổ chức:

Các Ban Quản lý dự án tại các tỉnh (PPMU) và các đơn vị tham gia dự án được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu của Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tại các tỉnh và sử dụng con dấu của các đơn vị thực hiện dự án để giao dịch.

Ban Quản lý dự án tỉnh có Trưởng và Phó ban PPMU, kế toán, các cán bộ chuyên trách và nhân viên hợp đồng. Các Ban PPMU chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.

2/ Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án tỉnh:

a/ Thực hiện dự án của các tỉnh tương ứng.

b/ Quản lý về tài chính của các thành phần dự án tương ứng.

c/ Lập các chương trình đào tạo và phối hợp đào tạo ở cấp tỉnh.

d/Phối hợp với các Viện Nghiên cứu liên quan thiết lập hệ thống cấp giấy chứng nhận vườn ươm.

đ/ Thiết lập hệ thống thông tin thị trường.

e/ Mua sắm trang thiết bị theo phân cấp.

g/ Giám sát tiến độ thực hiện dự án ở cấp tỉnh.

h/ Lập các báo cáo, kế hoạch, tiến độ và kế toán ở cấp tỉnh để trình lên CPO

i/ Giám sát và đánh giá các hoạt động của dự án bao gồm cả các biện pháp bảo vệ môi trường do các Bên vay phụ thực hiện.

Trước khi bắt đầu dự án, các PPMU phải chuẩn bị các kế hoạch phát triển chi tiết ở cấp tỉnh, trong đó chỉ ra các khu vực có tiềm năng phát triển cây chè và cây ăn quả, quan tâm đúng mức đến hạ tầng cơ sở và các thiết bị chế biến. Các kế hoạch này cũng cần nêu ra yêu cầu đào tạo và hợp tác giữa các cơ quan có liên quan trong quá trình tiến hành các hoạt động của dự án.

C. Ngân hàng nông nghiệp và PTNT (VBARD)

Ngân hàng nông nghiệp và PTNT (VBARD)chịu trách nhiệm thành lập PIU tại trụ sở chính để thực hiện Hợp phần tín dụng;

PIU do Phó tổng giám đốc của VBARD làm Trưởng Ban và gồm có một Giám đốc thường trực và một số nhân viên có năng lực. Các hệ thống báo cáo và số liệu thống kê do VBARD lập trong dự án tín dụng nông thôn do ADB tài trợ sẽ được chấp nhận các sửa đổi phù hợp để đáp ứng các yêu cầu của dự án, PIU chịu trách nhiệm:

a/ Lập kế hoạch công tác và ngân sách hàng năm.

b/ Duy trì các tài khoản hợp lý và các báo cáo chi tiêu.

c/ Tiếp tục tài trợ các khoản vay phụ hợp lý.

d/ Chuyển các đơn xin vay vốn phụ có số lượng vay vượt quá $50.000 cùng với đề xuất cụ thể để Ngân hàng Phát triển châu á thông qua.

đ/ Lưu giữ các hồ sơ về đơn xin rút vốn và giải ngân.

e/ Kiểm tra việc hoạt động dự án của các chi nhánh của VARD thuộc các tỉnh có dự án.

g/ Kiểm tra hoạt động của các khoản vốn vay phụ.

h/Thu thập và đối chiếu các số liệu thống kê liên quan đến dự án.

i/ Soạn và trình các báo cáo cần thiết và các số liệu thống kê cho CPO, Bộ Tài chính (MOF) và ADB.

k/ Tham gia vào quá trình soạn thảo và chỉnh lý các sổ tay kỹ thuật được chuẩn bị trong dự án để hướng dẫn tới các hộ nông dân.

Chậm nhất trong vòng một năm kể từ ngày dự án có hiệu lực, Bên vay bảo đảm VBARD sẽ soạn thảo công bố một chính sách cho vay, đề ra các điều khoản và các điều kiện để có thể được vay vốn cho các tiểu dự án, trước khi xuất bản, dự thảo sổ tay kỹ thuật sẽ được trình ADB xem xét chấp nhận.

Các Viện Nghiên cứu chịu trách nhiệm tiến hành các nghiên cứu thích hợp về nông học, chế biến và bảo quản sau thu hoạch. Trong trường hợp được yêu cầu, các Viện Nghiên cứu sẽ hỗ trợ các PPMU trên cơ sở hợp đồng trong việc: (i) Chuẩn bị toàn bộ khâu kỹ thuật; (ii) Lập các tiêu chuẩn và thiết lập hệ thống cấp chứng nhận vườn ươm; (iii) Cung cấp địa điểm và thiết bị đào tạo nâng cao các cán bộ của Sở Nông nghiệp và PTNT (DARD) và (iv) Mua sắm trang thiết bị cho các Hợp phần được phân cấp cho các Viện Nghiên cứu trên cơ sở thông qua Bộ Nông nghiệp và PTNT (MARD) phê duyệt.

Chương 3:

CHUYÊN GIA VÀ NHÂN VIÊN CỦA DỰ ÁN

Điều 6. Nhiệm vụ của các chuyên gia và nhân viên

Tất cả các chuyên gia và nhân viên của dự án, bao gồm người Việt Nam và người nước ngoài, đều có nhiệm vụ:

1/ Hoàn thành các nhiệm vụ với chất lượng tốt và đúng thời hạn, các công việc được giao theo bản mô tả công việc trong hợp đồng hoặc các công việc được giao.

2/ Báo cáo trung thực và đầy đủ các công việc được giao.

3/ Duy trì mối quan hệ công tác với các đồng nghiệp, các cơ quan liên quan. Các chuyên gia và nhân viên của dự án chỉ được quyền giao dịch với các cơ sở của Việt Nam và nước ngoài theo sự phân công của Lãnh đạo Ban Quản lý dự án. Không được phép xin hoặc nhận bất cứ khoản phí, tiền thưởng, quà biếu, v.v...của các tổ chức hay cá nhân khác cho những công việc có liên quan đến nhiệm vụ đang thực hiện.

4/ Tuân thủ pháp luật và các chính sách của Việt Nam, các quy chế của Bộ Nông nghiệp & PTNT và Quy định của dự án, đặc biệt trong công tác bảo mật thông tin, tài liệu, bảo vệ tài sản.

5/ Không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và năng lực công tác thông qua các hoạt động của dự án.

6/ Đóng đầy đủ và đúng hạn các khoản thuế và nghĩa vụ theo quy định.

Chương 4:

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN

Điều 7. Kế hoạch tài chính.

1/ Tài chính do ADB và Chính phủ Việt Nam cung cấp được sử dụng theo đúng hạng mục và các thủ tục đã quy định trong Văn kiện dự án, tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành của ADB và Chính phủ Việt Nam.

2/ Mọi trường hợp thay đổi, điều chỉnh các hạng mục đều phải báo cáo Ban chỉ đạo phê duyệt để xem xét, quyết định.

3/ Kế hoạch hoạt động và tài chính hàng năm do Ban Quản lý dự án xây dựng để trình lên Ban Chỉ đạo dự án phê duyệt.

Điều 8. Kế toán.

1/ Kế toán dự án được thực hiện theo đúng các quy định trong Hiệp định vay vốn và quy định hiện hành của ADB và Chính phủ Việt Nam.

2/ Mọi hóa đơn, chứng từ thu chi phải được lưu giữ đầy đủ tại văn phòng dự án.

Ban Quản lý dự án phải thiết lập hệ thống kế toán trên máy vi tính theo quy định.

Điều 9. Quyết toán và báo cáo tài chính.

1/ Hàng quý và hàng năm, Giám đốc dự án phải thực hiện báo cáo quyết toán tài chính với Ban Chỉ đạo dự án, các Vụ chức năng và các Bộ hữu quan theo biểu mẫu quy định.

2/ Báo cáo tài chính từng quý và từng năm phải được gửi cho Bộ Nông nghiệp & PTNT, Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ đúng hạn. Báo cáo quí chậm nhất 15 ngày và Báo cáo năm chậm nhất 20 ngày sau khi kết thúc quý và năm.

Điều 10. Kiểm toán.

1/Tài chính hàng năm các hợp phần được kiểm toán bằng kiểm toán viên độc lập do CPO tuyển chọn, ADB và Bộ NN&PTNT phê duyệt.

2/ Báo cáo kiểm toán hàng năm phải được gửi cho Bộ Nông nghiệp & PTNT, các Cơ quan quản lý của Chính phủ và ADB.

3/ Giám đốc dự án có trách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan được nêu ra trong báo cáo kiểm toán.

Điều 11. Tài sản của Dự án

1/ Mọi tài sản, thiết bị, phương tiện, dụng cụ trang bị chung cho văn phòng CPO, PPMU, PIU mua sắm từ kinh phí dự án là tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của dự án trong suốt thời gian hoạt động của dự án, không ai có quyền chuyển nhượng, cho, biếu, bán các tài sản đó hoặc sử dụng cho mục đích riêng.

2/ Việc mua sắm các trang thiết bị, tài sản phải được tiến hành theo quy định mua sắm của ADB và Việt Nam. Việc mua sắm các tài sản và xây lắp phải tuân thủ theo quy định về phân cấp mua sắm cho dự án.

3/ Ban Quản lý dự án CPO có trách nhiệm soạn thảo, ban hành qui chế quản lý tài sản, sử dụng xe cộ, điện thoại, điện nước của dự án. Các Ban PPMU, PIU có trách nhiệm tổ chức tốt việc sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sữa chữa để tài sản của dự án luôn ở trong tình trạng kỹ thuật tốt.

3/ Sau khi kết thúc dự án, tất cả các tài sản và hồ sơ tài sản phải được bàn giao đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ Nông nghiệp & PTNT.

Chương 5:

QUẢN LÝ TÀI LIỆU VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

 

Điều 12. Tài liệu của Dự án

1/ Mọi tài liệu do các Hợp phần soạn thảo, thu thập, xử lý ở dạng văn bản, tư liệu trên đĩa từ, phim ảnh, băng ghi tiếng, ghi hình...đều là tài sản dự án và chỉ được sử dụng cho mục đích công vụ, theo quy định hiện hành của Việt Nam

2/ Khi dự án kết thúc, mọi tài liệu được chuyển giao đầy đủ và nguyên trạng cho Bộ Nông nghiệp & PTNT.

Điều 13. Ngôn ngữ

Ngôn ngữ chính thức sử dụng trong tài liệu dự án là tiếng Anh và tiếng Việt. Mọi tài liệu chính thức quan trọng của dự án phải có 2 bản: bản tiếng Anh và tiếng Việt, với nội dung hoàn toàn giống nhau và có giá trị như nhau.

Điều 14. Quản lý tài liệu

1/ Mọi công văn, giấy tờ, thư từ, fax, điện tín...mà dự án gửi đi trong và ngoài nước đều phải có bản chính lưu tại Văn phòng dự án, có sổ theo dõi . Các văn bản gửi đi phải được đánh số thứ tự, ghi rõ ngày tháng, người soạn thảo và phải ghi tiêu đề hoặc biểu tượng của dự án.

2/ Các tài liệu quan trọng, các báo cáo tiến độ, báo cáo kỹ thuật, báo cáo tài chính...đều là tài liệu mật không công bố và được sử dụng theo qui chế tài liệu công vụ.

3/ Các cán bộ dự án chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc sử dụng đúng mục đích các tài liệu của dự án theo tinh thần của qui chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước Việt Nam.

Điều 15. Phát hành tài liệu.

1/ Các ấn phẩm và tài liệu do dự án phát hành rộng rãi ngoài Văn phòng dự án (tài liệu hội thảo, hội nghị, sách, băng hình, bướm thông tin...) chỉ được đề cập đến nội dung kỹ thuật theo quy định.

2/ Giám đốc CPO và các Trưởng Ban PPMU, PIU chịu trách nhiệm về nội dung của các ấn phẩm, tài liệu do Ban mình phát hành.

3/ Trước khi in ấn và phát hành tài liệu, phải xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Điều 16. Ban Quản lý dự án có trách nhiệm báo cáo tiến độ hàng quí, nửa năm và hàng năm và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu cho Ban Chỉ đạo, Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Ban Quản lý các dự án nông nghiệp và Ngân hàng Phát triển Châu á, không muộn hơn 3 tuần sau khi hết thời hạn báo cáo. Báo cáo tiến độ phải bao gồm đầy đủ các thông tin chi tiết về tình hình thực hiện nội dung kỹ thuật và tài chính của dự án.

Điều 17. Sau khi kết thúc dự án, Ban Quản lý dự án Trung ương có trách nhiệm soạn thảo và trình Bộ Nông nghiệp & PTNT, các cơ quan nhà nước hữu quan và ADB báo cáo tổng kết được xây dựng theo đúng các quy định của ADB và Chính phủ Việt Nam.

Điều 18. Sau khi kết thúc từng hoạt động được giao, các chuyên gia, cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm xây dựng và hoàn tất các báo cáo kỹ thuật theo quy định của dự án.

Điều 19. Tất cả các cán bộ tham gia những hoạt động đào tạo ở nước ngoài trong khuôn khổ dự án đều phải hoàn thành báo cáo tập thể của cả đoàn và báo cáo cá nhân nộp cho Ban quản lý không chậm hơn 2 tuần sau khi chuyến đi kết thúc. Báo cáo về hoạt động đào tạo trong nước (hội thảo, tập huấn...) do Ban Quản lý dự án xây dựng và trình Bộ Nông nghiệp & PTNT, các cơ quan Nhà nước hữu quan không chậm hơn 2 tuần sau khi hoạt động được hoàn tất.

Chương 6:

QUAN HỆ GIỮA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC CƠ QUAN CHỨC NĂNG 

Điều 20. Ban Quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các quy định của Văn phòng Bộ về bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, tiết kiệm điện, nước, vệ sinh...và thanh toán đầy đủ tiền thuê bao, cước phí liên lạc viễn thông, tiền điện, nước, bảo vệ... theo thông báo của Văn phòng Bộ.

Điều 21. Các Vụ, Cục và các đơn vị của Bộ Nông nghiệp & PTNT theo chức năng được phân công có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các hợp phần, hướng dẫn đầy đủ các quy định của nhà nước có liên quan đến dự án, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định đó và hỗ trợ cho dự án hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đồng thời có trách nhiệm theo dõi và tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ đối tác thuộc quyền quản lý của đơn vị hoàn thành tốt công việc.

Điều 22. Khi cần thiết, Bộ Nông nghiệp & PTNT và Ban Quản lý các dự án Nông nghiệp có thể tổ chức đoàn kiểm tra về việc thực hiện các hoạt động và tài chính của dự án.

Điều 23. Trong trường hợp cần thiết, Ban Quản lý dự án Trung ương xin ý kiến Ban Chỉ đạo và đề nghị Vụ Tổ chức Cán bộ trình Lãnh Đạo Bộ Nông nghiệp & PTNT xem xét quyết định sửa đổi một số điều khoản cho phù hợp với tình hình thực tế./.