ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 93/TTr-STP ngày 18 tháng 01 năm 2019.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 09/2019/QĐ-UBND ngày 31 tháng 01 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc cập nhật, cung cấp, lưu trữ quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bến Tre; quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 2. Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Bến Tre

1. Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh Bến Tre là hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng).

2. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch được công chứng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Thông tin ngăn chặn: là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật, yêu cầu ngừng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là căn cứ pháp lý để công chứng viên xem xét việc không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan.

2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do công chứng viên hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bến Tre đã thực hiện chứng nhận hợp đồng, giao dịch.

4. Thông tin tham khảo: là thông tin văn bản yêu cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức không phải do cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn cung cấp.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật.

2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của Luật công chứng, Bộ luật Dân sự và quy định pháp luật có liên quan.

3. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin công chứng theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.

Điều 5. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao.

3. Sửa, xóa bỏ thông tin hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được cơ quan có thẩm quyền có ý kiến bằng văn bản.

5. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản, và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 6. Nguồn dữ liệu công chứng

Cơ sở dữ liệu công chứng được cập nhật từ các nguồn sau:

1. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng;

2. Văn bản, tài liệu khác của các tổ chức hành nghề công chứng;

3. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức, cá nhân có liên quan;

4. Các nguồn thông tin khác về tài sản.

Điều 7. Lưu trữ

1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng;

2. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp và tại tổ chức hành nghề công chứng.

Chương II

QUY TRÌNH VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CUNG CẤP, TIẾP NHẬN THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 8. Cung cấp và tiếp nhận thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch

Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng và các thông tin khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch (nếu có).

2. Tiếp nhận thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

a) Bản chính quyết định yêu cầu ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản, chấm dứt việc ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản của Tòa án các cấp, Trọng tài thương mại.

b) Bản chính quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, quyết định ngăn chặn, quyết định giải tỏa ngăn chặn của Viện Kiểm sát các cấp.

c) Bản chính quyết định về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản; thông tin giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo chiếm đoạt tài sản của Cơ quan có thẩm quyền điều tra các cấp.

d) Bản chính quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản của Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp.

Điều 9. Cập nhật thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân tại khoản 2 Điều 8 Quy chế này cung cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ Thứ bảy, Chủ nhật và nghỉ lễ theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ 30 phút thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, cá nhân cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về hành vi không cập nhật, cập nhật không đầy đủ này.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng

Hợp đồng, giao dịch sau khi được công chứng viên ký tên và đóng dấu phải cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng trước khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng

Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải được cập nhật ngay và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 10. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng (thông tin chưa được đưa lên mạng), người thực hiện cập nhật chủ động sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

3. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng (đã lưu), người thực hiện cập nhật báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Điều 11. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

1. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, công chứng viên chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Sở Tư pháp

1. Chủ trì phối hợp với Hội Công chứng tỉnh Bến Tre giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; tham mưu UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

Điều 13. Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Tòa án nhân dân tỉnh, cấp huyện, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, cấp huyện

1. Tổ chức thực hiện các nội dung theo Quy chế này tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 14. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 15. Hội Công chứng viên

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Vận động công chứng viên là thành viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này nhằm tránh sai sót trong hoạt động công chứng tại tỉnh. Báo cáo Sở Tư pháp để Sở có biện pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 16. Các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tham gia sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng và cập nhật các thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, nếu không cập nhật các thông tin trên sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

b) Tổ chức cập nhật các thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng phát sinh từ khi bắt đầu hoạt động vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm

a) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình;

b) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng;

c) Bảo đảm điều kiện để Cơ sở dữ liệu công chứng vận hành tốt tại tổ chức mình;

d) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng;

3. Công chứng viên và Nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo quyết định của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.