Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 42/TTr-STP ngày 18 tháng 8 năm 2025;

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định ban hành Quy chế phối hợp quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2025/QĐ-UBND ngày 06/9/2025 của UBND tỉnh )

Chương I

 QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội dung, hình thức và trách nhiệm phối hợp giữa các sở, ngành, UBND xã, phường (gọi chung là UBND cấp xã); tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Nội vụ, Thanh tra tỉnh, Thuế tỉnh, Công an tỉnh; Toà án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh; Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh Khu vực 12; UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

2. Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức và cá nhân có liên quan trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp

1. Việc phối hợp thực hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân; bảo đảm tính phù hợp, thống nhất trong quản lý nhà nước về công chứng; xác định vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp;

2. Bảo đảm tính khách quan, sự phối hợp chặt chẽ trong kiểm tra, giám sát, kịp thời trao đổi thông tin; đồng thời bảo đảm tính kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động phối hợp thực hiện nhiệm vụ trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Điều 4. Nội dung phối hợp

1. Ban hành hoặc tham mưu ban hành theo thẩm quyền các văn bản về công chứng;

2. Tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng và xã hội hóa hoạt động công chứng;

3. Trao đổi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến tổ chức, hoạt động công chứng và công chứng viên;

4. Trao đổi, cung cấp thông tin, tài liệu về tình hình vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng của công chứng viên; thông tin về tình hình, phương thức, thủ đoạn của các đối tượng lợi dụng hoạt động công chứng để phạm tội; dấu hiệu, hành vi vi phạm của công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh; lấy chữ ký để thực hiện thủ tục công chứng đối với người đang bị tạm giam, tạm giữ;

5. Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn trên địa bàn tỉnh;

6. Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm pháp luật và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng;

7. Nội dung khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Hình thức phối hợp

1. Trao đổi ý kiến, cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến hoạt động công chứng;

2. Tổ chức họp, hội nghị;

3. Tham gia hoạt động thanh tra, kiểm tra;

4. Các hình thức phù hợp khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện:

a) Tham mưu UBND tỉnh ban hành hoặc tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng. Rà soát văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND tỉnh về công chứng; tham mưu cơ quan có thẩm quyền xử lý kết quả rà soát theo quy định của pháp luật. Kịp thời ban hành hoặc tham mưu ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công chứng;

b) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng và xã hội hóa hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh;

c) Trao đổi, cung cấp thông tin liên quan đến tổ chức, hoạt động công chứng và công chứng viên theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức hoặc theo yêu cầu nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh phù hợp với quy định của pháp luật;

d) Thông tin cho Thanh tra tỉnh kế hoạch kiểm tra về lĩnh vực công chứng, danh sách tổ chức hành nghề công chứng. Phối hợp với Thanh tra tỉnh trong việc xử lý kết luận sau thanh tra, theo dõi việc khắc phục sau thanh tra của tổ chức hành nghề công chứng;

đ) Chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện việc rà soát, cung cấp thông tin, bản sao hồ sơ, tài liệu (nếu có) liên quan đến việc công chứng giao dịch để phục vụ công tác điều tra, xác minh giải quyết các vụ án, vụ việc theo yêu cầu của các cơ quan điều tra, cơ quan tiến hành tố tụng; kịp thời cung cấp cho cơ quan Công an khi phát hiện tổ chức, cá nhân có dấu hiệu lợi dụng hoạt động công chứng để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật hoặc liên quan đến an ninh quốc gia;

e) Tiếp nhận thông tin, cập nhật, khai thác sử dụng và quản trị cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn trên địa bàn tỉnh;

g) Kiểm tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng. Đề nghị các cơ quan, tổ chức liên quan phối hợp xác minh thông tin phục vụ công tác kiểm tra trong trường hợp cần thiết;

h) Kịp thời giải quyết hoặc tham mưu giải quyết khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực hiện quy định pháp luật về công chứng và các nội dung khác có liên quan.

2. Phối hợp thực hiện các nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 7. Trách nhiệm của Sở Nông nghiệp và Môi trường

1. Chủ trì thực hiện:

a) Kịp thời cung cấp thông tin về việc hủy, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; hủy trang bổ sung Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; thông tin các loại giấy tờ giả về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; thông tin ngăn chặn giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh; các thông tin khác có liên quan thuộc phạm vi quản lý;

b) Xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu về đất đai đảm bảo kết nối, chia sẻ thông tin với cơ sở dữ liệu về công chứng theo quy định của pháp luật;

c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân về đất đai có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc thẩm quyền.

2. Phối hợp thực hiện:

a) Cung cấp thông tin biến động về đất đai, tài sản gắn liền với đất cho các tổ chức hành nghề công chứng khi có đề nghị đối với trường hợp được pháp luật cho phép;

b) Các nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Phối hợp với Sở Tư pháp giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên tỉnh theo quy định của pháp luật;

2. Phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng Đề án chuyển đổi các Phòng Công chứng thành Văn phòng công chứng trình UBND tỉnh xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật và điều kiện thực tế của địa phương.

Điều 9. Trách nhiệm của Công an tỉnh

1. Chủ trì thực hiện:

a) Trao đổi, cung cấp đến Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức liên quan về việc phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người yêu cầu công chứng và phương thức, thủ đoạn làm giả, sử dụng tài liệu giả trong hoạt động công chứng; về dấu hiệu, hành vi vi phạm pháp luật của các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn tỉnh; về các biện pháp ngăn chặn, hủy bỏ các biện pháp ngăn chặn giao dịch về tài sản của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật;

b) Phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh phổ biến, hướng dẫn kỹ năng phát hiện giấy tờ, tài liệu giả; tổ chức diễn tập, tập huấn chuyên đề về phòng ngừa, xử lý các tình huống lợi dụng công chứng để hoạt động phạm tội, xâm phạm an ninh quốc gia; kịp thời phát hiện, đấu tranh, ngăn chặn các hoạt động lợi dụng công chứng để thực hiện hành vi xâm phạm an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội; bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo vệ dữ liệu công chứng trước nguy cơ xâm nhập, chiếm đoạt, làm giả, làm sai lệch;

c) Chủ động trao đổi thông tin, hướng dẫn nghiệp vụ về bảo vệ an ninh chính trị nội bộ cho các tổ chức hành nghề công chứng;

d) Kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất về công tác bảo vệ an ninh, bảo mật thông tin và phòng ngừa vi phạm pháp luật trong tổ chức và hoạt động công chứng;

đ) Cung cấp dịch vụ giám định ngoài tố tụng về giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Phối hợp thực hiện:

a) Chỉ đạo phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để công chứng viên lấy chữ ký để thực hiện thủ tục công chứng đối với các trường hợp đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự tại trại tạm giam, nhà tạm giữ thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan Công an theo quy định của pháp luật;

b) Chỉ đạo phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức hành nghề công chứng có thể khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật để phục vụ hoạt động công chứng;

c) Thực hiện các nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật;

d) Phối hợp, trao đổi, cung cấp thông tin Lý lịch tư pháp theo yêu cầu của Sở Tư pháp trong trường hợp cần thiết để thẩm tra, xác minh điều kiện bổ nhiệm công chứng viên.

Điều 10. Trách nhiệm của Thanh tra tỉnh

1. Chủ trì thực hiện:

a) Cung cấp các thông tin liên quan đến các phản ánh, kiến nghị, tố cáo về hoạt động công chứng theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức hoặc theo yêu cầu nhiệm vụ quản lý nhà nước;

b) Cung cấp thông tin về nội dung liên quan đến lĩnh vực công chứng khi xây dựng kế hoạch thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng để đảm bảo tránh trùng lắp trong hoạt động thanh tra, kiểm tra;

c) Trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, cần thanh tra đột xuất, Thanh tra tỉnh trao đổi, thông tin với Sở Tư pháp trước khi thực hiện bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Phối hợp thực hiện nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 11. Trách nhiệm của Thuế tỉnh

1. Chủ trì thực hiện:

a) Tăng cường quản lý thuế đối với hoạt động chuyển nhượng vốn, các giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất;

b) Tuyên truyền, phổ biến đến các chủ dự án, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, người dân khi chuyển nhượng bất động sản phải có trách nhiệm ghi trên hợp đồng là giá chuyển nhượng thực tế để chống thất thu thuế;

c) Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, chế độ quản lý, sử dụng biên lai, hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán và chế độ báo cáo theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;

d) Chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức liên quan phát hiện, xử lý tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về thuế liên quan đến hoạt động công chứng.

2. Phối hợp thực hiện nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 12. Trách nhiệm của Thi hành án dân sự tỉnh

1. Chủ trì thực hiện và chỉ đạo các Phòng Thi hành án dân sự khu vực cung cấp, trao đổi thông tin đến Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Môi trường về việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản, kê biên tài sản để thi hành án; chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; giải tỏa kê biên tài sản;

2. Phối hợp thực hiện nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 13. Đề nghị Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh

1. Chỉ đạo kịp thời cung cấp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, các quyết định kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản gửi về Sở Tư pháp để cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác đối với nội dung thông tin cung cấp.

2. Thông tin quá trình thụ lý và kết quả giải quyết các vụ án, vụ việc tranh chấp phát sinh liên quan đến các hợp đồng, giao dịch đã công chứng; kịp thời gửi các quyết định, Bản án của Tòa án liên quan đến tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên để Sở Tư pháp theo dõi, quản lý và xem xét xử lý vi phạm hành chính (nếu có) theo quy định pháp luật.

Điều 14. Trách nhiệm của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh Khu vực 12

1. Kịp thời trao đổi, cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp khi phát hiện hành vi thông đồng, móc nối, cấu kết của các tổ chức tín dụng trên địa bàn với các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các hành vi trái pháp luật khác khác liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý;

2. Chỉ đạo các tổ chức tín dụng trên địa bàn không được cho phép tổ chức hành nghề công chứng mở các điểm, bàn giao dịch tại trụ sở của tổ chức tín dụng để tiến hành các hoạt động công chứng trái pháp luật;

3. Phối hợp thực hiện nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 15. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

1. Chủ trì thực hiện:

a) Thực hiện rà soát, đánh giá hằng năm chất lượng đội ngũ công chứng viên; giám sát công chứng viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

b) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho đội ngũ công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn theo quy định của pháp luật về công chứng;

c) Tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, tập sự hành nghề công chứng, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm, hướng dẫn nghiệp vụ cho hội viên;

d) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp việc kết nạp, khai trừ, xin rút tên khỏi Hội Công chứng viên, các hành vi vi phạm và các hình thức xử lý kỷ luật đối với hội viên; đề xuất các giải pháp để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng.

2. Phối hợp trao đổi, cung cấp thông tin liên quan đến tổ chức, hoạt động công chứng và công chứng viên với các cơ quan, tổ chức liên quan theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Trách nhiệm của UBND cấp xã

1. Chủ trì thực hiện:

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng và xã hội hóa hoạt động công chứng trên địa bàn quản lý;

b) Trao đổi, cung cấp đến Sở Tư pháp thông tin về việc hủy, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền; thông tin liên quan đến niêm yết việc mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã cấp;

c) Trao đổi, cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp các hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; việc mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng trái với quy định pháp luật về công chứng phát sinh trên địa bàn quản lý;

d) Thường xuyên nắm tình hình tổ chức, cá nhân không phải là tổ chức hành nghề công chứng treo biển hiệu công chứng, xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật;

đ) Kịp thời cập nhật các giao dịch đã được UBND cấp xã chứng thực vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn theo quy định của pháp luật;

e) Bảo quản văn bản niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản của tổ chức hành nghề công chứng; có văn bản xác nhận về thời gian, kết quả niêm yết và gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã đề nghị niêm yết, bảo đảm thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

2. Phối hợp thực hiện:

a) Cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến việc thực hiện công chứng theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn;

b) Phối hợp trong các hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm của Sở Tư pháp đối với các tổ chức hành nghề công chứng;

c) Phối hợp thực hiện các nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng thuộc phạm vi chức năng quản lý theo đề nghị của cơ quan, tổ chức.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện các nội dung phối hợp quản lý nhà nước về công chứng của cơ quan, đơn vị thuộc cấp nào do ngân sách nhà nước cấp đó đảm bảo theo phân cấp ngân sách hiện hành và được tổng hợp vào dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị.

Điều 18. Điều khoản thi hành

1. Định kỳ trước ngày 18 tháng 12 hằng năm, các cơ quan, đơn vị thực hiện báo cáo kết quả thực hiện Quy chế theo chức năng, nhiệm vụ gửi về Sở Tư pháp; Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh báo cáo kết quả thực hiện Quy chế trên địa bàn tỉnh trước ngày 25 tháng 12; thực hiện báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.

2. Trong quá trình tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc vấn đề mới phát sinh thì các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.