Quyết định số 05/2025/QĐ-UBND quy định chi tiết về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của các dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình, chất lượng dịch vụ và làm cơ sở để xác định giá đối với các hoạt động hỗ trợ công chứng như soạn thảo, đánh máy, sao chụp và dịch thuật.

- Thông tin chung về văn bản pháp quy

• Tên văn bản: Quyết định số 05/2025/QĐ-UBND quy định đặc điểm kinh tế - kỹ thuật dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
• Cơ quan ban hành: Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh.
• Người ký ban hành: Phó Chủ tịch Phạm Văn Thịnh.
• Ngày có hiệu lực: Ngày 20 tháng 9 năm 2025.
• Văn bản bị thay thế: Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 19 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang quy định về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.

- Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng

Quyết định này xác định rõ giới hạn pháp lý và các nhóm đối tượng chịu sự tác động trực tiếp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, cụ thể:

• Phạm vi điều chỉnh: Quy định về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của 04 nhóm dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng bao gồm: Soạn thảo, kiểm tra, chỉnh sửa hợp đồng, giao dịch; Đánh máy văn bản; Sao chụp giấy tờ, văn bản; Dịch thuật giấy tờ, văn bản.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh; người yêu cầu công chứng; cùng các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện các dịch vụ này.

- Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật đối với dịch vụ soạn thảo, kiểm tra, chỉnh sửa hợp đồng, giao dịch

Đây là nhóm dịch vụ cốt lõi hỗ trợ người yêu cầu công chứng thiết lập các văn bản giao dịch đúng quy định pháp luật:

• Soạn thảo hợp đồng, giao dịch: Là quá trình tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp tạo ra dự thảo hợp đồng, giao dịch dưới dạng văn bản giấy hoặc file dữ liệu điện tử. Nội dung dự thảo phải ghi nhận đầy đủ các thỏa thuận, điều khoản giữa các bên, bảo đảm tính hợp pháp, không vi phạm điều cấm và không trái đạo đức xã hội.
• Kiểm tra, chỉnh sửa hợp đồng, giao dịch: Áp dụng đối với trường hợp người yêu cầu công chứng tự soạn thảo văn bản. Tổ chức hành nghề công chứng tiến hành rà soát, kiểm tra nội dung trên bản giấy hoặc file điện tử, thực hiện chỉnh sửa các điều khoản theo yêu cầu của khách hàng nhằm bảo đảm văn bản hoàn toàn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
• Các loại hợp đồng, giao dịch áp dụng: Bao gồm hợp đồng kinh doanh, thương mại, đầu tư; hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn, cho thuê, thừa kế...); hợp đồng liên quan đến động sản; văn bản ủy quyền; văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch và các loại giao dịch hợp pháp khác.

- Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật đối với dịch vụ đánh máy văn bản

• Khái niệm và phương thức thực hiện: Là hoạt động tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nhập dữ liệu từ văn bản sẵn có do khách hàng cung cấp, hoặc chuyển tải ý chí, nguyện vọng của khách hàng sang dạng văn bản viết, dữ liệu điện tử.
• Mục đích: Tạo lập hoàn chỉnh các văn bản liên quan đến việc công chứng đối với các loại hợp đồng, giao dịch được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 3 của Quyết định này.

- Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật đối với dịch vụ sao chụp giấy tờ, văn bản

• Phương thức thực hiện: Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng máy photocopy hoặc máy scan để chuyển đổi giấy tờ, văn bản từ bản giấy sang bản giấy khác hoặc sang file dữ liệu điện tử, bảo đảm bản sao có nội dung và hình thức hoàn toàn trùng khớp với bản chính.
• Nguyên tắc tính phí và phạm vi: Dịch vụ sao chụp được tính toán chi phí dựa trên số trang của văn bản gốc. Các giấy tờ được sao chụp bắt buộc phải là những tài liệu trực tiếp liên quan đến hồ sơ công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định.

- Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật đối với dịch vụ dịch thuật giấy tờ, văn bản

• Chủ thể thực hiện: Do cộng tác viên dịch thuật của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
• Yêu cầu kỹ thuật: Tiến hành chuyển ngữ chính xác thông tin của giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Quá trình dịch thuật phải bảo đảm tính trung thực, chính xác, giữ nguyên ý nghĩa và nội dung gốc của văn bản, không làm sai lệch thông tin.

- Trách nhiệm tổ chức thực hiện của các cơ quan, tổ chức

Quyết định phân định rõ vai trò của từng cơ quan trong việc triển khai và giám sát thực hiện:

• Sở Tư pháp tỉnh Bắc Ninh: Chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị liên quan để hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định tại Quyết định này trên toàn địa bàn tỉnh.
• Hội công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng: Có trách nhiệm phổ biến, quán triệt sâu sắc và triển khai toàn bộ nội dung quy định đến từng hội viên, công chứng viên, nhân viên thuộc đơn vị mình quản lý.

- Điều khoản thi hành và xử lý vướng mắc

• Hiệu lực thi hành: Quyết định chính thức có hiệu lực từ ngày 20 tháng 9 năm 2025.
• Quy định chuyển tiếp và thay thế: Quyết định này thay thế Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 19 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang về cùng nội dung.
• Cơ chế giải quyết khó khăn: Trong quá trình áp dụng thực tế, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các tổ chức hành nghề công chứng cùng các tổ chức, cá nhân có liên quan phải kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, đưa ra phương án giải quyết phù hợp.