Quyết định số 03/1999/QĐ-UB ban hành Quy chế tổ chức tiếp công dân của tỉnh Lâm Đồng là văn bản pháp lý quan trọng nhằm thiết lập, củng cố và chuẩn hóa hoạt động tiếp công dân trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng. Quy chế này quy định rõ ràng về trách nhiệm, thời gian, địa điểm cũng như quy trình tiếp nhận, xử lý các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân từ cấp cơ sở đến cấp tỉnh.

- Quy định chung và hiệu lực thi hành

• Phạm vi áp dụng: Ban hành kèm theo Quyết định này là Bản Quy chế tổ chức tiếp công dân áp dụng thống nhất trên địa bàn toàn tỉnh Lâm Đồng.
• Hiệu lực thi hành: Quy chế chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/1999. Tất cả các quy định trước đây về công tác tiếp công dân trái với Quy chế này đều bị bãi bỏ. Quy chế này thay thế hoàn toàn Quy chế về việc phối hợp tổ chức tiếp công dân ban hành kèm theo Quyết định số 1987/QĐ-UB ngày 17/12/1997 của UBND tỉnh Lâm Đồng.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

- Quy định về địa điểm, thời gian và thành phần tiếp công dân

Quy chế phân định rõ trách nhiệm tiếp công dân theo từng cấp hành chính và cơ quan chuyên môn cụ thể như sau:

• Cấp tỉnh (UBND tỉnh Lâm Đồng):
  • Địa điểm tiếp dân: Việc tiếp công dân được thực hiện tập trung tại Phòng tiếp dân của UBND tỉnh, địa chỉ số 4 Trần Hưng Đạo, thành phố Đà Lạt.
  • Lịch tiếp dân của Lãnh đạo: Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp tiếp công dân vào ngày 15 hàng tháng. Trường hợp ngày này trùng vào ngày lễ hoặc chủ nhật, lịch tiếp dân sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo liền kề. Nếu Chủ tịch đi vắng, một Phó Chủ tịch sẽ được cử tiếp thay.
  • Sự phối hợp của các sở, ngành: Trong các ngày Chủ tịch tiếp dân, khi có yêu cầu, đại diện các ngành chuyên môn như Thanh tra, Xây dựng, Địa chính... phải tham gia để trực tiếp giải trình, trả lời các vấn đề liên quan do công dân phản ánh, kiến nghị.
  • Tiếp dân thường xuyên: Vào các ngày làm việc khác, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân thường xuyên.
• Thủ trưởng các cơ quan nhà nước khác cấp tỉnh: Có trách nhiệm tổ chức tiếp công dân ít nhất 1 ngày trong tháng tại trụ sở làm việc của cơ quan mình. Trong các ngày còn lại, phải cử cán bộ tiếp công dân khi có công dân đến phản ánh, kiến nghị.
• Thanh tra tỉnh: Có trách nhiệm tổ chức tiếp công dân thường xuyên theo đúng các quy định của pháp luật.
• Cấp huyện (Huyện, Thị xã Bảo Lộc, Thành phố Đà Lạt):
  • Lịch tiếp dân của Lãnh đạo: Chủ tịch UBND cấp huyện trực tiếp tiếp công dân ít nhất 2 ngày trong một tháng tại trụ sở tiếp công dân. Nếu Chủ tịch vắng mặt, phải cử một Phó Chủ tịch tiếp thay.
  • Thành phần phối hợp: Trong các buổi tiếp dân của Chủ tịch, cần có sự tham gia của đại diện các phòng ban chuyên môn như Thanh tra, Địa chính... để hỗ trợ trả lời các nội dung vướng mắc của người dân.
  • Tiếp dân thường xuyên: Văn phòng UBND cấp huyện bố trí cán bộ chuyên trách tiếp công dân thường xuyên vào các ngày làm việc khác. Thanh tra cấp huyện chịu trách nhiệm tổ chức tiếp công dân thường xuyên theo quy định của pháp luật.
• Cấp xã (Xã, Phường, Thị trấn): Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp tổ chức tiếp công dân ít nhất 1 lần trong tuần tại trụ sở UBND cấp xã. Trường hợp Chủ tịch đi vắng, phải cử một Phó Chủ tịch tiếp thay để đảm bảo công tác tiếp dân không bị gián đoạn.

- Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin khiếu nại, tố cáo, kiến nghị

Công tác tiếp nhận và xử lý thông tin từ công dân được quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo tính hiệu quả, đúng thẩm quyền và bảo mật:

• Đối với đơn thư khiếu tố thuộc thẩm quyền: Cơ quan, đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm thụ lý hồ sơ, tổ chức xác minh, xem xét giải quyết và trả lời kết quả bằng văn bản cho công dân theo đúng thời hạn luật định.
• Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền: Cán bộ tiếp dân có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể, rõ ràng để công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
• Đối với đơn thư tố cáo: Tiến hành tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền hoặc chuyển ngay đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Đặc biệt, phải giữ bí mật tuyệt đối về họ tên, địa chỉ, bút tích của người tố cáo khi có yêu cầu từ người tố cáo nhằm bảo vệ an toàn cho họ.
• Đối với các kiến nghị, phản ánh: Tiếp nhận thông tin, chỉ đạo các cơ quan chức năng thuộc thẩm quyền tiến hành xử lý và trả lời bằng văn bản cho người dân.
• Yêu cầu về hồ sơ tiếp dân: Mọi nội dung làm việc trong quá trình tiếp công dân phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng vào sổ tiếp dân và phải có chữ ký xác nhận của người phản ánh, kiến nghị để làm cơ sở pháp lý.

- Tổ chức thực hiện, chế độ báo cáo và khen thưởng, kỷ luật

Để đảm bảo Quy chế được thực thi nghiêm túc, văn bản đề ra các biện pháp tổ chức thực hiện cụ thể:

• Trách nhiệm của người đứng đầu: Chủ tịch UBND các cấp và Thủ trưởng các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện phải trực tiếp chịu trách nhiệm về công tác tiếp công dân trong phạm vi quản lý của mình.
• Chế độ thông tin, báo cáo: Thanh tra các sở, ngành và Thanh tra cấp huyện có trách nhiệm tổng hợp tình hình, định kỳ hàng quý báo cáo kết quả công tác tiếp công dân về Thanh tra tỉnh để tổng hợp, theo dõi và báo cáo UBND tỉnh.
• Vai trò tham mưu của Thanh tra tỉnh: Giao Chánh Thanh tra tỉnh làm đầu mối tham mưu, giúp UBND tỉnh tổ chức, đôn đốc thực hiện Quy chế này theo đúng Nghị định của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Thanh tra Nhà nước, đồng thời thực hiện chế độ báo cáo định kỳ lên cấp trên.
• Khen thưởng và xử lý vi phạm:
  • Cơ quan, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo sẽ được biểu dương, khen thưởng kịp thời.
  • Mọi hành vi vi phạm các quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật hiện hành.