QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH MẪU "SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ" ÁP DỤNG CHO CÁC TRUNG TÂM VÀ CÁC KHO LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CÁC CẤP

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01-03-1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Căn cứ Quyết định 168/HĐBT ngày 26-12-1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào Lệnh số 8/CT-HĐNN ngày 11-12-1982 của Hội đồng Nhà nước về việc công bố Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia;
Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ Quốc gia trong phạm vi cả nước;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Nay ban hành kèm theo quyết định này mẫu "Sổ nhập tài liệu lưu trữ" và bản hướng dẫn sử dụng sổ nhập (đính kèm), áp dụng cho các Trung tâm và các Kho lưu trữ Nhà nước các cấp.

Điều 2. Các Trung tâm và các Kho Lưu trữ Nhà nước các cấp có trách nhiệm tổ chức đăng ký tài liệu nhập vào "Sổ nhập tài liệu lưu trữ" kể từ ngày 01-01-1990.Tất cả các mẫu "Sổ nhập tài liệu" trái với quy định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Giám đốc các Trung tâm lưu trữ và Trưởng các Kho Lưu trữ Nhà nước các cấp có trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

"SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ"

Sổ nhập tài liệu dùng để thống kê theo lần nhập toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm, Kho Lưu trữ Nhà nước các cấp. Thông qua sổ nhập tài liệu, các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ nắm được những số liệu chính xác về:

- Đơn vị hoặc cá nhân đã nộp lưu tài liệu

- Lưu lượng và nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ hằng năm

- Số lượng phông và số lượng tài liệu lưu trữ hiện có

- Tình trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản.

Các số liệu thống kê tuyệt đối trên giúp cán bộ lưu trữ đề ra những kế hoạch, biện pháp thích hợp trong công tác quản lý cũng như bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia.

Nhằm đáp ứng những yêu cầu trên, sau khi đã áp dụng thử ở một số Bộ, Ngành, Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn cách sử dụng sổ nhập tài liệu lưu trữ như sau:

1. Đối tượng thi hành:

Tất cả các trung tâm, kho lưu trữ Nhà nước các cấp sau đây (trừ các kho lưu trữ của các cơ quan Đảng, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh) đều thuộc đối tượng thực hiện Quyết định của Cục Lưu trữ Nhà nước số 02-QĐ/QHTK ngày 12-1-1990 về việc ban hành sổ nhập tài liệu lưu trữ.

a) Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước.

b) Các Trung tâm lưu trữ chuyên ngành và các kho lưu trữ cơ quan các cấp trực thuộc các cơ quan Bộ (Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các cơ quan khác trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng) được phép lập lưu trữ chuyên ngành theo Điều 30 Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963.

c) Các Kho lưu trữ Bộ và các kho lưu trữ cơ quan các cấp thuộc Bộ (Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các cơ quan khác thuộc HĐBT).

d) Các Trung tâm (hoặc kho) lưu trữ tỉnh và các kho lưu trữ cơ quan các cấp thuộc tỉnh (tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc TW).

đ) Các kho lưu trữ huyện và các kho lưu trữ các cấp trực thuộc huyện (huyện, quận, thị xã....).

2. Nội dung và kích thước các cột mục:

Kích thước sổ nhập:

- Trang đầu (bìa của sổ nhập): khổ A4 (210mm x 297mm)

- Trang nội dung: khổ A3 (297 mm x 420mm) chia thành 10 cột như sau:

+ Cột 1: "Số thứ tự" kích thước 20mm. Ghi số thứ tự lần nhập. Các số liệu về phông, đơn vị nộp lưu trữ hay tài liệu của một lần nhập sẽ được ghi cụ thể ở các cột 4, 5, 6, 7... trên cơ sở có chung một số thứ tự lần nhập.

+ Cột 2: "Ngày, tháng, năm nhập" 40mm, ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu.....

+ Cột 3: 40mm ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu.

+ Cột 4: Ghi "Tên cơ quan (cá nhân) nộp tài liệu, "50mm, ghi tên cơ quan đã có trách nhiệm giao nộp tài liệu. Nếu là tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ ghi tên người nộp tài liệu. Đối với lưu trữ trong một cơ quan, cột này có thể thay bằng "Tên đơn vị nộp tài liệu" (đơn vị cơ cấu trực thuộc cơ quan).

+ Cột 5: "Tên phông (sưu tập, bộ tài liệu, " 50mm, ghi tên đầy đủ, chính thức của cơ quan (hoặc cá nhân, gia đình, dòng họ) hình thành phông (hoặc sưu tập, bộ tài liệu). Đối với lưu trữ cơ quan cột này có thể thay bằng "Đơn vị có tài liệu".

+ Cột 6: "Số phông", 30mm, ghi số thống kê của phông đã được đăng ký trong danh sách phông của cơ quan có thẩm quyền thu nhận tài liệu lưu trữ.

+ Cột 8: "Số lượng", 40mm. Nếu là tài liệu đã chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý hoặc tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao nộp cụ thể, đối với từng loại hình tài liệu. Nhưng đối với lưu trữ có thành phần tài liệu bảo quản cố định chỉ thu nhận tài liệu đã lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh.

+ Cột 9: "Đặc điểm, tình hình tài liệu", 70mm. Ghi nhận xét khái quát khối tài liệu nhập về: tình trạng vật lý và chất lượng tổ chức sắp xếp bên trong của khối tài liệu giao nộp.

+ Cột 10: "Ghi chú", 40mm, ghi ngắn gọn những điều cần thiết khác tuỳ theo yêu cầu của quản lý.

3. Mấy điểm cần chú ý:

a) 3 dòng trên cùng của trang bìa sổ nhập dùng để ghi đầy đủ tên cơ quan theo thứ tự từ cơ quan chủ quản cao nhất đến cơ quan quản lý trực tiếp kho tài liệu.

b) Vào sổ nhập theo thứ tự lần nhập, không sót, không tách một lần nhập thành nhiều lần, ngược lại không nhập nhiều lần nhập vào một lần.

c) Những tài liệu đã có trong kho trước ngày 01-01-1990 được đăng ký vào sổ nhập, nhằm phản ánh số lượng tài liệu đã nhập từ trước đến ngày 31-12-1989. Cách ghi cụ thể đối với khối tài liệu có tính đến hết ngày 31-12-1989 như sau:

+ Cột "Số thứ tự": bỏ trống

+ Cột "Ngày, tháng, năm nhập": ghi có trước ngày 01-01-1990

+ Các cột khác: ghi như hướng dẫn.

d) Cuối mỗi quyển, cần phải tổng hợp các số liệu đã được đăng ký vào sổ nhập:

+ Tổng số lần nhập

+ Tổng số phông

+ Tổng số tài liệu tính theo từng loại hình tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, ghi âm...)

+ Ký tên và đóng dấu của thủ trưởng cơ quan.

Trên đây là những cột mục cơ bản cần thiết cho yêu cầu quản lý Nhà nước về tài liệu lưu trữ. Nếu phạm vi biểu mẫu không thoả mãn cho một số thông tin về tài liệu giao nộp thì có thể ghi thêm vào cột "ghi chú" của biểu mẫu.