QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC, ĐĂNG KÝ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 102/2017/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chính phủ về đăng ký biện pháp bảo đảm;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA ngày 05 tháng 11 năm 2013 của liên Bộ: Tư pháp, Giao thông vận tải, Tài nguyên và Môi trường, Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 95/TTr-STP ngày 27 tháng 11 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2021.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Thông tin và Truyền thông; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC, ĐĂNG KÝ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2021/QĐ-UBND ngày 18 tháng 01 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm trên địa bàn tỉnh Đắk Nông (sau đây viết tắt là cơ sở dữ liệu).

2. Đối tượng áp dụng:

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, phối hợp, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu: Bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực.

2. Quản lý cơ sở dữ liệu: Là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng, chứng thực và các nhiệm vụ khác có liên quan.

3. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền, là căn cứ để công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch không thực hiện hoặc tạm dừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.

4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật, là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng; công chức làm công tác chứng thực thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn.

5. Bộ phận quản trị phần mềm cơ sở dữ liệu: Là phòng chuyên môn được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ thực hiện quản trị, vận hành cơ sở dữ liệu.

6. Tài khoản: Là những thông tin nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào cơ sở dữ liệu (gồm tên người sử dụng và mật khẩu).

7. Thông tin về hợp đồng, giao dịch: Là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực mà tổ chức hành nghề công chứng, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch, cán bộ làm công tác đăng ký biện pháp bảo đảm cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

8. Các cơ quan có liên quan: Là cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn bao gồm: các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã; cơ quan Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Văn phòng Thừa phát lại.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Tất cả các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực và các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào cơ sở dữ liệu và các tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm về thông tin cập nhật.

2. Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu, không sử dụng cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật.

3. Cơ sở dữ liệu được quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và nâng cấp bảo đảm an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối được các phần mềm khác khi có yêu cầu.

4. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của người thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

5. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm.

Điều 4. Những hành vi không được làm

1. Truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác.

2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào cơ sở dữ liệu.

3. Truy cập vào cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao. Sử dụng cơ sở dữ liệu và các thông tin trong cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong cơ sở dữ liệu.

5. Thay đổi hệ thống quản lý, vận hành sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu.

6. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào cơ sở dữ liệu theo đúng quy định tại Quy chế này.

7. Tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.

8. Những hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Lưu trữ dữ liệu

Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu thực hiện việc sao lưu, lưu trữ (bằng điện tử, bản giấy) dữ liệu bảo đảm lâu dài, đúng mục đích, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm; Phòng chuyên môn quản lý lĩnh vực bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;

b) Công chức được phân công quản lý cơ sở dữ liệu;

c) Các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh;

d) Phòng Tư pháp các huyện, thành phố;

đ) Ủy ban nhân dân cấp xã;

e) Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh;

g) Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện;

h) Cá nhân, tổ chức khác có liên quan.

2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho người thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.

4. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, đăng ký biện pháp bảo đảm và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

Điều 7. Các trường hợp bị khóa tài khoản cơ sở dữ liệu

1. Tài khoản của tổ chức, cá nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây:

a) Theo đề nghị của người có thẩm quyền về việc khóa tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao quản lý cơ sở dữ liệu hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm;

b) Theo đề nghị của Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã; Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện;

c) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

2. Tài khoản bị khóa sẽ được Sở Tư pháp xem xét mở lại tài khoản khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

3. Tài khoản bị khóa khi các đơn vị sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu không thực hiện nộp trả tiền phí duy trì hàng năm cho đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu.

Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt, sử dụng cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Sở Tư pháp và đơn vị cung cấp phần mềm; cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu.

2. Cử người tham gia đầy đủ các buổi đào tạo sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp phần mềm tổ chức.

3. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu; phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp phần mềm để khắc phục các vấn đề liên quan.

4. Chịu trách nhiệm bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập vào cơ sở dữ liệu đã được cung cấp. Thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ hoặc mất mật khẩu hoặc mất tên tài khoản để kịp thời khắc phục.

5. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.

6. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Được sử dụng cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch, đăng ký biện pháp bảo đảm.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã giải quyết vào cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp thời cùng thời điểm với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.

3. Tham gia các lớp đào tạo sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp phần mềm tổ chức.

4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.

5. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu có trách nhiệm nộp phí duy trì, sử dụng cho đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu.

2. Kinh phí thực hiện chi trả phí duy trì phần mềm cơ sở dữ liệu hàng năm theo phân cấp về quản lý ngân sách nhà nước và nguồn thu hợp pháp khác của các đơn vị sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu.

Chương II

CUNG CẤP, TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Mục 1. CUNG CẤP, TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT THÔNG TIN NGĂN CHẶN VÀ THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN

Điều 11. Nguồn cung cấp thông tin, trách nhiệm cung cấp thông tin

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để quản lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu từ các nguồn, gồm:

a) Thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai, áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời cấm dịch chuyển quyền về tài sản, cấm thay đổi hiện trạng tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên do cơ quan Tòa án nhân dân cung cấp;

b) Quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn truy tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên do cơ quan Viện Kiểm sát nhân dân cung cấp;

c) Quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn khởi tố, điều tra và quyết định hủy bỏ quyết định trên; các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, chiếm đoạt tài sản do cơ quan Công an cung cấp;

d) Thông tin bằng văn bản về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc đăng ký tạm dừng, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự do cơ quan Thi hành án dân sự, Văn phòng Thừa phát lại cung cấp;

đ) Thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin do cơ quan Tài nguyên và Môi trường và các cơ quan có liên quan cung cấp.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định cung cấp thông tin phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp ngay khi phát hành văn bản. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn đúng hình thức văn bản được pháp luật quy định.

3. Các cơ quan có liên quan, các Văn phòng công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên cơ sở dữ liệu, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

4. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...), các cơ quan có liên quan, các Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

Điều 12. Cập nhật, quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhập đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn (trừ những trường hợp bất khả kháng) vào cơ sở dữ liệu.

3. Khi phát hiện những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, Sở Tư pháp phải có biện pháp để kịp thời xử lý, giải quyết theo quy định.

Điều 13. Chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu, phòng chuyên môn phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

Mục 2. QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 14. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào cơ sở dữ liệu

1. Văn phòng công chứng có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu ngay khi trả kết quả công chứng hợp đồng, giao dịch. Việc cập nhật được thực hiện kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

2. Phòng Tư pháp có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu ngay khi trả kết quả chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc cập nhật được thực hiện kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu ngay khi trả kết quả chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc cập nhật được thực hiện kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

4. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:

a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập;

c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích thửa đất;

d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực;

e) Các thông tin khác có liên quan.

5. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.

Mọi sự thay đổi nội dung thông tin phải được cung cấp, cập nhật lên cơ sở dữ liệu ngay khi có sự thay đổi.

6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 (sáu) tháng, hàng năm.

Điều 15. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực có trách nhiệm trực tiếp tra cứu cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu.

3. Xử lý kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu:

a) Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đó;

b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người sở hữu tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, các Văn phòng công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã kịp thời báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp hoặc Sở Tài nguyên và Môi trường) để được hướng dẫn, giải quyết.

Điều 16. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu

1. Các Văn phòng công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện trên địa bàn tỉnh phải tham gia vào cùng hệ thống cơ sở dữ liệu. Các tổ chức này được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm trên địa bàn tỉnh.

3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để cập nhật, sử dụng, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu; triển khai việc lưu trữ dữ liệu theo quy định bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin. Phối hợp với cơ quan có thẩm quyền giải quyết những vướng mắc, tranh chấp trong quá trình khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.

3. Kiểm tra, xác minh việc cài đặt cơ sở dữ liệu và việc bảo đảm các điều kiện vật chất khác theo đề án thành lập trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng. Đối với các tổ chức không cài đặt, không cập nhật thường xuyên, liên tục, đầy đủ dữ liệu lên cơ sở dữ liệu hoặc không bảo đảm duy trì điều kiện hoạt động khác theo quy định của pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên cơ sở dữ liệu phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị bằng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc thực hiện tích hợp cơ sở dữ liệu với các hệ thống phần mềm khác khi có yêu cầu của Chính phủ, Bộ Tư pháp và các Bộ, ngành có liên quan trong việc chia sẻ dữ liệu về tài sản, thông tin tình trạng của tài sản.

6. Theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra, báo cáo và xử lý vi phạm trong việc chấp hành Quy chế này. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 18. Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan có liên quan

1. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cơ quan Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Văn phòng Thừa phát lại, các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới kịp thời cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

2. Các Sở, Ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.

3. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Phối hợp với Sở Tư pháp trong quá trình quản lý, vận hành thông suốt, an toàn cơ sở dữ liệu;

b) Chủ trì thực hiện việc tích hợp cơ sở dữ liệu với các hệ thống phần mềm khác khi có yêu cầu của Chính phủ, Bộ Tư pháp và các Bộ, ngành có liên quan trong việc chia sẻ dữ liệu về tài sản, thông tin tình trạng của tài sản.

Điều 19. Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy ban nhân dân, Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai thực hiện Quy chế này, việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu trước và ngay khi chứng thực hợp đồng, giao dịch. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp;

b) Phối hợp cung cấp thông tin và chỉ đạo các phòng chuyên môn cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gửi Sở Tư pháp đăng tải trên cơ sở dữ liệu;

c) Định kỳ hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cân đối, bố trí kinh phí để duy trì việc khai thác, cập nhật cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.

2. Phòng Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc đề nghị thu hồi tài khoản khi công chức đã đăng ký tài khoản sử dụng cơ sở dữ liệu không còn làm việc tại đơn vị; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Trách nhiệm của các Văn phòng công chứng

1. Tất cả các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia vào cùng 01 (một) phần mềm cơ sở dữ liệu.

2. Trưởng các Văn phòng công chứng có trách nhiệm:

a) Duy trì, sử dụng cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động;

b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu;

d) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc thu hồi tài khoản khi chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã đăng ký tài khoản sử dụng cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

đ) Tham gia, cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu;

e) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu.

Điều 21. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

Hội Công chứng viên tỉnh quán triệt các công chứng viên là hội viên của mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Điều 22. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Điều khoản thi hành

1. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; tổ chức tập huấn, hướng dẫn Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan cách thức cập nhật, khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.

Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thực hiện Quy chế này. Theo định kỳ, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan phối hợp có trách nhiệm gửi văn bản phản ánh về Sở Tư pháp để kịp thời tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.