Quyết định số 01/2007/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam ban hành quy định chi tiết về Quy chế tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý và quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo trên địa bàn tỉnh. Văn bản này thiết lập một hệ thống quy trình chặt chẽ từ cấp tỉnh đến cấp xã nhằm bảo đảm quyền khiếu nại, tố cáo của công dân được thực hiện đúng pháp luật, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước.

Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

• Hiệu lực pháp lý: Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.
• Đối tượng chịu trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh Hà Nam.
• Quyền và nghĩa vụ của công dân: Công dân được thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật nhưng nghiêm cấm việc lợi dụng quyền này để gây mất trật tự tại nơi tiếp dân, vu cáo, xúc phạm cơ quan nhà nước hoặc người thi hành công vụ. Người khiếu nại, tố cáo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về nội dung trình bày của mình.

Tổ chức hoạt động tiếp công dân tại các cấp chính quyền

Quy chế phân định rõ lịch tiếp công dân định kỳ và trách nhiệm tổ chức của từng cấp hành chính như sau:

• Cấp tỉnh: UBND tỉnh bố trí địa điểm tiếp dân chung cho Hội đồng nhân dân (HĐND), UBND và Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, giao Thanh tra tỉnh trực tiếp quản lý. Lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND và Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh thực hiện tiếp dân định kỳ vào ngày 20 hàng tháng. Thanh tra tỉnh chịu trách nhiệm tiếp dân thường xuyên trong các ngày làm việc hành chính.
• Cấp huyện (huyện, thị xã): Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND cấp huyện tiếp dân định kỳ 02 ngày mỗi tháng (vào ngày 10 và ngày 20 hàng tháng). Văn phòng HĐND-UBND huyện chịu trách nhiệm quản lý địa điểm tiếp dân, phối hợp với Thanh tra huyện để thực hiện tiếp dân thường xuyên vào các ngày làm việc.
• Cấp xã (xã, phường, thị trấn): Lãnh đạo UBND cấp xã tiếp dân ít nhất mỗi tuần 01 ngày. Chủ tịch UBND cấp xã trực tiếp phụ trách công tác này và bố trí cán bộ kiêm nhiệm giúp việc.
• Các sở, ban, ngành cấp tỉnh: Thủ trưởng các sở, ngành tổ chức tiếp công dân định kỳ ít nhất 01 ngày mỗi tháng. Các đơn vị có cơ quan Thanh tra thì giao Thanh tra làm đầu mối tham mưu; các đơn vị khác cử cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm thực hiện tiếp dân trong giờ hành chính.
• Điều chỉnh lịch tiếp dân: Trường hợp lịch tiếp dân trùng vào ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo và phải thông báo công khai cho người dân biết. Khi phát sinh tình huống khẩn thiết, người đứng đầu các cấp, các ngành phải thực hiện tiếp công dân đột xuất.

Nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ thường trực tiếp công dân

Cán bộ làm nhiệm vụ tiếp công dân tại các phòng tiếp dân có các trách nhiệm cụ thể sau:

• Thực hiện đón tiếp, hướng dẫn công dân chấp hành nội quy và thực hiện đúng quyền, nghĩa vụ khi khiếu nại, tố cáo.
• Tiếp nhận đơn thư, yêu cầu người khiếu nại, tố cáo cung cấp các tài liệu, chứng cứ liên quan. Giải thích và hướng dẫn công dân gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Đối với đơn thư có nhiều người ký tên, hướng dẫn họ tách thành đơn riêng biệt của từng cá nhân.
• Mở sổ theo dõi, ghi chép đầy đủ, chính xác thông tin vụ việc. Trường hợp vụ việc có đông người tham gia, yêu cầu họ cử đại diện để làm việc.
• Đối với các vụ việc đã được giải quyết hoặc đã trình bày ở các kỳ tiếp trước, cán bộ tiếp dân phải báo cáo người chủ trì về ý kiến chỉ đạo cũ hoặc kết quả giải quyết trước khi tiến hành tiếp dân.
• Cuối mỗi ngày làm việc, phải tổng hợp tình hình, phối hợp với cơ quan Thanh tra cùng cấp để phân loại đơn thư và đề xuất phương án xử lý.
• Đối với các vụ việc thuộc thẩm quyền cấp dưới nhưng chậm giải quyết dẫn đến việc công dân khiếu kiện vượt cấp kéo dài, cán bộ tiếp dân phải phối hợp với Thanh tra cùng cấp lập kế hoạch báo cáo Thủ trưởng cơ quan để đôn đốc, chỉ đạo cấp dưới giải quyết dứt điểm.

Phân công trách nhiệm tiếp nhận, xử lý và quản lý đơn thư

Việc tiếp nhận và quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được giao cho các đầu mối cụ thể:

• Cấp tỉnh: Giao Văn phòng UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh thực hiện.
• Cấp huyện: Giao Văn phòng HĐND-UBND huyện chủ trì, phối hợp với Thanh tra huyện thực hiện.
• Cấp xã: Giao cán bộ Tư pháp xã phụ trách thực hiện.
• Các sở, ban, ngành: Giao cho tổ chức Thanh tra hoặc cán bộ phụ trách công tác thanh tra; nếu chưa có tổ chức thanh tra thì giao cho Văn phòng cơ quan thực hiện.
• Các phòng, ban thuộc UBND huyện: Giao cho Trưởng hoặc Phó phòng, ban thực hiện.
• Doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp: Giao cho Thủ trưởng đơn vị hoặc Trưởng ban kiểm soát thực hiện.

Quy trình và thời hạn xử lý đơn khiếu nại, tố cáo

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đơn thư, các cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện phân loại và xử lý theo các quy định nghiêm ngặt:

Đối với đơn khiếu nại:

• Nếu thuộc thẩm quyền giải quyết: Cơ quan tham mưu phải nghiên cứu, dự thảo kế hoạch và đề xuất hướng giải quyết trình người đứng đầu phê duyệt để thụ lý.
• Nếu thuộc thẩm quyền nhưng không đủ điều kiện thụ lý theo quy định pháp luật: Phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do cho người khiếu nại.
• Nếu đơn có cả nội dung khiếu nại và tố cáo: Tách riêng phần khiếu nại để xử lý theo quy trình khiếu nại, phần tố cáo xử lý theo quy trình tố cáo.
• Nếu thuộc thẩm quyền cấp dưới nhưng quá hạn chưa giải quyết: Đề xuất lãnh đạo cấp trên kiểm tra, đôn đốc cấp dưới thực hiện.
• Nếu không thuộc thẩm quyền hoặc đã có quyết định giải quyết lần hai mà không có chứng cứ mới: Không thụ lý, thông báo hướng dẫn bằng văn bản cho người dân (chỉ hướng dẫn 01 lần duy nhất đối với một vụ việc). Nếu người dân nộp tài liệu bản gốc thì phải trả lại bản gốc cho họ.
• Nếu đơn do các cơ quan dân cử (Đại biểu Quốc hội, HĐND, Mặt trận Tổ quốc) hoặc cơ quan báo chí chuyển đến: Phải thụ lý giải quyết (nếu thuộc thẩm quyền) và thông báo kết quả bằng văn bản cho cơ quan chuyển đơn; nếu không thuộc thẩm quyền thì chuyển trả lại đơn kèm thông báo bằng văn bản.

Đối với đơn tố cáo:

• Nếu thuộc thẩm quyền: Phải ra quyết định thụ lý giải quyết. Nếu không thuộc thẩm quyền: Chuyển đơn và tài liệu liên quan đến cơ quan có thẩm quyền, đồng thời thông báo cho người tố cáo (nếu có yêu cầu).
• Đối với đơn tố cáo đã được giải quyết nhưng người dân vẫn tiếp tục tố cáo: Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền phải trực tiếp đối thoại với người tố cáo và người thụ lý vụ việc để làm rõ các nội dung còn vướng mắc.
• Không giải quyết đối với: Đơn tố cáo nặc danh (không rõ họ tên, địa chỉ), đơn không có chữ ký trực tiếp (hoặc sao chụp chữ ký), hoặc đơn tố cáo về vụ việc đã được giải quyết xong mà không cung cấp được chứng cứ mới.
• Nếu có dấu hiệu tội phạm: Chuyển ngay hồ sơ cho Cơ quan điều tra hoặc Viện kiểm sát nhân dân giải quyết theo pháp luật tố tụng hình sự.
• Trường hợp khẩn cấp (đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản nhà nước, tính mạng, tài sản công dân): Phải thông báo ngay cho cơ quan chức năng để áp dụng biện pháp ngăn chặn kịp thời.
• Bảo vệ người tố cáo: Khi nhận được thông tin người tố cáo bị đe dọa, trù dập hoặc trả thù, cơ quan tiếp nhận phải báo ngay cho cơ quan chức năng để có biện pháp bảo vệ và xử lý nghiêm hành vi vi phạm.

Công tác quản lý đơn thư, bảo mật thông tin và chế độ báo cáo

• Quản lý và bảo mật: Mọi đơn thư gửi đến đều phải được tiếp nhận, ghi chép vào sổ theo dõi thống nhất và lưu trữ theo chế độ mật. Đối với đơn trùng lặp hoặc không đủ điều kiện xử lý thì thực hiện lưu trữ theo thời hạn quy định. Các hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo phải được thiết lập đúng trình tự và bảo quản nghiêm ngặt.
• Xử lý thông tin kiến nghị, phản ánh: Các ý kiến đóng góp về chủ trương, đường lối, chính sách hoặc công tác quản lý phải được cán bộ tiếp dân tổng hợp đầy đủ để báo cáo Thủ trưởng cơ quan xem xét hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
• Chế độ báo cáo định kỳ: Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, các cơ quan, đơn vị phải tổng hợp số liệu, đánh giá công tác tiếp dân và kết quả giải quyết đơn thư để báo cáo lên cấp trên (gửi qua cơ quan Thanh tra cùng cấp để tổng hợp chung).
• Tổ chức thực hiện và bảo đảm an ninh: Chủ tịch UBND và Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm lựa chọn, bố trí cán bộ tiếp dân có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu pháp luật và có tinh thần trách nhiệm. Cơ quan Công an các cấp có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để bảo vệ an toàn, giữ gìn trật tự tại các địa điểm tiếp công dân.
• Kiểm tra và giám sát: UBND tỉnh giao Văn phòng UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này trên toàn địa bàn tỉnh. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phải kịp thời báo cáo UBND tỉnh để xem xét sửa đổi, bổ sung.