1. Quy định này quy định về nguyên tắc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền, trách nhiệm và quy trình trong việc lập, quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị.

2. Quy định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị (sau đây gọi chung là cán bộ).

1. Công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

2. Mỗi cán bộ đều phải có hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng. Cán bộ mới được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc cho cán bộ; bảo đảm mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.

3. Hồ sơ cán bộ phải được lập, cập nhật, bổ sung đầy đủ, chính xác, kịp thời; quản lý, sử dụng thống nhất theo quy định; có sự phân cấp, phân quyền, phân công rõ cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể, bảo đảm phục vụ tốt công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ.

4. Khi hồ sơ cán bộ bị thất lạc hoặc hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch, việc lập lại hồ sơ cán bộ phải được sự chỉ đạo trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ. Mọi tài liệu lập lại, dữ liệu phục hồi phải được cấp có thẩm quyền thẩm tra, xác minh đầy đủ, rõ ràng, theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

5. Hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Kết hợp quản lý hồ sơ cán bộ giấy với hồ sơ cán bộ điện tử theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản bằng hồ sơ cán bộ điện tử khi đáp ứng đủ điều kiện, kỹ thuật và hạ tầng.

6. Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật, có phân quyền truy cập theo thẩm quyền; được kết nối liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ theo quy định. Việc sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử và hồ sơ giấy phải tuân thủ đúng quy định, bảo đảm đáp ứng yêu cầu của công tác cán bộ và quản lý cán bộ.

7. Hồ sơ cán bộ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản lý dữ liệu; nghiêm cấm truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch, huỷ bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng sai mục đích.

8. Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; phải thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.

1. Hồ sơ cán bộ: Là tài liệu pháp lý phản ánh toàn diện, đầy đủ, trung thực các thông tin cơ bản về cán bộ, bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, đặc điểm chính trị của bản thân, quan hệ gia đình của cán bộ, được cập nhật trong quá trình công tác của cán bộ kể từ khi được tuyển dụng.

2. Hồ sơ cán bộ điện tử: Là hồ sơ cán bộ được lập, số hóa, có chữ ký số, xác thực, lưu trữ, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng dưới dạng điện tử, gắn với mã định danh của cán bộ và kiểm soát bằng tài khoản, phân quyền, nhật ký truy cập theo quy định.

3. Hồ sơ gốc: Là hồ sơ của cán bộ do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ lập và thẩm tra, xác minh, xác nhận lần đầu khi cán bộ được tuyển dụng theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

4. Dữ liệu hồ sơ cán bộ: Là thông tin được số hóa, chuẩn hóa, cấu trúc hóa từ hồ sơ cán bộ hoặc phát sinh trong quá trình quản lý cán bộ, phục vụ cập nhật, tra cứu, tổng hợp, phân tích và liên thông dữ liệu theo thẩm quyền.

5. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ: Là cấp uỷ, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý, quyết định công tác cán bộ theo phân cấp.

6. Cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ: Là cơ quan, bộ phận tham mưu về công tác cán bộ cho cấp uỷ, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ.

7. Người được phân quyền khai thác hồ sơ cán bộ: Là tổ chức, cá nhân được cấp có thẩm quyền cho phép truy cập, nghiên cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

8. Nhật ký điện tử: Là việc ghi nhận bằng số hoặc trên hệ thống điện tử quá trình tạo lập, cập nhật, chỉnh lý, khai thác, chia sẻ, chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ cán bộ điện tử.

9. Quyển lý lịch cán bộ: Là tài liệu phản ánh đầy đủ, toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ. Quyển lý lịch do cán bộ tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ thẩm tra, xác minh, xác nhận.

10. Lý lịch tóm tắt: Là tài liệu trích lược những thông tin cơ bản nhất về bản thân, quá trình công tác của cán bộ, do cán bộ tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra, xác nhận.

11. Sơ yếu lý lịch: Là tài liệu phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ và các mối quan hệ gia đình của cán bộ, do cán bộ tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận.

12. Phiếu bổ sung lý lịch: Là tài liệu do cán bộ khai bổ sung theo định kỳ, khi có phát sinh thông tin mới hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ xác nhận.

13. Tài liệu điện tử: Là tài liệu được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc được số hóa từ tài liệu giấy, phản ánh thông tin về cán bộ, được lưu trữ, quản lý trên môi trường điện tử và sử dụng trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ theo quy định.

1. Quyển lý lịch cán bộ (LLCB-2a/TW-2026).

2. Lý lịch tóm tắt (LLTT-2b/TW-2026).

3. Sơ yếu lý lịch (SYLL-2c/TW-2026).

4. Phiếu bổ sung lý lịch (BSLL-2d/TW-2026).

5. Các quyết định về nhân sự: Quyết định tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, thăng cấp bậc hàm, điều động, luân chuyển, biệt phái, chỉ định, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật, từ chức, miễn nhiệm, cách chức, tạm đình chỉ, đình chỉ công tác, vi phạm pháp luật, nghỉ hưu, cho thôi việc, thôi giữ chức vụ...

6. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá, xếp loại cán bộ của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, phiếu nhận xét của cấp uỷ nơi cư trú (nếu có) đối với cán bộ ít nhất trong thời gian 5 năm gần nhất.

7. Các bản kê khai tài sản, thu nhập (trường hợp thuộc diện phải kê khai).

8. Các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ (nếu có) và kết quả giải quyết đơn, thư của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ được phản ánh trong đơn, thư (nếu có).

9. Kết luận về tiêu chuẩn chính trị (đối với các trường hợp phải kết luận tiêu chuẩn chính trị).

10. Các tài liệu khác: Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe của cơ quan có thẩm quyền; văn bằng, chứng chỉ về chuyên môn, lý luận chính trị, quản lý nhà nước, bồi dưỡng chức danh lãnh đạo quản lý, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ, quốc phòng - an ninh có giá trị pháp lý. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ được cấp bởi cơ sở đào tạo nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và được công nhận theo quy định.

11. Phiếu lý lịch tư pháp (đối với trường hợp được tuyển dụng lần đầu hoặc theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền).

Những thành phần hồ sơ cán bộ quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4 Điều này có mẫu ban hành kèm theo Quy định này.

1. Sổ thông tin hồ sơ cán bộ dùng để ghi các thông tin cơ bản theo hồ sơ gốc của cán bộ phục vụ công tác quản lý hồ sơ.

2. Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ dùng để giao, nhận hồ sơ cán bộ do cơ quan, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ chuyển giao cho cơ quan, đơn vị khác tiếp tục quản lý.

3. Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ dùng để theo dõi người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.

4. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ dùng để liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị khác quản lý. Phiếu được lập thành văn bản hoặc thực hiện trên hệ thống điện tử, lưu tại đơn vị giao, đơn vị nhận và hồ sơ của cán bộ đó kèm biên bản bàn giao.

5. Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ dùng cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ và được lưu trong sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ.

6. Phiếu bổ sung thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ để bổ sung thành phần tài liệu phát sinh trong quá trình công tác của cán bộ.

7. Mục lục tài liệu để ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ và được cập nhật đồng thời trên hồ sơ cán bộ điện tử.

8. Bì hồ sơ dùng để đựng tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ.

9. Tem niêm phong hồ sơ dùng để dán đè lên toàn bộ viền mép của nắp bì hồ sơ cán bộ, có chữ ký của người niêm phong và đóng dấu của cơ quan chức năng lên chữ ký của người niêm phong nhằm bảo mật hồ sơ cán bộ.

Các loại mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ quy định tại Khoản 1 đến Khoản 8 Điều này có mẫu ban hành kèm theo Quy định này hoặc được thiết kế thống nhất trên hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ điện tử.

1. Thành phần hồ sơ cán bộ khi thực hiện quy trình công tác cán bộ lần đầu (quy hoạch, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử...) bao gồm các tài liệu theo quy định hiện hành.

2. Thành phần hồ sơ cán bộ khi thực hiện quy trình công tác cán bộ lần tiếp theo (quy hoạch, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, bổ nhiệm lại, giới thiệu tái cử...) thì thành phần hồ sơ cán bộ chỉ bổ sung các tài liệu mới so với thành phần hồ sơ cán bộ khi thực hiện quy trình công tác cán bộ liền kề trước đó.

3. Trường hợp hồ sơ phục vụ quy trình công tác cán bộ được khai thác từ hồ sơ cán bộ điện tử, cơ quan tham mưu phải trích xuất đúng phiên bản, đúng thời điểm, đúng thẩm quyền; bản trích xuất phải thể hiện nguồn dữ liệu, thời điểm trích xuất, người trích xuất và chịu trách nhiệm về tính chính xác của tài liệu.

1. Trong thời gian 45 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ kê khai, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc được quy định tại Khoản 1, 5, 7, 9, 10, 11, Điều 4 của Quy định này.

2. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ có trách nhiệm tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do cán bộ tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan để đưa vào quản lý.

1. Định kỳ hằng năm hoặc theo yêu cầu quản lý cán bộ, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ hướng dẫn cán bộ kê khai những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình để bổ sung vào hồ sơ cán bộ theo mẫu quy định tại Khoản 4, Điều 4 của Quy định này.

2. Cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm bổ sung những tài liệu có liên quan đến cán bộ thuộc đối tượng quản lý vào hồ sơ của cán bộ. Các tài liệu bổ sung phải bảo đảm tính trung thực về nguồn gốc và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật xác nhận.

3. Việc chỉnh sửa các thông tin trong hồ sơ cán bộ phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ không thống nhất giữa các tài liệu thì căn cứ vào hồ sơ đảng viên để xác định. Trường hợp không phải là đảng viên thì căn cứ hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị của Nhà nước để xác định.

1. Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ:

1.1. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ được nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ để phục vụ yêu cầu công tác.

1.2. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ thì cán bộ được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao sơ yếu lý lịch của mình (trừ những tài liệu, nội dung không được nghiên cứu, khai thác theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước) để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.

1.3. Người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của cán bộ.

1.4. Trường hợp người thân của cán bộ (cha, mẹ đẻ của bản thân, vợ, chồng, con) cần nghiên cứu hồ sơ cán bộ phải có giấy đề nghị và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ đồng ý và chỉ được khai thác những thành phần hồ sơ cần thiết trong trường hợp giải quyết chế độ, chính sách hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Các quy định khi nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ:

2.1. Phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, mục đích, đối tượng và nội dung nghiên cứu hồ sơ. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ và phải được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ đồng ý.

2.2. Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ hoặc trên hệ thống điện tử được phân quyền. Trường hợp sao chụp, trích xuất, in tài liệu phải được phê duyệt theo thẩm quyền và ghi nhận trong sổ theo dõi hoặc nhật ký điện tử.

2.3. Chỉ được xem, sao chụp, trích xuất những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến mục đích nghiên cứu đã được phê duyệt; ghi trong giấy đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

2.4. Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ như: Đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ.

3. Nhiệm vụ của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ:

3.1. Cung cấp kịp thời và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ theo Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phê duyệt.

3.2. Có trách nhiệm giám sát người đến nghiên cứu hồ sơ trong quá trình nghiên cứu, khai thác hồ sơ; kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hồ sơ khi trả phải bảo đảm đúng như tại thời điểm được bàn giao để nghiên cứu và vào Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ hoặc nhật ký điện tử.

3.3. Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phê duyệt.

1. Lưu trữ hồ sơ cán bộ phải bảo đảm các yêu cầu sau:

1.1. Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc, bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

1.2. Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu, kèm theo mục lục tài liệu, phiếu bổ sung thành phần tài liệu và để trong một bì hồ sơ.

1.3. Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu trữ như: Họ và tên khai sinh; tên gọi khác; ngày/tháng/năm sinh; giới tính; quê quán; chức vụ, đơn vị và số hiệu cán bộ (nếu có), số hồ sơ, vần.

2. Quy trình lưu trữ hồ sơ cán bộ được thực hiện như sau:

2.1. Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.

2.2. Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa, chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.

2.3. Trường hợp cần huỷ tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ phải lập hội đồng huỷ tài liệu hồ sơ cán bộ. Hội đồng huỷ tài liệu hồ sơ cán bộ do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ quyết định. Khi tiến hành tiêu huỷ phải lập biên bản ghi rõ lý do huỷ, cơ quan có thẩm quyền cho phép huỷ tài liệu hồ sơ cán bộ, danh mục tài liệu huỷ, ngày và nơi huỷ. Biên bản huỷ phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ.

3. Chế độ bảo quản định kỳ hồ sơ cán bộ thực hiện như sau:

3.1. Hằng quý, đơn vị (bộ phận) quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm kiểm tra hoặc yêu cầu bộ phận kỹ thuật kiểm tra về các điều kiện kỹ thuật bảo đảm an toàn khu vực lưu giữ hồ sơ cán bộ.

3.2. Hằng quý hoặc khi có vấn đề phát sinh, đột xuất, đơn vị được giao quản lý hồ sơ cán bộ báo cáo chất lượng, tình trạng hồ sơ và các vấn đề có liên quan đến hồ sơ cán bộ với người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ để xem xét, xử lý kịp thời.

3.3. Định kỳ hằng năm cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ kiểm tra tình trạng hồ sơ và đề xuất trang bị hoặc bảo dưỡng các phương tiện được trang bị để bảo quản hồ sơ cán bộ (nếu cần thiết).

1. Trong thời gian 30 ngày làm việc, kể từ khi cán bộ được điều động, luân chuyển, chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác thì đơn vị hiện đang quản lý chuyển cho đơn vị mới hồ sơ gốc của cán bộ.

2. Cán bộ không còn làm việc tại cơ quan, đơn vị thì việc chuyển giao và lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau:

2.1. Đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc thì được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan. Hồ sơ của cán bộ vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ lưu giữ.

2.2. Đối với cán bộ từ trần, gia đình cán bộ được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của cán bộ đó vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ lưu giữ.

3. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ được phân công làm công tác tổ chức cán bộ thuộc cơ quan, đơn vị nơi đi và nơi tiếp nhận cán bộ thực hiện. Trường hợp không thể bàn giao trực tiếp thì hồ sơ cán bộ được chuyển theo phương thức gửi bảo đảm theo đường bưu điện.

4. Hồ sơ cán bộ giấy khi tiến hành chuyển giao phải được lập Biên mục chi tiết toàn bộ tài liệu có trong túi hồ sơ, lập Biên mục bàn giao có chữ ký xác nhận của cán bộ quản lý hồ sơ cán bộ của cả bên giao và bên nhận. Túi đựng hồ sơ giấy phải được niêm phong theo quy định.

5. Trường hợp chia tách, sáp nhập, hợp nhất cơ quan, đơn vị hoặc thay đổi mô hình tổ chức thì việc chuyển giao hồ sơ cán bộ thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền hoặc cấp trên trực tiếp.

1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ cán bộ thực hiện như sau:

1.1. Cán bộ được điều động, luân chuyển, chuyển công tác hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ khác thì cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ nơi đi căn cứ quyết định có trách nhiệm bàn giao đầy đủ hồ sơ cán bộ của cán bộ đó.

1.2. Cán bộ được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ khác thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ nơi đến yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ của cán bộ đó gửi 1 bản sao hợp lệ hồ sơ cán bộ để theo dõi.

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày làm việc kể từ ngày quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác hoặc bổ nhiệm chức vụ đến cơ quan, đơn vị khác của cán bộ có hiệu lực.

3. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan quản lý hồ sơ nơi đến phải kiểm tra thành phần, số lượng, tình trạng tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu, sai lệch, hư hỏng, không thống nhất thì lập biên bản và yêu cầu cơ quan nơi đi bổ sung, giải trình, hoàn chỉnh.

4. Sau khi tiếp nhận, cơ quan quản lý hồ sơ nơi đến có trách nhiệm cập nhật mục lục, thiết lập quyền quản lý hồ sơ cán bộ, đồng bộ hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử và quản lý theo phân cấp.

1. Hồ sơ cán bộ điện tử được lập trong quá trình thực hiện công tác cán bộ, bao gồm thông tin, tài liệu được số hoá từ hồ sơ cán bộ giấy; tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; dữ liệu được cập nhật trong hệ thống thông tin quản lý cán bộ.

2. Việc tạo lập hồ sơ cán bộ điện tử phải thực hiện theo quy trình thống nhất, chuẩn hoá danh mục hồ sơ, kiểm tra tài liệu giấy, số hoá, kiểm tra chất lượng bản số hoá, gắn mã định danh, cập nhật trường dữ liệu bắt buộc, xác thực trạng thái tài liệu, lưu trữ và phân quyền khai thác.

3. Thành phần hồ sơ cán bộ điện tử phải phản ánh đúng, đủ thành phần hồ sơ cán bộ giấy; được tổ chức theo nhóm tài liệu, nhóm dữ liệu, thời gian phát sinh và trạng thái pháp lý của tài liệu để thuận lợi cho quản lý, khai thác và kết nối thông tin trong toàn hệ thống chính trị.

4. Tài liệu, dữ liệu đưa vào hồ sơ cán bộ điện tử phải đúng thành phần hồ sơ cán bộ; bảo đảm giá trị pháp lý, tính chính xác, tính toàn vẹn, khả năng truy nguyên nguồn gốc và phù hợp với quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin.

1. Hồ sơ cán bộ điện tử phải được cập nhật kịp thời khi có thay đổi thông tin hoặc phát sinh tài liệu mới trong quá trình công tác của cán bộ. Thời gian cập nhật và chỉnh lý hồ sơ cán bộ điện tử thực hiện theo Khoản 1, Điều 8 Quy định này.

2. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu định kỳ giữa hồ sơ cán bộ điện tử và hồ sơ cán bộ bằng giấy để bảo đảm tính đầy đủ, thống nhất và chính xác. Việc cập nhật, chỉnh lý, bổ sung thông tin trong hồ sơ cán bộ điện tử chỉ thực hiện khi có tài liệu chứng minh hoặc văn bản của cấp có thẩm quyền, bảo đảm giá trị pháp lý, kịp thời, chính xác; thực hiện đúng quy định về bảo mật và an toàn thông tin.

1. Hồ sơ cán bộ điện tử được quản lý tập trung, thống nhất theo phân cấp và thẩm quyền quy định. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ điện tử có trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật trong quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử; thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, phát hiện và xử lý hành vi truy cập trái phép, tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích thông tin trong hồ sơ cán bộ điện tử.

2. Việc khai thác, sử dụng, chia sẻ và cung cấp thông tin hồ sơ cán bộ điện tử phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền, phục vụ công tác cán bộ và nhiệm vụ chính trị theo quy định. Việc truy cập, tra cứu, trích xuất thông tin từ hồ sơ cán bộ điện tử phải được kiểm soát; nội dung truy cập và các hoạt động khai thác hồ sơ phải được ghi nhận đầy đủ theo quy định.

3. Tài khoản truy cập hồ sơ cán bộ điện tử phải được cấp, thu hồi, điều chỉnh quyền theo chức năng, nhiệm vụ, vị trí công tác và phạm vi trách nhiệm được giao.

4. Tài liệu, dữ liệu được trích xuất từ hồ sơ cán bộ điện tử phải phản ánh đúng nội dung, đầy đủ thông tin và bảo đảm giá trị pháp lý.

5. Tổ chức, cá nhân được giao quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử chịu trách nhiệm trước cấp có thẩm quyền về việc quản lý, bảo quản, sử dụng và bảo mật thông tin trong hồ sơ cán bộ điện tử.

1. Chuyển giao hồ sơ cán bộ điện tử được thực hiện khi cán bộ được điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ khác, khi cán bộ nghỉ hưu, thôi việc hoặc thay đổi cơ quan quản lý theo quy định. Việc chuyển giao được thực hiện trên hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ điện tử bảo đảm thống nhất, đầy đủ, kịp thời, chính xác, an toàn và đúng thẩm quyền.

2. Cơ quan quản lý hồ sơ nơi đi có trách nhiệm:

2.1. Thực hiện xác nhận trạng thái hồ sơ điện tử tại thời điểm chuyển giao; hoàn thiện thông tin, cập nhật dữ liệu phát sinh; rà soát thành phần hồ sơ điện tử bảo đảm đầy đủ theo danh mục thành phần hồ sơ cán bộ.

2.2. Chuyển giao hồ sơ cán bộ điện tử thông qua hệ thống, kèm theo nhật ký số hoá, nhật ký khai thác, thông tin kiểm soát truy cập và các dữ liệu liên quan đến quá trình quản lý hồ sơ cán bộ.

2.3. Bảo đảm hồ sơ cán bộ điện tử được chuyển giao nguyên trạng, đúng cấu trúc, đúng định danh, không sửa đổi nội dung, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu.

3. Cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ nơi đến có trách nhiệm:

3.1. Tiếp nhận hồ sơ cán bộ điện tử trên hệ thống, kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu, đối chiếu danh mục thành phần hồ sơ cán bộ, xác nhận tiếp nhận theo quy trình.

3.2. Trường hợp phát hiện thiếu, lỗi kỹ thuật hoặc sai lệch dữ liệu, cơ quan nơi đến gửi yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh để cơ quan nơi đi thực hiện trong thời hạn quy định.

3.3. Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận, cơ quan nơi đến kích hoạt quyền quản lý, cập nhật và khai thác hồ sơ cán bộ điện tử theo phân cấp thẩm quyền.

1. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm tổ chức lưu trữ hồ sơ cán bộ điện tử đầy đủ, chính xác, bảo đảm tính toàn vẹn, giá trị pháp lý và khả năng truy cập của tài liệu.

2. Hệ thống lưu trữ hồ sơ cán bộ điện tử phải thực hiện biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật; phòng ngừa, ngăn chặn việc truy cập, can thiệp, thay đổi hoặc phá hoại trái phép đối với tài liệu và dữ liệu hồ sơ. Hồ sơ cán bộ điện tử được lưu trữ và sao lưu theo quy định; bảo đảm khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.

3. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá định kỳ việc lưu trữ và an toàn hồ sơ cán bộ điện tử; kịp thời khắc phục nguy cơ mất an toàn, mất dữ liệu hoặc lộ lọt thông tin.

4. Tổ chức, cá nhân được giao quản lý, lưu trữ và bảo đảm an toàn hồ sơ cán bộ điện tử phải chịu trách nhiệm trước cấp có thẩm quyền về việc bảo quản, bảo mật và an toàn tài liệu.

1. Ban Tổ chức Trung ương quản lý hồ sơ cán bộ diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý; tham mưu Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý thống nhất dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị; chủ trì xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành chuẩn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu, mã định danh, quy chế kết nối, chia sẻ, đồng bộ, khai thác dữ liệu hồ sơ cán bộ; tổ chức tích hợp, liên thông dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ của Đảng với cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức của Nhà nước và các cơ sở dữ liệu liên quan theo đúng thẩm quyền, phạm vi, mục đích, yêu cầu bảo mật và quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; khắc phục tình trạng phân tán, cát cứ dữ liệu, bảo đảm dữ liệu thống nhất, đầy đủ, kịp thời.

2. Ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ quản lý hồ sơ của cán bộ thuộc diện ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ quản lý và cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị của địa phương theo phân cấp.

3. Cơ quan, đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ cấp xã, phường, đặc khu và tương đương quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện cấp mình quản lý; thực hiện cập nhật, khai thác, chuyển giao, lưu trữ hồ sơ cán bộ theo phân cấp và hướng dẫn của cấp trên.

4. Cơ quan (bộ phận) tổ chức cán bộ của các ban, bộ, ngành, đoàn thể ở Trung ương; các ban, sở, ngành, đoàn thể tỉnh và tương đương quản lý hồ sơ cán bộ và cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ thuộc diện quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

5. Hồ sơ cán bộ không thuộc Khoản 1, 2 của Điều này do cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ có thẩm quyền quản lý theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước và phân cấp quản lý cán bộ.

1. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ của cơ quan, đơn vị mình.

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lựa chọn, phân công người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ có lý lịch rõ ràng, đáp ứng tiêu chuẩn chính trị đối với người làm việc trong cơ quan, bộ phận, vị trí trọng yếu, cơ mật.

3. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ xem xét và quyết định những nội dung sau:

3.1. Tổ chức cho cán bộ kê khai, thẩm tra, làm thủ tục xác nhận hồ sơ cán bộ và hồ sơ cán bộ được xây dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.

3.2. Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa chữa lại những tài liệu trong hồ sơ cán bộ.

3.3. Thông báo cho cán bộ biết kết luận xác minh về các dữ liệu thông tin trong hồ sơ do cán bộ tự khai không thống nhất hoặc không chính xác.

3.4. Thành lập hội đồng hoặc tổ giúp việc huỷ bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ.

3.5. Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật tổ chức, cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ cán bộ.

3.6. Phê duyệt đề nghị nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ theo quy định về nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.

4. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ định kỳ hằng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ theo Quy định này và báo cáo với cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp.

1. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ của cơ quan cấp trên, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

2. Tổ chức thực hiện các quy định về lập, bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ theo Quy định này.

3. Cung cấp đầy đủ, kịp thời cho cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cấp trên những tài liệu liên quan đến hồ sơ cán bộ hiện đang công tác ở đơn vị mình khi có yêu cầu.

4. Tạo điều kiện để cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ được tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên ngành nhằm nâng cao công tác quản lý hồ sơ cán bộ.

1. Có trách nhiệm thực hiện đúng nguyên tắc quản lý và bảo mật thông tin trong hồ sơ cán bộ. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ.

2. Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ bảo đảm chính xác, kịp thời không để tài liệu trùng, thừa khi lưu giữ hồ sơ.

3. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ; cung cấp thông tin, số liệu, tư liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác theo quy định.

4. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình. Phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ để có biện pháp giải quyết kịp thời.

5. Không tự ý mang hồ sơ cán bộ ra ngoài, không tự ý khai thác hoặc cho nghiên cứu, khai thác dưới mọi hình thức hồ sơ cán bộ nếu không có ý kiến của cấp có thẩm quyền; có trách nhiệm từ chối khi tổ chức, cá nhân đề nghị khai thác hồ sơ cán bộ không đúng quy định. Nếu vi phạm phải chịu trách nhiệm theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

1. Tất cả cán bộ có trách nhiệm kê khai chính xác, đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ. Trường hợp phát hiện dấu hiệu kê khai không trung thực, cơ quan có thẩm quyền xem xét tạm dừng thực hiện quy trình để thẩm tra, xác minh; trường hợp có kết luận của cấp có thẩm quyền về việc kê khai không trung thực thì xử lý theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.

2. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ yêu cầu hoàn chỉnh, cán bộ phải bổ sung hồ sơ theo quy định. Cán bộ nếu có kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ xem xét, quyết định.

3. Khi có thay đổi thông tin thuộc thành phần hồ sơ cán bộ, cán bộ có trách nhiệm chủ động kê khai bổ sung, cung cấp tài liệu chứng minh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, trung thực của thông tin cung cấp.

4. Cán bộ có trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ trong việc đối chiếu, xác thực, cập nhật dữ liệu hồ sơ cán bộ điện tử; không được tự ý can thiệp, sửa đổi, yêu cầu sửa đổi dữ liệu khi chưa có căn cứ và chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

1. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quy định này bãi bỏ Quy chế số 01-QCTC/TW, ngày 07/11/1997 của Ban Tổ chức Trung ương và các quy định, văn bản khác về lý lịch, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức không còn phù hợp với Quy định này.

2. Hồ sơ cán bộ kê khai và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước thời điểm ban hành Quy định này vẫn còn giá trị pháp lý. Cán bộ không phải kê khai lại Quyển lý lịch cán bộ (LLCB-2a/TW-2026) trừ trường hợp tuyển dụng mới hoặc cấp có thẩm quyền yêu cầu kê khai, xác minh lại theo quy định.

3. Việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ cán bộ giấy sang quản lý hồ sơ cán bộ điện tử được thực hiện theo lộ trình, điều kiện kỹ thuật, hạ tầng, bảo mật, an toàn thông tin và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; trong thời gian chuyển tiếp, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phải bảo đảm thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

1. Ban Tổ chức Trung ương chủ trì, phối hợp với các cơ quan tham mưu, giúp việc của Trung ương, các cấp uỷ có liên quan hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy định này; định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, khó khăn, vướng mắc, báo cáo Ban Bí thư hoặc khi có yêu cầu.

2. Ban Tổ chức Trung ương chủ trì ban hành hoặc tham mưu ban hành hướng dẫn về chuẩn dữ liệu, quy trình nghiệp vụ, quy trình số hoá, phân quyền khai thác, chuyển giao, tiếp nhận, lưu trữ, bảo đảm an toàn hồ sơ cán bộ điện tử; tổ chức tập huấn trong toàn hệ thống chính trị.

3. Ban Tổ chức Trung ương chủ trì xây dựng kế hoạch chuẩn hoá, làm sạch, tích hợp, kết nối, liên thông dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị; phối hợp với Đảng uỷ Chính phủ, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan kết nối, đồng bộ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức thuộc khối chính quyền với dữ liệu hồ sơ cán bộ thuộc phạm vi quản lý của Đảng.

4. Đảng uỷ Quốc hội, Đảng uỷ Chính phủ chỉ đạo rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy định của pháp luật có liên quan, bảo đảm đồng bộ, thống nhất với Quy định này; nhất là quy định về lưu trữ, giao dịch điện tử, chữ ký số, bảo vệ dữ liệu, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước và quản lý cán bộ, công chức, viên chức.

5. Căn cứ Quy định này, Quân uỷ Trung ương, Đảng uỷ Công an Trung ương cụ thể hoá việc quản lý hồ sơ cán bộ bảo đảm phù hợp với đặc điểm tình hình của cơ quan, đơn vị.

6. Đảng uỷ Công an Trung ương chủ trì, phối hợp với các cơ quan tham mưu, giúp việc của Trung ương Đảng và cấp uỷ có liên quan trong việc bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ điện tử và cơ sở dữ liệu cán bộ; kết nối, chuẩn hoá, chia sẻ, xác thực dữ liệu và bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử.

7. Cấp uỷ, tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ Quy định và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương để ban hành kế hoạch triển khai; rà soát hồ sơ cán bộ; phân công rõ cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm, tiến độ, sản phẩm; tổ chức số hoá, chuẩn hoá, cập nhật dữ liệu hồ sơ cán bộ theo lộ trình phù hợp với điều kiện của cơ quan, đơn vị, địa phương.

8. Quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo Ban Bí thư (qua Ban Tổ chức Trung ương) để xem xét, hướng dẫn, nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.