Trong công tác quản lý nhân sự và bảo hiểm tại các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần, việc hoàn thiện hồ sơ để truy thu hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH) là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên. Một trong những biểu mẫu quan trọng nhất nhưng cũng gây nhiều lúng túng cho cán bộ HR chính là Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Chuyên viên nhân sự đang rà soát hồ sơ bảo hiểm để lập bảng kê D01-TS (ảnh minh họa)

Mẫu D01-TS là gì và dùng trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018, Mẫu D01-TS được sử dụng để tổng hợp hồ sơ, giấy tờ của đơn vị và người tham gia làm căn cứ cho các hoạt động sau:

• Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
• Cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Làm hồ sơ kèm theo Danh sách lao động (Mẫu D02-TS) hoặc Tờ khai tham gia (Mẫu TK1-TS).

Nội dung chi tiết Mẫu Bảng kê thông tin D01-TS

Dưới đây là mẫu bảng kê chuẩn đang được áp dụng tại thời điểm tháng 03/2019:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢNG KÊ THÔNG TIN

(1): ……………………………………………………………………………………………………………

(Kèm theo(2) …………………………………………………………………………………………………… )

TT	Họ và tên	Mã số BHXH	Tên, loại văn bản	Số hiệu văn bản	Ngày ban hành	Ngày có hiệu lực	Cơ quan ban hành	Trích yếu nội dung	Nội dung thẩm định
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động./.

Ngày ……. tháng …… năm ………..
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Sổ Bảo hiểm xã hội và các giấy tờ cần thiết để đối chiếu lập bảng kê (ảnh minh họa)

Hướng dẫn phương pháp lập bảng kê chi tiết nhất

Để tránh bị cơ quan Bảo hiểm xã hội trả lại hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý cách điền các chỉ tiêu sau:

1. Các chỉ tiêu hàng ngang

• Chỉ tiêu (1): Ghi rõ mục đích lập bảng kê. Ví dụ: "Hồ sơ làm căn cứ truy thu BHXH" hoặc "Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH".
• Chỉ tiêu (2): Ghi tên biểu mẫu nộp kèm. Thông thường là kèm theo Mẫu D02-TS hoặc Mẫu TK1-TS.

2. Các cột thông tin quan trọng (Cột 4 đến Cột 10)

Đây là phần cốt lõi của bảng kê, yêu cầu sự chính xác tuyệt đối so với hồ sơ gốc:

• Cột 4, 5: Ghi chính xác tên văn bản (Quyết định, HĐLĐ, Giấy khai sinh...) và số hiệu văn bản đó.
• Cột 9 (Trích yếu): Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản. Ví dụ: "V/v tăng lương định kỳ năm 2019".
• Cột 10 (Trích lược nội dung thẩm định): Đây là căn cứ để cơ quan BHXH phê duyệt.
  • Nếu điều chỉnh họ tên/ngày sinh: Ghi rõ thông tin cũ và thông tin mới theo Giấy khai sinh.
  • Nếu truy thu: Ghi rõ thời điểm bắt đầu làm việc, mức lương đóng bảo hiểm theo HĐLĐ.

Lưu ý đặc biệt cho doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện, nếu người lao động có các giấy tờ chứng minh khác không nằm trong danh mục phụ lục của Quyết định 595/QĐ-BHXH, đơn vị cần chủ động liên hệ với cơ quan BHXH quản lý trực tiếp để được hướng dẫn giải quyết riêng, không tự ý ghi vào bảng kê này nếu chưa chắc chắn.

Việc lập bảng kê D01-TS chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động trong việc ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm.