Trong vòng đời hoạt động của một doanh nghiệp, việc thay đổi tên gọi không chỉ đơn thuần là thay đổi một danh xưng thương mại mà còn là một thủ tục pháp lý quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống nhận diện, hợp đồng và các giao dịch dân sự. Đối với loại hình công ty cổ phần, thẩm quyền quyết định vấn đề này thuộc về cơ quan quyền lực cao nhất: Đại hội đồng cổ đông.

1. Quyết định của Đại hội đồng cổ đông là gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Quyết định (hoặc Nghị quyết) của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là văn bản ghi nhận ý chí thống nhất của các cổ đông về những vấn đề trọng yếu của công ty. Đây là căn cứ pháp lý tiên quyết để Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc triển khai các bước tiếp theo.

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông phổ thông có quyền xem xét, tra cứu và trích lục nội dung các quyết định này. Trong bối cảnh thay đổi tên công ty, quyết định này đóng vai trò:

• Cơ sở nội bộ: Thông báo cho toàn thể cổ đông và người lao động về định hướng mới.
• Hồ sơ bắt buộc: Là thành phần không thể thiếu khi nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

2. Mẫu Quyết định của ĐHĐCĐ về việc thay đổi tên công ty

Căn cứ Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ bao gồm Nghị quyết và Quyết định của ĐHĐCĐ. Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được cập nhật theo quy định hiện hành:

CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CŨ]
Số: [Số văn bản]/QĐ-ĐHĐCĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---

[Địa danh], ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]

QUYẾT ĐỊNH CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

(V/v: Thay đổi tên Công ty và sửa đổi Điều lệ)

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần [Tên cũ];
- Căn cứ Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông số [Số biên bản] thông qua ngày [Ngày].

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Thay đổi tên Công ty với các nội dung sau:
1. Tên cũ: [Ghi đầy đủ tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt cũ].
2. Tên mới dự kiến: [Ghi đầy đủ tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt mới].

Điều 2: Sửa đổi Điều lệ Công ty
Thông qua việc sửa đổi nội dung về tên Công ty tại Điều [Số điều] của Điều lệ Công ty phù hợp với nội dung tại Điều 1 Quyết định này.

Điều 3: Tổ chức thực hiện
Giao cho Người đại diện theo pháp luật của Công ty tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các công việc liên quan đến việc thay đổi con dấu, biển hiệu, hóa đơn theo quy định.

Điều 4: Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

TM. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
(Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Những lưu ý 'vàng' để hồ sơ thay đổi tên được chấp thuận

Dựa trên thực tiễn đăng ký doanh nghiệp vào cuối năm 2022, có 3 vấn đề cốt lõi mà các thư ký công ty thường mắc phải khiến hồ sơ bị trả lại:

3.1. Sự thống nhất tuyệt đối của dữ liệu

Mọi thông tin về tên mới (bao gồm cả dấu câu, khoảng cách) trong Quyết định phải khớp 100% với Biên bản họp và Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Chỉ cần sai lệch một ký tự, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu đính chính, gây mất thời gian.

3.2. Kiểm tra tên trùng hoặc gây nhầm lẫn

Trước khi ra Quyết định chính thức, doanh nghiệp nên thực hiện tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tên mới không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.

3.3. Thời hạn nộp hồ sơ

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có Quyết định thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn chi tiết về mẫu Quyết định của ĐHĐCĐ về việc thay đổi tên công ty. Nếu quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình soạn thảo hồ sơ, hãy tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn chuyên sâu tại hệ thống của chúng tôi.