Công văn số 1700/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 18 tháng 5 năm 2011 nhằm giải đáp và hướng dẫn chi tiết các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư số 153/2010/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Văn bản này tập trung tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương liên quan đến việc tạo, phát hành, sử dụng và báo cáo hóa đơn.

Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của Công văn số 1700/TCT-CS:

• Đối tượng được tạo hóa đơn tự in: Công văn làm rõ điều kiện đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được tự in hóa đơn. Các đơn vị phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về vốn điều lệ, hệ thống thiết bị, phần mềm bán hàng và quản lý hóa đơn đảm bảo tính bảo mật, không thể can thiệp làm sai lệch dữ liệu.
• Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn: Trước khi sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Công văn nhấn mạnh thời hạn gửi thông báo phát hành tối thiểu là 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn và phải niêm yết công khai tại các cơ sở sử dụng hóa đơn.
• Xử lý mẫu hóa đơn: Mẫu hóa đơn đính kèm thông báo phát hành phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định của Thông tư 153/2010/TT-BTC như tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế.

• Xử lý hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống: Trường hợp phát hiện hóa đơn lập sai nhưng chưa giao cho người mua, người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn lập sai tại quyển hóa đơn để phục vụ công tác kiểm tra.
• Xử lý hóa đơn đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã giao hóa đơn cho người mua nhưng hai bên chưa kê khai thuế, các bên phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai, sau đó người bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định.
• Xử lý hóa đơn đã kê khai thuế phát hiện sai sót: Trường hợp hóa đơn đã được hai bên kê khai thuế mới phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai lệch. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào.
• Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn: Khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), tổ chức, cá nhân phải lập báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn tối đa không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

• Thời hạn nộp báo cáo: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
• Nội dung báo cáo: Báo cáo phải thể hiện rõ ràng số lượng hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn xóa bỏ, số hóa đơn mất, số hóa đơn hủy trong kỳ để cơ quan thuế có cơ sở giám sát và đối chiếu dữ liệu.
• Xử phạt hành vi chậm nộp báo cáo: Công văn nhắc nhở các cơ quan thuế địa phương nghiêm túc thực hiện việc kiểm tra, đôn đốc và áp dụng các chế tài xử phạt vi phạm hành chính đối với các trường hợp chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng thời hạn quy định.

• Sử dụng hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu: Doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài sử dụng hóa đơn xuất khẩu. Công văn hướng dẫn cụ thể về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu là thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan hoặc thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua nước ngoài.
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Chữ viết trên hóa đơn phải là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam (VND). Trường hợp được phép bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, phần chữ ghi bằng tiếng nước ngoài và ghi rõ tỷ giá giao dịch thực tế.

Tóm lại, Công văn số 1700/TCT-CS đã kịp thời giải quyết các vướng mắc kỹ thuật trong việc chuyển đổi phương thức quản lý hóa đơn tự in, đặt in theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC, giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động quản lý thuế.