Tóm tắt Công văn số 1166/TCT-TNCN về thuế thu nhập cá nhân đối với phụ cấp công tác phí và điện thoại

Công văn số 1166/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 21 tháng 3 năm 2016 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phụ cấp điện thoại và công tác phí cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động xác định rõ các khoản thu nhập được miễn thuế và các khoản thu nhập phải chịu thuế TNCN.

- Chính sách thuế TNCN đối với khoản phụ cấp điện thoại

Đối với khoản chi tiền điện thoại cho người lao động nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể như sau:

• Khoản chi tiền điện thoại cho người lao động được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN nếu khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định của Luật thuế TNDN.
• Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Mức khoán chi tiền điện thoại phải được quy định cụ thể trong một trong các văn bản sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính của Công ty, Quy chế nội bộ của Công ty hoặc Thỏa ước lao động tập thể.

- Chính sách thuế TNCN đối với khoản phụ cấp công tác phí

Về khoản chi công tác phí cho người lao động khi đi công tác, chính sách thuế TNCN được áp dụng theo nguyên tắc:

• Các khoản chi công tác phí (bao gồm tiền vé máy bay, vé tàu xe, tiền lưu trú, tiền taxi và các khoản chi phí đi lại khác) nếu thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Trường hợp doanh nghiệp có áp dụng hình thức khoán chi công tác phí cho người lao động và mức khoán chi này phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khoản khoán chi này được miễn thuế TNCN.
• Nếu doanh nghiệp chi công tác phí cao hơn mức khoán chi quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì phần chi vượt mức khoán phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Điều kiện để các khoản phụ cấp không tính vào thuế TNCN

Để các khoản phụ cấp điện thoại và công tác phí được trừ khi tính thuế TNCN, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý chặt chẽ sau:

• Doanh nghiệp phải xây dựng và ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể, trong đó quy định rõ ràng định mức khoán chi điện thoại và công tác phí cho từng chức danh, vị trí công việc cụ thể.
• Các khoản chi thực tế (không áp dụng hình thức khoán) phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế.
• Mức chi phải hợp lý, mang tính chất phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.