Điều 41 Nghị định 85/2014/NĐ-CP quy định mẫu huân chương, huy chương, huy hiệu, kỷ niệm chương; mẫu bằng, khung, hộp, cờ của hình thức khen thưởng và danh hiệu thi đua; quản lý, cấp phát, cấp đổi, cấp lại, thu hồi hiện vật khen thưởng

a) Công văn đề nghị cấp đổi của tập thể hoặc đơn đề nghị cấp đổi của cá nhân khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng và hư hỏng vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi.

b) Công văn đề nghị cấp đổi của bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương kèm danh sách theo mẫu 4.3 phụ lục IV gửi Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp nhà nước.

a) Tập thể có công văn, cá nhân có đơn đề nghị cấp đổi (mẫu 4.1a và 4.1b phụ lục IV) gửi bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (nơi đang công tác hoặc nơi cư trú) kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi.

b) Bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổng hợp và gửi công văn đề nghị cấp đổi kèm theo danh sách (mẫu số 4.3 phụ lục IV) cùng tệp dữ liệu điện tử và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng gửi Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương xem xét, cấp đổi.

c) Cơ quan quản lý nhà nước về thi đua, khen thưởng ở trung ương:

Căn cứ công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương xem xét và thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng đồng thời thu lại hiện vật khen thưởng cũ hỏng. Riêng đối với cấp đổi bằng, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương tổng hợp và gửi công văn đề nghị các cơ quan có thẩm quyền (Văn phòng Quốc hội hoặc Văn phòng Chủ tịch nước hoặc Văn phòng Chính phủ) đóng dấu bằng cấp đổi.

a) Thời gian giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp nhà nước:

Bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi của tập thể, cá nhân phải gửi hồ sơ tới Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương.

Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương trong 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp đổi trả kết quả cấp đổi cho bộ, ban, ngành, đoàn thể trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị đóng dấu bằng cấp đổi trả bằng đóng dấu cho Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương.

b) Thời gian giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng khác: Cơ quan có thẩm quyền quyết định khen thưởng giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi.