Nghị định 74-CP được ban hành năm 1960 bởi Hội đồng Chính phủ, ban hành kèm theo Điều lệ quản lý kinh phí hành chính nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, đề cao kỷ luật tài chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tham ô, đồng thời bảo đảm yêu cầu hoạt động của các cơ quan Nhà nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng: Điều lệ này được áp dụng đối với tất cả các cơ quan Nhà nước từ cấp huyện trở lên, bao gồm các cơ quan quyền lực, cơ quan quản lý Nhà nước, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân và các tổ chức xã hội được Nhà nước trợ cấp. Đối với các khu tự trị, Ủy ban hành chính căn cứ vào điều lệ này để quy định chi tiết thi hành sau khi có sự thỏa thuận của Bộ Tài chính.

Mục đích và nguyên tắc quản lý kinh phí hành chính

• Chi tiêu hành chính là loại chi nhằm bảo đảm hoạt động bình thường của các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến địa phương, đồng thời phải triệt để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và tham ô.
• Quản lý kinh phí hành chính ở mỗi cơ quan chủ yếu là nhiệm vụ của chính cơ quan đó, trước hết là trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị.
• Cơ quan tài chính các cấp có nhiệm vụ phục vụ sự lãnh đạo của Đảng và Chính phủ, báo cáo tình hình chấp hành dự toán, nghiên cứu cải tiến các chế độ, tiêu chuẩn chi tiêu để đưa công tác quản lý vào nền nếp.
• Các chế độ chi tiêu hành chính phải do Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành hoặc ủy nhiệm ban hành, dựa trên tiêu chuẩn định mức nhằm bảo đảm nhu cầu hợp lý và tiết kiệm.

Quy trình lập dự toán chi cả năm và kế hoạch chi quý

• Lập dự toán chi cả năm: Đơn vị dự toán phải lập dự toán chi cả năm dựa trên đường lối, chính sách của Đảng và Chính phủ, chương trình công tác, biên chế, quỹ lương, quỹ xã hội và định mức tiêu chuẩn công vụ phí do Bộ Tài chính hoặc Ủy ban hành chính địa phương quy định. Dự toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác, không bỏ sót và không được dự trù trừ hao. Thủ trưởng đơn vị phải trực tiếp lãnh đạo việc lập dự toán và ký duyệt gửi cơ quan tài chính cùng cấp.
• Lập kế hoạch chi quý: Sau khi dự toán năm được duyệt, đơn vị lập kế hoạch chi quý (phân chia theo từng tháng) gửi cơ quan tài chính trước ngày 15 của tháng cuối quý trước. Kế hoạch chi quý phải sát thực tế hơn dự toán năm. Cơ quan tài chính nghiên cứu và quyết định kế hoạch chi quý trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận được kế hoạch. Nếu có bất đồng, đơn vị báo cáo lên cấp trên (Thủ tướng Chính phủ ở trung ương hoặc Ủy ban hành chính ở địa phương) để quyết định.
• Cấp phát kinh phí: Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào kế hoạch chi quý đã được cơ quan tài chính quyết định để cấp dần tiền cho đơn vị dự toán, bảo đảm yêu cầu công tác và quản lý tiền mặt.

Chấp hành dự toán và trách nhiệm pháp lý của các cá nhân

• Thủ trưởng đơn vị dự toán trực tiếp lãnh đạo việc chấp hành dự toán, tiết kiệm chi tiêu, tôn trọng kỷ luật tài chính, quản lý tiền mặt và nghiêm chỉnh chấp hành chế độ kế toán. Trước khi quyết định chi, thủ trưởng cần tham khảo và coi trọng ý kiến của bộ phận tài vụ, kế toán.
• Nếu thủ trưởng ra lệnh chi sai nguyên tắc, chế độ, tiêu chuẩn thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm, có thể phải hoàn trả công quỹ và bị kỷ luật hành chính.
• Bộ phận tài vụ, kế toán có nhiệm vụ giúp thủ trưởng xây dựng và chấp hành dự toán. Trưởng phòng tài vụ và kế toán viên có quyền từ chối chi các khoản sai chế độ. Nếu vẫn xuất quỹ chi sai, họ phải liên đới chịu trách nhiệm. Trường hợp thủ trưởng vẫn ép chi bằng lệnh viết, bộ phận kế toán phải chấp hành nhưng có quyền ghi ý kiến vào lệnh chi, đính kèm chứng từ và thủ trưởng phải báo cáo ngay cho cơ quan tài chính cùng cấp.
• Bất kỳ cán bộ, nhân viên hay thủ quỹ nào làm mất tiền công do thiếu ý thức bảo vệ công quỹ thì đều phải bồi thường. Thủ trưởng phải lập tức điều tra, xác minh nguyên nhân khi xảy ra mất mát.

Công tác quyết toán kinh phí hành chính

• Đơn vị dự toán phải lập quyết toán hàng tháng và hàng năm gửi cơ quan tài chính cùng cấp một cách kịp thời, chính xác và trung thực. Định kỳ 3, 6, 9 tháng và cuối năm phải gửi báo cáo kiểm điểm công tác quản lý kinh phí.
• Cơ quan tài chính tuyệt đối không được duyệt quyết toán đối với các khoản chi sai nguyên tắc.
• Nếu đơn vị chậm trễ gửi quyết toán hoặc báo cáo quá thời hạn quy định, cơ quan tài chính có quyền tạm hoãn cấp kinh phí (ngoại trừ khoản chi lương) sau khi đã thông báo trước ít nhất một tuần và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền (Thủ tướng Chính phủ hoặc Ủy ban hành chính địa phương).

Chế độ quản lý tài sản công

• Quản lý tài sản là một bộ phận không thể tách rời của quản lý kinh phí hành chính. Các đơn vị phải bảo đảm sử dụng tài sản hợp lý, đạt công suất cao nhất và bảo quản tốt.
• Mọi việc mua sắm tài sản phải được dự trù đồng thời với việc lập dự toán năm hoặc kế hoạch quý.
• Việc điều chuyển tài sản nội bộ do thủ trưởng đơn vị quyết định. Việc chuyển tài sản sang đơn vị khác, sang ngành khác hoặc bán tài sản phải do cơ quan tài chính cùng cấp quyết định. Đơn vị phải kiểm kê tài sản hàng quý hoặc hàng năm và báo cáo cơ quan tài chính.
• Người sử dụng hoặc bảo quản tài sản nếu để mất mát, hư hỏng do thiếu trách nhiệm thì phải bồi thường.

Công tác giám đốc và kiểm tra tài chính

• Thủ trưởng đơn vị dự toán có trách nhiệm chính trong việc tự giám đốc và kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu tại đơn vị. Hàng tháng phải kiểm quỹ, đối chiếu sổ sách; 3 tháng một lần phải kiểm kê kho vật liệu.
• Cơ quan tài chính có nhiệm vụ giám đốc, kiểm tra việc chấp hành dự toán của các đơn vị để bảo đảm tiết kiệm và kỷ luật tài chính. Cơ quan tài chính có quyền xem xét kho, quỹ, sổ sách và chứng từ kế toán. Đơn vị được kiểm tra phải cung cấp đầy đủ tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi.
• Sau khi kiểm tra, cơ quan tài chính gửi nhận xét chính thức để đơn vị sửa chữa khuyết điểm. Nếu hai bên không thống nhất ý kiến, vụ việc sẽ được báo cáo lên Thủ tướng Chính phủ (ở trung ương) hoặc Ủy ban hành chính cấp tỉnh/thành phố/khu (ở địa phương) để giải quyết.

Hiệu lực thi hành: Điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 74-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 1961. Tất cả các quy định về quản lý kinh phí hành chính trái với Điều lệ này ban hành trước đây đều bãi bỏ. Bộ trưởng Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành chi tiết Điều lệ này.