Mục 3 Chương 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự

2. Bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã nộp.

3. Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.

1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

3. Thời hạn lưu trữ:

4. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.