KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, góp phần thực hiện tốt cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

Các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm: nhanh chóng, chính xác, bảo mật, đúng quy định hiện hành của Nhà nước, từng bước hiện đại; giữ gìn, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chính đáng của các tổ chức, cá nhân.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Truyền truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tiếp tục tăng cường thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ, trọng tâm là:

- Nội dung Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Các văn bản quy định, hướng dẫn về: soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý văn bản, tài liệu điện tử.

b) Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ: giúp UBND tỉnh rà soát, đánh giá các văn bản của UBND tỉnh về văn thư, lưu trữ và kịp thời tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới bảo đảm kịp thời, thống nhất, toàn diện, đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong giai đoạn hiện nay; trong đó đặc biệt chú trọng tham mưu ban hành văn bản chỉ đạo về quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử.

- Đối với các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố: tiếp tục ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền, nâng cao chất lượng quản lý các nội dung về soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu đúng quy định của pháp luật.

c) Tổ chức và nhân sự, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ:

Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về văn thư, lưu trữ; trọng tâm là bồi dưỡng, tập huấn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 và quản lý văn bản, tài liệu điện tử.

Tiếp tục phối hợp với UBND các huyện tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các phòng, ban, trường học, xã, phường, thị trấn, đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn của người làm văn thư, lưu trữ theo tinh thần chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh tại Công văn số 2424/UBND-NC ngày 27 tháng 7 năm 2016 về việc triển khai Chỉ thị số 07- CT/TƯ ngày 06 tháng 4 năm 2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ và Công văn số 4241/UBND-NC ngày 19 tháng 10 năm 2017 của UBND tỉnh về triển khai Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Đối với các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố:

Bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn về phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn; thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng đối với công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành;

Các cơ quan, đơn vị tiến hành rà soát lại đội ngũ công chức, viên chức được bố trí làm văn thư, lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm), nếu chưa đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định, đặc biệt là chưa được đào tạo chuyên môn từ sơ cấp trở lên phải có phương án sắp xếp hoặc phối hợp với Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư, Lưu trữ) để tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn (trình độ sơ cấp) cho đội ngũ này theo đúng chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 2424/UBND-NC ngày 27 tháng 7 năm 2016 và Công văn 4241/UBND-NC ngày 19 tháng 10 năm 2017.

d) Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ và UBND huyện, thành phố tăng cường công tác hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; nội dung tập trung vào: việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ; công tác soạn thảo và thủ tục ban hành văn bản; công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; công tác xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng; công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Kết quả thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ được lấy làm một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức (Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp kết quả thanh tra, kiểm tra về nội dung này, báo cáo UBND tỉnh để làm cơ sở đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trên địa bàn toàn tỉnh).

Lãnh đạo các sở, ban, ngành tỉnh tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, đơn vị trực thuộc.

đ) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ

Các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ

Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định của pháp luật, gồm:

a) Công tác soạn thảo và thủ tục ban hành văn bản.

b) Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến.

c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

d) Công tác quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

đ) Công tác xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

e) Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu cho UBND tỉnh triển khai quản lý chặt chẽ, đồng bộ văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập; xây dựng tiêu chí đánh giá đối với việc áp dụng văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

b) Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư và hoạt động lưu trữ

Các sở, ban, ngành tỉnh, UBND huyện, thành phố chủ động cân đối, bố trí kinh phí từ nguồn dự toán được giao để đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ; đặc biệt là kinh phí để xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, thực hiện nghiêm ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn 4241/UBND-NC ngày 19 tháng 10 năm 2017: "Chậm nhất đến hết năm 2020 phải xử lý xong tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa được chỉnh lý của cơ quan, tổ chức và các cơ quan, đơn vị trực thuộc, cơ quan, đơn vị cấp dưới".

Chi cục Văn thư, Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

5. Đối với hoạt động của Lưu trữ lịch sử tỉnh

Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư, Lưu trữ thực hiện các công việc:

a) Tiếp tục thực hiện các Đề án thuộc nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được UBND tỉnh phê duyệt.

b) Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất UBND tỉnh xem xét, cho chủ trương xây dựng các Đề án, kế hoạch về: số hóa tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm phản ánh về Hà Giang trước năm 1975; xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn II trên địa bàn toàn tỉnh.

c) Tổ chức trưng bày tài liệu nhân kỷ niệm 70 năm Ngày Bác Hồ phát động thi đua Ái quốc.

d) Tiến hành thu nộp tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu của các cơ quan: Phòng Nội vụ thành phố Hà Giang, Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện Quản Bạ, Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Yên Minh, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Quang Bình.

đ) Tiếp tục tổ chức sưu tầm tài liệu quý, hiếm có nội dung phản ánh về Hà Giang trước năm 1975 tại các huyện trong tỉnh, các tỉnh bạn và các Trung tâm lưu trữ Quốc gia.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị mình xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018; báo cáo kết quả triển khai thực hiện Kế hoạch này với UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 05 tháng 12 năm 2018.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn toàn tỉnh triển khai thực hiện Kế hoạch này; tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh về kết quả triển khai hiện trước ngày 20 tháng 12 năm 2018.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.