KẾ HOẠCH

SỐ HÓA TRONG TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011; Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 468/QĐ-TTg ngày 27/3/2021 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (gọi tắt là Đề án 468);

Thực hiện Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố về triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” thuộc UBND thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 161/KH- UBND ngày 12/7/2021 của UBND Thành phố ban hành kế hoạch triển khai Đề án 468 của Chính phủ triển khai Đề án “Đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC” trên địa bàn thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 259/KH-UBND ngày 19/11/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội;

UBND thành phố Hà Nội ban hành Kế hoạch số hóa trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Hà Nội, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC (bao gồm kết quả còn hiệu lực) thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan nhà nước để khai thác sử dụng hiệu quả, giảm thời gian xử lý TTHC từ giai đoạn nộp hồ sơ đến giai đoạn trả kết quả;

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và khai thác kết quả giải quyết TTHC điện tử của các cơ quan nhà nước: phối hợp các Bộ, ngành liên quan trong việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố với Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Thành phố qua Trục liên thông văn bản Quốc gia phục vụ giải quyết TTHC đảm bảo tính liên tục, thống nhất, thuận lợi, đơn giản, đồng bộ, toàn vẹn dữ liệu, tránh lãng phí trong quá trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả giải quyết TTHC;

- Nâng cao chất lượng phục vụ tổ chức, cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính theo hướng không phụ thuộc vào địa giới hành chính, gắn với số hóa và sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, tăng năng suất lao động, góp phần hình thành công dân số, doanh nghiệp số trên địa bàn Thành phố.

2. Yêu cầu

- Số hóa 100% kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ và hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, đảm bảo hoàn thành trước ngày 31/12/2025;

- Số hóa trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thành phố.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Rà soát, tổng hợp kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực

a) Hướng dẫn xác định kết quả giải quyết TTHC từ văn bản giấy còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị từ ngày 31/12/2024 trở về trước theo quy định của pháp luật chuyên ngành

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: Các Sở, ban, ngành.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

b) Rà soát, phân loại, kiểm đếm số lượng, tổng hợp số lượng, khối lượng kết quả giải quyết TTHC từ văn bản giấy còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị từ ngày 31/12/2024 trở về trước

- Cơ quan chủ trì: Các Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện, thị xã; UBND xã, phường, thị trấn.

- Cơ quan phối hợp: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

2. Chuẩn bị điều kiện thực hiện số hóa

Trên cơ sở số liệu rà soát kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực, các cơ quan, đơn vị chủ động bố trí kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ việc số hóa kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực của cơ quan, đơn vị đảm bảo kế thừa, tiết kiệm chi phí.

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công; UBND quận, huyện, thị xã.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

3. Xây dựng quy trình số hóa kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực sử dụng giải pháp công nghệ số hoá và kho lưu trữ dữ liệu điện tử do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cung cấp

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

4. Hướng dẫn quy trình số hóa trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC theo chỉ đạo của Thủ tướng tại Quyết định số 468/QĐ-TTg và đáp ứng theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: UBND quận, huyện, thị xã.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

5. Hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC điện tử theo quy định tại Điều 17 Nghị định 45/2020/NĐ-CP

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Cơ quan phối hợp: Trung tâm Phục vụ Hành chính công, UBND quận, huyện, thị xã.

- Thời gian hoàn thành: Sau khi Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung chính thức đi vào hoạt động (dự kiến tháng 11-12/2025).

6. Thực hiện số hóa kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực

Thực hiện số hóa kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực theo khoản 2, 3 Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, Thông tư số 01/2023/TT-VPCP và Công văn số 9318/VPCP-KSTT của Văn phòng Chính phủ và quy định của pháp luật chuyên ngành:

- Hoàn thành số hóa 100% kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực đối với kết quả thuộc thẩm quyền giải quyết của Thành phố, cấp Sở, cấp huyện và cấp xã. Quá trình triển khai phải đảm bảo chất lượng, hiệu quả, an toàn thông tin.

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công (triển khai thực hiện đồng bộ các Sở, ban, ngành thuộc Thành phố); UBND quận, huyện, thị xã (triển khai thực hiện đồng bộ các xã, phường, thị trấn trên địa bàn).

- Cơ quan phối hợp: Các Sở, ban, ngành; UBND xã, phường, thị trấn.

- Thời gian hoàn thành: Quý IV năm 2025

7. Tích hợp dữ liệu vào kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố

Tích hợp dữ liệu sau khi số hoá đang lưu trữ tại Kho lưu trữ dữ liệu điện tử do Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội cung cấp vào kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố (Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung).

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, UBND quận huyện, thị xã

- Thời gian hoàn thành: Theo tiến độ triển khai số hóa kết quả giải quyết TTHC tại các đơn vị.

8. Tập huấn và nâng cao năng lực cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công tác số hóa

Nhằm phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ cho công chức liên quan đến công tác số hóa, qua đó góp phần tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết TTHC, tạo thuận lợi cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp.

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: Các Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện, thị xã; UBND xã, phường, thị trấn.

- Thời gian hoàn thành: Theo tiến độ triển khai số hóa kết quả giải quyết TTHC tại các đơn vị.

9. Tiếp nhận và xử lý phản hồi của người dân, tổ chức, doanh nghiệp

Việc số hóa ảnh hưởng trực tiếp đến phương thức tiếp cận dịch vụ công của người dân, tổ chức, doanh nghiệp, nên tiếp nhận thông tin phản hồi để đánh giá mức độ hài lòng, tiếp thu cải thiện chất lượng số hóa, góp phần tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc.

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: Các Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện, thị xã; UBND xã, phường, thị trấn.

- Thời gian hoàn thành: Khi có thông tin phản ánh của người dân, tổ chức, doanh nghiệp.

10. Đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu trong quá trình số hóa TTHC

Xây dựng và triển khai quy trình bảo mật dữ liệu số hóa; triển khai hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu; kiểm tra, đánh giá an ninh mạng định kỳ.

- Cơ quan chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông.

- Cơ quan phối hợp: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

11. Thông tin, tuyên truyền về số hóa TTHC

Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, phối hợp với các cơ quan để vận động cán bộ, công chức, người dân, tổ chức, doanh nghiệp về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, góp phần nâng cao chất lượng công tác cải cách TTHC và kiểm soát TTHC trên địa bàn Thành phố.

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông.

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

12. Tham mưu Quyết định áp dụng định mức kinh tế - kỹ thuật cụ thể về đơn giá hoạt động thí điểm thuê dịch vụ số hóa tại trạm số hóa và tại các Chi nhánh, Điểm tiếp nhận trên địa bàn Thành phố cho doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thực hiện

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính

- Thời gian hoàn thành: Quý I/2025.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện Kế hoạch này được đảm bảo từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp hiện hành và các nguồn hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trung tâm Phục vụ Hành chính công

- Là cơ quan thường trực, tham mưu giúp UBND Thành phố trong việc tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này;

- Xây dựng quy trình, kiểm tra và đánh giá chất lượng về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và các bước thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực trên nền tảng số hóa và quản lý tài liệu tập trung trên địa bàn Thành phố;

- Thực hiện việc thuê dịch vụ đối với việc số hóa hồ sơ khi tiếp nhận TTHC;

- Đầu mối thực hiện, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Hướng dẫn kỹ thuật về số hóa, lưu trữ và bảo mật dữ liệu;

- Phối hợp Trung tâm Phục vụ Hành chính công để kết nối Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Thành phố;

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, phối hợp các đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Mục II Kế hoạch này.

3. Sở Tài chính

Phối hợp với các cơ quan, đơn vị xây dựng dự toán kinh phí số hóa phù hợp và kiểm tra, giám sát việc sử dụng kinh phí số hóa. Trên cơ sở đề xuất của các đơn vị và khả năng cân đối ngân sách, tham mưu UBND Thành phố bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định.

4. Sở Nội vụ

- Tham mưu UBND Thành phố ban hành hướng dẫn lưu trữ hồ sơ số theo quy định hiện hành;

- Phối hợp các đơn vị liên quan để tập huấn kỹ năng sử dụng hệ thống số hóa;

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định về lưu trữ hồ sơ điện tử.

5. Các Sở, ban, ngành Thành phố

- Rà soát, phân loại, kiểm đếm số lượng và tổng hợp khối lượng kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ văn bản giấy còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị từ ngày 31/12/2024 trở về trước gửi Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

- Thực hiện số hóa theo đúng quy trình, đảm bảo tiến độ đề ra và phối hợp Trung tâm Phục vụ Hành chính công trong quá trình triển khai thực hiện để đảm bảo kết nối dữ liệu.

6. UBND các quận, huyện, thị xã

- Chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn, UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch này; tổng hợp kết quả thực hiện số hóa, báo cáo theo quy định;

- Xây dựng, ban hành Kế hoạch số hóa theo lộ trình chung của Thành phố, phù hợp tình hình thực tế tại mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương, khuyến khích việc hoàn thành sớm hơn lộ trình Kế hoạch của Thành phố;

- Định kỳ báo cáo kết quả thực hiện số hóa theo quy định tại khoản 8, Điều 27 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP gửi Trung tâm Phục vụ Hành chính công và Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố theo quy định.

UBND Thành phố yêu cầu Trung tâm Phục vụ Hành chính công, các Sở, ban, ngành và UBND các quận, huyện, thị xã triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo đúng tiến độ, hiệu quả./.